今回は、不要な紙文書と決別し、新たな気持ちで仕事に向かうための「廃棄イベント」についてご紹介します。

廃棄イベントは全社で

文書管理を全社に広げる役割を担う部署といえば、多くの企業で総務部門が該当します。文書管理の観点から重要性が高く、かつ仕掛けやすいイベントの一つが、この廃棄イベントです。

手の空いた時間に個々で行うのではなく、「会社のイベント」として全社的なコミュニケーションの機会と位置づけ、従業員全員に積極的な協力を呼びかける形で進めることが効果的です。

時期と理由

実施時期としては、年末もしくは4月・5月（3月決算の場合）が有効です。

年末は大掃除の機会に合わせて書類も廃棄しやすいタイミングです。

4月・5月が有効な理由は2つあります。1つ目は人事異動が多く行われる時期であることです。異動の当事者だけが個々に机上の書類を廃棄するのではなく、会社全体で取り組むことが望ましいでしょう。2つ目は、法定保存年限のある文書の保存期間が満了する時期にあたることです。放置すると文書が書庫を占領してしまうため、このタイミングで会社全体として取り組むことをお勧めします。

まとめ

全社への周知には、社内グループウェアの掲示板やメールでの告知が欠かせません。加えて、ポスターを作成して各部署に掲示することで、イベントとしての機運を高める効果も期待できます。

また、単なる廃棄作業に終わらせないために、実施期間を定め、各部署・支店ごとの廃棄量を明確にして見える化することもお勧めです。各部署が積極的に不要な文書を削減し、新たな気持ちで仕事に取り組める環境を整備することは、生産性向上にもつながります。ぜひお試しください。

手間をかけずに廃棄イベントを全社的に進めたいとお考えの総務部門の方は、当社の事例やソリューションをご紹介しますので、ぜひご相談ください。

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