今回は、当社のセキュリティBOXの回収や、お預かりしている文書のお届け、オフィスの文書整理のお手伝いを行っているお客さまサポート課についてご紹介します。

セキュリティBOXについて

当社のセキュリティBOXは、お客さまのオフィスに設置し、不要になった書類を投入していただいたうえで定期的に回収するサービスです。回収した書類は、千葉にある当社センターにて即日、機密抹消処理（裁断処理）を行い、その後溶解し、最終的にはトイレットペーパーへ再資源化しています。

文書管理はまず廃棄が重要

文書管理においては、まず不要な文書を廃棄することが重要です。よくいただくご質問として、「セキュリティBOXは何人あたりにどれくらい設置すればよいか」というものがあります。

人間の行動心理として、ゴミを持って歩ける距離はおよそ15メートルといわれています。実際、あるテーマパークではゴミ箱をおよそ30メートル間隔で設置しているという事例もあります。このことから、書類を捨てやすい距離の目安として、15メートル範囲内にセキュリティBOXを設置することをお勧めしています（オフィスの環境や業務内容によって最適な配置は異なります）。

設置場所が遠く、廃棄が面倒に感じられると「後でまとめて廃棄しよう」となりがちですが、それによって情報漏洩のリスクが高まることもありますので、ご注意ください。

お客さまサポート課について

お客さまのもとへ伺い、保管文書をお届けしたり、廃棄文書を集荷したりするスタッフが、お客さまサポート課です。集荷に関するご質問はお気軽にお寄せください。課名のとおり、お客さまをサポートするための部署ですので、どのようなご相談にも対応いたします。安全・安心な集荷はもちろんのこと、より一層お客さまのお役に立てるよう努めておりますので、お気軽にお声がけください。

まとめ

文書の廃棄をスムーズかつ安全に進める仕組みづくりについて、当社では豊富な事例やソリューションをご用意しております。ご関心のある方は、ぜひご相談ください。

文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください