企業の電子化に対する取り組みが強まっています。2022年6月には九州の自治体が公的書類の電子交付にブロックチェーンを活用した検証を実施しているというニュースが報じられました。これにより公的書類交付のセキュリティ強化に加え、ペーパーレス化や二酸化炭素の削減も期待されています。これはSDGsの取り組みの一つでもあり、電子化の活用をさらに広げていく動きともいえます。この記事では、電子データ化がなぜSDGsにつながるのかをまとめています。

文書管理とSDGsの関係性とは

SDGs（Sustainable Development Goals）は「持続可能な開発目標」と訳され、2030年までによりよい世界を目指すための国際的な目標です。2015年の国連総会で採択されて以降、認知率は年々高まり、近年では多くの企業や自治体が取り組んでいます。

17のゴールと169のターゲットから構成され、「社会」「経済」「環境」の3つに大別されるうちの「環境」は、地球環境や気候変動など地球規模で取り組むべき課題とされています。つまり、地球温暖化につながる大気汚染や森林伐採などの環境破壊を防止する取り組みは、地球全体で取り組むべき課題です。文書管理（電子データ化）を進めることで、紙媒体で管理していた文書がデータ化され、ペーパーレスを実現し、地球環境保護の面でSDGsに貢献することができます。

企業にとってのSDGs取り組みのメリット

SDGsは国際社会全体の目標であり、企業がSDGsに取り組むことはCSR活動としての意義を持ちます。社会貢献への意欲が高い企業という認識を得ることで企業イメージの向上が期待でき、売上アップや取引先企業からの信頼向上による良好な関係構築にもつながります。

文書管理でSDGsを実施するメリット

環境保護

過剰な森林伐採は環境破壊を進行させ、二酸化炭素の吸収量減少による地球温暖化を招く原因となります。ペーパーレス化に取り組むことで書類に使う紙や木材が不要になり、伐採の必要性も減ります。また、紙の廃棄時に発生する二酸化炭素の削減にもつながり、貴重な資源を維持しながら環境保護を実現できます。

コスト削減と業務効率化

これまで紙の書類で契約を行っていた場合、紙代や印紙代、インク代に加え、書類管理のための人件費や保管場所の維持費など様々な費用がかかっていました。文書管理を導入することでこれらが不要となり、パソコンやタブレット1つですぐに検索・確認ができるようになります。

セキュリティ対策

データを電子化することで紙での保存が不要になり、書類の紛失や盗難のリスクを減らせます。また、データへのアクセス権を限定することで、必要な人だけが取り扱える状態にし、管理をよりセキュアにできます。文書管理では電子署名やタイムスタンプも用いられ、改ざん防止にも役立ちます。

業務の効率化

テレワークが進む中、業務の効率化は必須といえます。文書管理を取り入れることで、オフィスでしかできなかった業務を減らし、オンラインでのデータ取り扱いを可能にすることで、勤務時間の短縮や場所にとらわれない柔軟な働き方が実現できます。

文書管理で社内書類を削減しSDGsに取り組む

以前は電子で取り扱えない書類もありましたが、近年のコロナ禍を経て電子帳簿保存法など電子データに関する法律も改正され、電子で取り扱える書類がほとんどとなりました。電子データ化を進めることはペーパーレス化につながり、環境保護に貢献します。企業のペーパーレス化を推進することは、SDGsへの取り組みはもちろん、企業にとっても数多くのメリットがあります。

まとめ

もちろん、文書管理を導入するには社内システムや業務の関係、コスト、導入後の運用など、企業様それぞれで異なる課題があります。紙での書類管理に苦労されている、文書管理による社内書類の削減を検討されている企業様は、ぜひ当社にご相談ください。文書管理システムの導入はもちろん、関連業務のマネジメントやアドバイスなど幅広く対応いたします。自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望や、業務効率化・ガバナンス強化のため営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください