近年、新型コロナウイルスの感染防止対策として広がったリモートワークは今や多くの企業に定着し、そのまま継続している企業が多く見られます。

リモートワークによる出勤時間の短縮化はワークライフバランスの取りやすさや業務効率の改善、家事育児などの負担軽減といった効果をもたらし、働く人々の生活を大きく変えました。同様に、企業側にも多くの変化が生まれています。この記事では、リモートワークがもたらした変化と、そこで進む文書管理の重要性について解説します。

仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）の導入

リモートワークには多くのメリットがある一方で、他の社員とのコミュニケーションが取りづらく、各自の業務進捗が見えにくいという課題があります。この問題を改善する手段として注目されているのが、仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）です。

仮想オフィスは、Web上の仮想空間により、離れた場所にいる人々が同じ空間にいるかのように感じさせることのできるツールです。アバターを表示させたり、好きな空間に移動したりすることができます。

メリットとしては、他の社員の状況が分かること、作業効率の向上が期待できること、コミュニケーションが気軽に取れることが挙げられます。出勤状況や業務中のステータスを可視化できるため、話しかけるタイミングを図りやすくなり、雑談による気分転換もしやすくなります。

一方でデメリットとして、慣れるまでに時間がかかることや、監視されていると感じる人がいることが挙げられます。ツールによって使用方法も異なるため浸透までに時間を要し、また自分のステータスを他人に把握されることに抵抗を感じる社員もいます。

コロナによるオフィスの移転と文書管理

リモートワークの普及により、オフィスのあり方も変わってきています。多くの企業がオフィスで行ってきた業務を別の場所でも行えるようにしたことで、出勤の必要性が薄れ、オフィスを縮小・移転、あるいは手放す企業も増えました。

ただし、完全リモート化には依然として多くの課題が残っています。その一つが、文書を紙から電子化することです。多くの企業では今も会議や各種申請に紙媒体を使用しており、機密情報を含む文書も多いため、セキュリティや情報漏洩リスクを考えると電子化は簡単には進みません。そのために出社が必要となり、リモートワークへの移行が進みにくいという実情もあります。

しかし、紙ありきの業務を見直し、文書削減と電子文書化を進めることで、ファイルやスペース管理の手間をなくし、労働時間の短縮や生産性向上につなげることができます。こうした背景から、文書管理という言葉に改めて注目が集まっています。

まとめ

重要な情報を含む文書の電子化を外部に委託することに不安を感じる方も少なくありません。当社の文書削減コンサルティングでは、企業様それぞれの状況に合わせた文書管理のご提案とサポートを行っております。ご相談やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望や、業務効率化・ガバナンス強化のために営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したい、文書管理見直しの検討にあたりどのような方法やシステムがあるか知りたいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください