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リーガルテックをご存じでしょうか。2022年3月に掲載されたニュースでは、金融業でのリーガルテック導入率が約4%であると報じられました。特に製造業や商社などSDGsに直接関わりのあるグローバル企業では導入が進んでいますが、業種間で見ると依然として格差がみられます。この記事では、なぜリーガルテックの導入が遅れているのかについてご紹介します。
リーガルテックとは
リーガルテックとは、法律（Legal）と技術（Technology）を組み合わせた造語で、裁判や契約などに関わる法律業務に人工知能（AI）などのIT技術を組み合わせることで業務の効率化を図るものです。もともとはアメリカで生まれましたが、新型コロナウイルスが流行した2020年以降、リモートワークの導入による電子化や脱ハンコが進み、紙媒体の契約が主流だった日本でも注目され、導入する企業が増えました。
リーガルテックの導入は遅れているのか
日本では働き方改革が推進された後も、セキュリティの観点やクラウドそのものへの忌避感から、テレワークの導入やそれに伴うクラウド化、システムの電子化が伸び悩んでいました。特に金融や法曹界などルールや法律に厳しい業界では変化への対応が難しく、手作業に頼らざるを得ないために長時間労働が常態化するなど、業務形態の融通も利きにくい状況でした。それでも2020年の新型コロナウイルス流行を受けたテレワークの普及により、企業の導入が進んでいます。
リーガルテックを取り入れるメリット
契約書に関わる業務の効率化
法律業務で特に時間がかかるのが契約書に関わる業務です。紙面での契約の場合、作成、印刷、捺印、郵送といった手続きが必要となりますが、電子契約であればこれらの作業がほぼ不要となり、契約に関する手間や時間を大幅に削減できます。人件費やプリンタ代、印紙代、管理場所を用意するコストも不要になります。
最新のセキュリティで保存可能
書面での契約は、データの管理方法次第で改ざんや漏洩のリスクがあります。一方、電子契約であれば誰がいつ何をしたかを「電子署名」と「タイムスタンプ」で確認でき、仮に改ざんされても内容を証明することが可能です。クラウド上で管理すれば、セキュリティを最新の状態に保ちながら盗難のリスクも抑えられます。
調査にかかる時間とコストの削減
紙面の契約書の場合、膨大な書類の中から目的のものを見つけるのは容易ではありません。電子契約にすればデータとして保管できるため、過去の契約書やそれに付随する資料が必要になった際も日時や取引先の名前などで検索し、必要な情報だけを即座に入手することができます。
リーガルテックのデメリットと注意点
電子契約が対応していない企業もある
電子契約は普及が進んでいるとはいえ、すべての企業が導入しているわけではありません。企業によっては電子契約に対応できない場合や、法律上電子データでの取り扱いが認められず書面で締結する必要のある契約もあるため注意が必要です。
取引相手に確認をとる必要がある
契約には企業・個人を問わず取引相手がいます。電子契約を導入する前に、相手が電子契約に対応しているかを確認し、電子データの保管・取り扱い方法について説明して同意を得る必要があります。
リーガルテックを導入する際のポイントと文書管理
リーガルテック導入の目的は企業により様々で、印紙代や長時間勤務によるコスト・人件費の削減、煩雑になった業務フローの整理・軽減などが挙げられます。導入を検討する際にまず行うべきは、業務フローの見直しと自社の課題、導入後のビジョンの明確化です。
リーガルテックは法律関連業務を効率化する便利なツールですが、企業により適したシステムは異なります。導入前には自社の課題やシステムとの適合性、導入後に見込める結果を確認して目的を設定することで、導入後のミスマッチを防げます。
まとめ
企業の課題は社内だけの視点では明確にならないこともあります。どこまでシステム化できるのか、どんなシステムが合うのか分からないという場合は、ぜひ当社の契約書管理サービスをご検討ください。数多くの企業様に文書管理のご提案とマネジメントを行ってきた実績がございます。自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望や、業務効率化・ガバナンス強化のため営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。
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