2022年3月、大手コンビニエンスストアのファミリーマートが印紙税約1億3千万円の納付漏れを指摘されたニュースが報じられました。印紙の納付漏れは税務調査で契約書などを確認する際に発覚するケースが多く、契約書の見直しはもちろん、追加の手続きや課税が必要になります。

契約書の取扱いや税務に関する処理はとても複雑です。この記事では契約書と印紙税の関係や納付漏れ、近年進む電子文書化についてご紹介します。

契約書と印紙税の関係

契約文書では収入印紙が必要になる場合があります。「契約書」という記載がなくても、取引や契約の成立について記載されていれば契約書となりますが、すべての契約書が課税対象というわけではなく、国税庁が掲げる第1号文書から第20号文書までの20種類の文書が対象となっています。文書の種類や契約金額により課税金額も異なるため、詳細は国税庁のHPで印紙税の手引きをご確認ください。

今回のファミリーマートの件では、各フランチャイズ店との取引内容を記した文書を作成していたものの、課税文書と判断していなかったため収入印紙を貼っていませんでした。その文書にはフランチャイズ店から受け取る金額の記載があり、国税局は課税文書であると判断したとのことです。このようなケースはどの会社にも起こり得ます。一覧表に該当しないから支払わなくてよいという安易な判断は申告漏れ、納付漏れにつながることもあるため、一度専門家に確認することをおすすめします。

申告漏れ、納付漏れのペナルティ

申告漏れや納付漏れは、処理中の計算ミスや対象外のものを含めてしまう、あるいは逆に入れ忘れるなどが原因として考えられ、加算税や延滞税などの追加課税がされることがあります。代表的な課税の種類として、申告された金額が不足していた場合に課される過少申告加算税、申告期限までに申告されなかった場合の無申告加算税、期限までに税金が納付されなかった場合の不納付加算税、隠ぺいや偽装をしていた場合の重加算税が挙げられます。

ファミリーマートでは約60万通の文書が対象とされ、過怠税として約1億5000万円が追徴されたとも報じられていますが、課税額はケースバイケースです。悪質性があると判断される場合は、刑事事件に発展する可能性もあります。

電子契約の普及

金融業界はその特性上、契約業務が多く、契約書の管理は厳しくルール化されています。書類の管理やスペースの確保には従来多くの費用がかかっていましたが、近年、金融業界では広く電子契約が取り入れられるようになりました。

電子契約では紙媒体の取引と異なり押印が不要になり、WEB上での契約締結や内容確認も可能になりました。対面や郵送での書類の受け渡しにかかる手間や紙・郵送費のコストが減るだけでなく、電子データであれば契約日や取引先などの条件で必要な書類をすぐに検索できるなど、業務効率も向上します。

また、電子契約では収入印紙を貼る必要がなくなり非課税となります。これは、紙媒体で作成・交付された契約書のみが課税文書に該当し、電子契約はこれに該当しないためです。詳細は国税庁のHPをご確認ください。

契約書と文書管理

ここまで契約書と税金の関係について紹介してきましたが、もし勤務先で申告漏れや納付漏れを指摘された場合、紙ベースの文書を見直すのは契約数や付随書類が多くなるほど手間がかかります。

文書管理システムでは、契約書はもちろん関連書類も含めて必要な書類を電子化することで、ペーパーレス化と管理のしやすさ、それに伴う業務効率化を図ることができます。しかし提供会社によりサービス内容は異なり、自社に合う文書管理システムの検討や導入の判断は容易ではありません。

まとめ

文書管理の検討をお考えの企業様は、ぜひ一度当社にご相談ください。企業様の現在の状況を把握したうえで、最適な文書管理方法をご提案します。契約書原本の保管から電子データ化、期限管理と廃棄まで、すべてお任せいただくことも可能です。

自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望や、業務効率化・ガバナンス強化のため営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください