経費精算処理は定期的に行うことが定められており、多くの作業と人員を必要とします。近年は経費精算の電子化も進められてきましたが、実用には厳しいルールがあり、担当者の負担はなかなか減りませんでした。しかし、2021年の電子帳簿保存法の改正により、経費精算の電子化がより活発化することが期待されています。この記事では、経費精算の電子化によるメリットと、担当者がすべきことをまとめました。

経費精算の電子化

経費精算は企業でも個人でも重要な作業であり、事業活動にかかった費用や出張・交通費など、従業員が立て替えた業務関連費用を清算するために必要な工程です。経費精算に必要な領収書やレシートは法律で保存が義務付けられており、法人は法人税法で7年から最長10年、個人事業主も所得税法で5〜7年の保持が求められます。

電子データで保存するための電子帳簿保存法が施行されましたが、事前に税務署の認証許可が必要であることや、原本である紙の領収書も一定期間保存しなければならないなど、経理担当者の負担が増える厳しいルールがありました。署名やタイムスタンプの付与など、本物の領収書として有効であることを証明するための手続きも煩雑でした。

この電子帳簿保存法は2021年の改正で大幅に変更され、経理担当の負担やルールが軽減されたことで、スマートフォンでの写真撮影データが利用できるようになるなど、領収書の電子保存の活用が大きく広がりました。2022年1月にもさらに改正が行われています。

経費処理を電子化するメリット

作業の効率化

経費処理を電子化することで、作業効率化とコスト削減が見込めます。申請に紙書類が不要になることでペーパーレス化が進み、紙やインク代、プリンター関連の備品コストも大幅に削減できます。また、申請者の入力や申請作業、受理者の確認作業は非常に時間がかかりますが、電子化すれば書類も領収書もデータとして扱え、添付・確認・保管までシステムで一括処理できるため、タイムスタンプの押し忘れや書類紛失といったヒューマンエラーもなくなります。検索機能により確認の手間も軽減されます。

セキュリティの向上

経費処理を電子化することで、領収書の保存や経費申請が簡単になるだけでなく、セキュリティも向上します。データのバックアップを取っておけば、誤削除や災害時にも復旧が可能で、データの変更内容もすべてタイムスタンプ付きで管理されるため、誰がいつ何を行ったかの確認も容易になります。

経費処理を電子化する方法

自社の経費精算フローの見直し

経費処理の電子化にはシステムの導入が必要ですが、まずは自社の経費精算フローを見直すことが重要です。企業ごとに処理フローや使用システムが異なるため適したシステムも異なり、法律で認められる書類・画像の条件も満たす必要があります。この工程を怠ると、導入後にシステムが自社に合わないことが判明し、費用が無駄になる可能性があります。

マニュアルの作成

システム導入にあたっては、概要や使用方法をまとめたマニュアルの用意が必要です。どのようなデータをどのように保管するかを明確にするために求められます。

システムの導入

目的が明確になったら、システムの導入検討に入ります。自社のワークフローに合うか、既存システムと連携できるかが重要なポイントです。実際に作業する担当者の意見も踏まえ、業務を効率化する機能を見極めることも大切です。

経費精算と文書管理

経費精算は経費に関する作業に限定されがちですが、見積書や請求書、伝票の作成・管理など、その他の事務作業も電子化することが可能です。すべて紙で管理すると多大な手間と人件費がかかりますが、電子データ化することで管理が簡単になります。企業の事務処理の中には、こうした作業が数多く存在します。

まとめ

電子化を検討する際には、経費処理だけでなく事務作業全般を見直してみることをおすすめします。人による作業や確認が必要な工程もありますが、そうでない工程を自動化することでコスト削減や作業効率化が期待できます。経費精算やその関連処理に時間やコストがかかっており見直しを検討している、あるいは事務作業全般を見直してシステムを導入したいとお考えの企業様は、ぜひ当社の文書管理サービスをご検討ください。自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望や、業務効率化・ガバナンス強化のため営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

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