営業店文書の作業標準化・集中化・業務効率化の追及をするため管理体制再構築の指揮をとられた、東邦銀行 総務部総務課 参事役の小野 修一氏に今回の文書管理システム導入に関するお話を伺いました。

今までのように営業店の裁量に任せた綴り込みを継続すれば今は楽ですが、これからも文書保存台帳の手書きや情報資産台帳の手入力といった負担が残ったままになります。今回、文書管理システムの導入・開発にあたり、基本理念として掲げたのは「全店統一の基準で綴る」です。この基本理念を実現することによって、「ファイルに綴じたまま保存できる（製冊不要）」、「タブレットでファイルラベルを撮影するだけで台帳を自動作成する」ことができ、手作業・手管理の負担を大幅に軽減することができます。すなわち、当行は「将来的な価値」を重視することにいたしました。

そのため、企業規模・過去の成功・現状維持（パッケージ販売）に捉われずにベンダー選定を行った結果、将来価値の創造へ一緒に取り組んでくれるパートナーとして、当行は㈱セキュリティリサイクル研究所（以下「SRI」）を選びました。

今までのようなファイルへの綴り込み作業は、統一したルールが無いが故に綴り込みミスによる誤廃棄リスクを伴うことや、保存年限の判断に時間を割くようなことがありました。全てが1帳票＝1ファイルであれば綴り込みに迷うことは無くなりますが、大量のファイルが必要になり、スペースの問題もでてくるので現実的ではありません。

これに対応するため文書管理コンサルティングを導入し、SRIと共に複数の書類を効率よくファイルに綴り込む基準を策定しました。その結果、「複数帳票＝1ファイル」としていくわけですが、この基準に沿ったファイルラベルを毎年全店へ配付する事にしました。（初年度分のみファイル貼付・全営業店配付をSRIへ依頼）

このラベルには、どの書類を一緒に綴じればよいのか明確になっています。また、保存期限も明確に設定されているので、担当者は業務経験の長さに左右されず、誰でも同じようにファイリングする事が可能となります。これが当行の目指す、「業務経験等に左右されない手順の定着（作業平準化）となります。

ファイル基準の策定と同時に、ファイルラベルの読み取りをより効率的なものにするため、従来使われているバーコードとハンディ端末ではなく、一括読み取りが可能な新技術”カラービット”を採用し、その読み取り端末はタブレット端末としました。

カラービットは、タブレット端末の動画カメラで一括読み取りができるので、ハンディターミナルのように一つ一つファイルを読み取らなくても良いことが最大の利点です。また、元々別の施策でタブレット端末の導入予定があったこともあり、これを文書管理にも応用することでその導入価値を上げることにもなりました。タブレット端末によるファイルラベルの読み取りができることによって、文書保存台帳、情報資産台帳が自動作成され、営業店の事務負担は大きく低減されます。

平成26年4月に第1フェーズが全店稼働を迎え、これから第2フェーズの取り組みが始まります。この第2フェーズでは「保存→処分」のかんたんを実現していくわけですが、第1フェーズのシステム化や管理規程の見直しを考慮し、将来的な文書量を推測したうえで、県内複数の倉庫を1箇所に集中化するのか、外部の専門管理会社へ委託した方が良いのか、セキュリティ・利便性も含め検討を進めていきます。

ユーザーごとの開発計画に合わせて段階的に進めれることや機能追加など、柔軟な対応ができることもSRIの利点であると考えています。