社内の情報共有がうまくいかない、指示の意図が伝わらない──。
そんな課題の多くは、実は「社内文書の書き方」に原因があります。
テレワークやハイブリッドワークが定着した今、会話よりもメール・チャット・報告書など、文字を介したやり取りが中心になりました。
つまり「伝わる文章」が書けるかどうかが、組織の生産性を左右する時代です。
この記事では、社内文書を改善し、社内コミュニケーションを円滑にするための具体的な方法を紹介します。

 

1. 社内コミュニケーションと文書の関係

コミュニケーションとは、相手に自分の考えや情報を正確に伝え、理解し合うことです。
職場でのコミュニケーションは、会議記録、報告書、メール、チャットなど「文書」として残るケースがほとんど。

そのため、文章力の低下＝情報共有の質の低下につながります。

特に2020年代以降、SlackやTeamsといったツールの普及により、「短く・速く・的確に伝える力」が求められるようになりました。
しかし、スピードを重視するあまり、内容が曖昧だったり、結論が抜けていたりするケースも多く見られます。

「伝える力」と「残す力」を両立させる文書づくりこそ、今の時代に欠かせないコミュニケーションスキルです。

2. 社内文書の基本と改善のポイント

① 結論から書く（PREP法を意識）
まず、結論を最初に書きましょう。
「何を伝えたいのか」が冒頭でわかるだけで、読み手の理解速度は格段に上がります。

例：
✗「今回のプロジェクトについてですが、～」
〇「プロジェクトAは予定通り進行中です。以下に詳細を報告します。」

② 箇条書きを活用する
複数の要点を伝えるときは、箇条書きを使いましょう。
文章だけで説明すると読みにくく、抜け漏れも生じやすくなります。

箇条書きの例：
・結論
・理由
・次のアクション

この3点を整理して書くだけで、読み手の理解がスムーズになります。

③ 主語と目的語を明確に
「やっておきます」「対応します」などの曖昧な表現は誤解のもとです。
「誰が」「いつまでに」「何をするか」をはっきり書くことで、後のトラブルを防げます。

④ トーンは「丁寧かつ簡潔」に
社内文書には頭語や時候の挨拶は不要です。
「敬意は表すが、遠回しすぎない」バランスを心がけましょう。

3. 目的別に見る文書の書き方

① 報告書
報告書は「事実」と「考察」を分けて書くのがポイントです。
例：「営業データを分析した結果、A商品の販売が前年より20％増加しました（事実）。この傾向は新規販路開拓の効果と考えられます（考察）。」

② 稟議書
稟議書は「要点だけで判断できる」ようにまとめることが重要です。
最初の3行で目的・背景・結論が理解できる構成を意識しましょう。

③ 依頼・お願い文
依頼文では、相手の負担を想定した丁寧な表現と期限明記を。
例：「お忙しいところ恐縮ですが、10月20日までにご確認をお願いします。」

④ 通達・案内文
社内全体に伝える文書は、見出しや太字を活用して視認性を高めましょう。
チャットや掲示板での発信の場合は、「概要＋詳細リンク」形式がおすすめです。

4. 文書を通じてコミュニケーションを活性化するコツ

① 目的を明確にして発信する
「何を伝えたいか」が曖昧だと、読む側は動けません。
“この文書を読んだ後に相手にどうしてほしいか”を意識して書きましょう。

② 双方向のやりとりを意識する
社内文書は一方通行になりがちです。
「質問歓迎」「意見ください」など、返信を促す一文を添えるだけで、コミュニケーションが活性化します。

③ 従業員相互の理解を深める工夫を
定期的にナレッジ共有会や社内報で情報発信を行うのも効果的です。
文章を通して“誰がどんなことをしているか”を可視化することで、部署間の連携が生まれやすくなります。

5. 文書管理の重要性

どれほど良い文書を書いても、探せない・再利用できない状態では意味がありません。
2025年現在、企業の情報資産の多くはクラウド上に存在し、管理体制が業務効率を左右します。
文書管理システムを導入することで、
・最新版の共有
・承認フローの一元化
・セキュリティ強化
が実現できます。

属人的なフォルダ管理から脱却し、「誰でも正確な情報にすぐアクセスできる環境」を整えることが、社内コミュニケーションを支える基盤となります。

まとめ：文書改善がチームを強くする

文書が整うと、情報共有がスムーズになり、チーム全体の動きも軽くなります。
一人ひとりの「伝える力」が上がれば、社内の信頼関係も自然と深まり結果として、会議や業務報告の質も向上し、組織全体の成果へとつながっていきます。

まずは一歩、文書と情報を整えるところから始めてみましょう。

SRIの文書保管サービスで“伝わる仕組み”をサポート

効率的な文書運用は、作成だけでなく「管理」が肝心です。
SRIの文書保管サービスでは、文書保管専用の倉庫から、文書管理専用システム、専門のBPOチームにて、文書管理の課題を徹底サポートします。

紙とデジタルのハイブリッド運用にも対応しており、
・文書の検索性向上
・紛失リスクの低減
・セキュリティ強化
など、現場の課題を解決する仕組みを提供しています。

文書の力で、組織のコミュニケーションをもっとスムーズに！

 

SRIでは、文書管理についての様々な情報を発信しております。
人気の関連コンテンツをこちらでご覧いただけます。ご検討・社内展開にもご活用ください。

◆導入企業の事例を見る
実際にSRIのサービスを導入し、文書管理・契約書管理の業務を改善された企業の声をご紹介
導入事例一覧

◆SRIのサービス資料を見る
SRIが提供するサービスの全体像や特長をまとめた資料
サービス紹介資料一覧

◆SRIのアーカイブ動画を見る
SRIのサービスをわかりやすく動画で公開
アーカイブ動画一覧