お役立ち情報

普段はどちらも何気なくよく使っている言葉。 でも、ホントに同じ意味なの？？？ 文書管理界隈における2つの違いを文書管理の専門会社ＳＲＩがご紹介！ “保管”と“保存”の違いを理解して正しく使い分けよう！ 辞書ではこんな意味！ 辞書を引いてみると…… 【保管】物品を預かって、傷つけたり失ったりしないように保存・管理することです。 【保存】そのままの状態に保っておくことです。 「保管」は『管理』というニュアンスが強く、利用や参照を前提とした一時的な状態を指すことが多く、「保存」は『維持』というニュアンスが強く、物の状態をそのままに保つことを目的としています。 この2つの違いを文書管理に当てはめて考えると、より分かりやすくなります。具体的に見ていきましょう。 文書管理界隈ではこんな意味！ 文書管理においても“保管”と“保存”はよく使いますが、一般的に使われている意味とは少し違ってきます。 【保管】一般的には活用文書といわれています。よく使用する文書のことです。 ・保管場所は、事務室内が一般的 ・現年と前年の足掛け２年分の文書や、何年も継続して使用する「常用文書」も含まれる ➡つまり、使用頻度の高い文書を、紛失や破損を防ぎながら、一定期間、安全に管理しつつ業務で参照しやすい状態にしておくこと。 【保存】一般的には使用済み文書で、保存年限待ちの文書となります。 ・保存場所は、書庫や外部倉庫 ・例えば、発生から３年保存以上の文書が当てはまる ➡つまり、使用頻度の低い文書を、法律や社内規定で定められた期間、現状を維持したまま安全に管理しておくこと。 わかりやすく図で！ 文章だと難しく感じますので、「文書の発生から廃棄までの一般的な流れ」をわかりやすく図解化しました！ 「発生」→「保管（活用中）」→「保存（使用済み文書）」→「廃棄」という流れを見ると、保管と保存の違いがわかりやすくなったのではないでしょうか？ 保存のときは、SRIの隠れた人気商品「強度に優れ、長期保存に最適な文書保存箱/ダンボール」をお試しください！ 今回は、すぐに使えて文書管理に役立つ豆知識のご紹介でした。 “保管”と“保存”の違いを理解して、正しく使い分けましょう！ SRIでは、文書管理についての様々な情報を発信しております。 人気の関連コンテンツをこちらでご覧いただけます。ご検討・社内展開にもご活用ください。 ◆導入企業の事例を見る 実際にSRIのサービスを導入し、文書管理・契約書管理の業務を改善された企業の声をご紹介 導入事例一覧 ◆SRIのサービス資料を見る SRIが提供するサービスの全体像や特長をまとめた資料 サービス紹介資料一覧 ◆SRIのアーカイブ動画を見る SRIのサービスをわかりやすく動画で公開 アーカイブ動画一覧

お役立ち情報

今日から使える豆知識！文書管理に役立つ“保管”と“保存”の意味の違い｜Vol.1