以前より、紙書類のペーパーレス化や電子化について言われてきていますが、新型コロナにおける「テレワーク」の増加でここ数年でより一層その動きは早まりました。

過去にも「Vol.6 “紙”と“電子”、どちらで保存？」にてペーパーレス化や電子化についてご紹介はしていますが、当時よりもはるかに状況は変わっています。

何をどこからどうすれば良いのか分からないとお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

ペーパーレス化・電子化のメリット

まずはペーパーレス化・電子化のメリットから見ていきましょう。

①コスト削減

紙で色々な書類を管理・運用していると様々なコストがかかってきますが、ペーパーレス化、電子化すると

・印刷のコスト削減（紙、カートリッジ）
・郵送コスト削減（切手代、封入・ファイリングなどの人件費）
・紙の廃棄コスト削減（個人情報溶解処理など）

更には、キャビネットなどの紙書類保管も省スペース化することも可能となります。

②業務効率の向上

紙書類で運用していると、社内稟議が必要な書類などの場合は上長のスケジュールを確認しながら、ハンコリレーをしなければいけないことがあり、出張などで不在にしていると承認作業が進まず困ってしまうこともあるかと思います。

しかし、ペーパーレス化・電子化でワークフローシステムやメール、チャットツールなどを活用すれば、不在時でも内容を確認し、承認をすることが可能となります。

また、意外と業務時間に割かれているのが「書類探し」の方もいらっしゃるのではないでしょうか？データの保管をきっちりと行っていれば情報を検索して探すことが出来るなど業務効率をあげることも可能となります。

③テレワークの推進

新型コロナの拡大に従い、多くの企業がテレワークの導入を行いましたが紙の書類が多い部署は出社が強制される場合や、書類の印刷のためだけに出社をせざるを得ないという場合もあったかもしれません。

こちらもペーパーレス化、電子化を進めればメールでのデータ共有などで出社をする必要もなくなります。

④個人情報漏洩・紛失のリスク軽減

昨今では、個人情報の管理が厳格となっています。紙での個人情報保管の場合、置き忘れや盗難によって容易に情報が漏洩してしまうリスクがあります。

また、個人情報でなくとも必要な書類を紛失してしまった場合一から再作成をしないといけないなど生産性の低下にもつながってきます。ペーパーレス化、電子化を進めればアクセス権限を設定することで、何か起こった際でもログを辿れば早期に発見、対応が可能となりリスクを最小限にとどめることも可能となります。

⑤環境保護への取り組み

2015年に採択されたSDGsでは、2030年までによりよい世界を目指すため17の目標が掲げられました。その中でペーパーレスと関連性が高い目標は12.13.15番となっています。

今後ますます、このSDGsへの企業取り組みは消費者から見られるようになってきますので企業方も避けては通れない道となってきています。

ペーパーレス化、電子化の課題

続いては、ペーパーレス化、電子化への課題をご紹介していきます。

①やり方次第ではコスト増になる

メリットでコスト削減をあげていますが、反対に無理なペーパーレス化、電子化を進めた結果システム導入などに費用が掛かっただけで効率向上していないということも考えられます。

更に導入の際には保管や運用のルール策定、社員教育など一時的に人件費も多くかかってくることも予想されるので勢いでスタートするのではなく、計画を立てた上で費用対効果が高いものから導入していくことがおすすめです。

とはいえ、社員が忙しく紙からPDFにする作業などに時間を割くことができないといって企業様もいらっしゃると思います。そのような場合にはSRI機密文書電子化サービスやファイリングサービスにて長年の文書コンサルティングの経験を活かし、企業様の希望に合わせた電子化をサポートさせていただきます。

②電子化できない書類がある

業種、職種によっては現状、紙で保管をしなければならないものも存在しています。その為全てを電子化できず、かえってどこに資料があるのかが煩雑になってしまうケースもあります。その為、現状把握をしっかりと行い運用のルール策定、情報共有は非常に重要となってきます。

③業務効率が落ちる社員が出てくる

こちらもペーパーレス化、電子化を進める上で業務効率向上というメリットがあるとご紹介しましたが、人によってはまだまだITリテラシーが低い場合もあります。そういった方にとっては、紙で仕事をする方が業務効率があがる場合もあるので、社員教育が重要となってきます。ただ、はじめは効率が下がったとしても慣れてくると業務効率が向上することも大いに考えられますので計画策定の際にそのあたりも加味しておく必要があるでしょう。

④ネットワーク環境に左右される

紙での作業の場合は、ネットワークに左右されませんが、ペーパーレス化、電子化するとオンライン上で作業することも増えるため、どうしてもネットワーク環境に負荷がかかってしまいます。その為、ペーパーレス化、電子化を進める際には現状のネット環境でその負荷に耐えうるかの確認が必要となってきます。

何から着手するかを考える

紙書類のペーパーレス化、電子化についてメリットや課題をご紹介しましたが、企業様の規模や業種など、課題の内容は様々です。

どこから始めれば良いか分からない、何をすれば良いのかわからない。そういった疑問があればお気軽にSRIにご相談ください。ご相談から導入、導入後のサポートまでしっかりと行わせていただきます。

ホームページでも様々な導入事例をご紹介しております。

「自社とSRIの文書管理が合うのかが分からない」「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

業務効率化やガバナンス強化のため、営業店や倉庫含めた全体の文書サイクルを見直したい、文書管理見直しの話が出ているが、どんな方法や管理システムがあるのか知りたいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。

→