事例:野村総合研究所様 (機密文書回収ボックス)

野村総合研究所様

野村総合研究所殿(以下NRI)は、「未来創発 ~Dream up the future.~」を企業理念とし、将来の日本社会の枠組みに関する政策提言を行うとともに、経営やITコンサルティング、様々な業種に向けたITソリューションサービスを提供しています。

株式会社野村総合研究所

各所に導入されているセキュリティBOX

NRIの各拠点では、現在約240台のSRIのセキュリティBOX「かえる箱」が設置され、オフィス内各所で活用いただいています。NRIでの「ノンペーパー推進」の活用において、今では欠かすことのできないサービスとして定着しています。

この「かえる箱」の導入において、どのような背景があったのでしょうか。

ノンペーパー推進活動の開始

従業員数5,000人を越えるNRIでは、以前はオフィスに大量の紙があふれていました。そうした中で、2004年に「ノンペーパー推進委員会」が立ちあげられ、紙にとらわれない(紙を無くすことも含めて)ワークスタイルを目指して、「捨て捨て運動」(注)や「文書の外部保管」など様々な活動が展開されました。

(注)「捨て捨て運動」
NRIにて実施されている書類廃棄の取り組みのことで、日常的に機会を設け実施しています。

野村総合研究所はこうして紙を無くした!

ワークスタイルを革新し、生産性を向上させるということが最大の目的でしたが、その過程では、

" 書類を徹底的に捨てること "
 (捨てやすい環境をつくること)
" 積極的に外部倉庫へ文書を預けること
 (とにかく外部に出す)"

が徹底され、オフィス内の紙が劇的に削減されました。

このノンペーパー推進活動については、野村総合研究所 ノンペーパー推進委員会著 「野村総合研究所はこうして紙を無くした!」(アスキー新書) をご参照ください。

http://www.nri.com/jp/opinion/book/o_book70.html

かえる箱(たまって箱)の効果

特に、"書類を徹底的に捨てること"を推進する「捨て捨て運動」において、大きな役割を果たしたのが、SRIのセキュリティBOX「かえる箱」でした。

たまって箱(カエル箱)

オフィスの標準機能「かえる箱」 捨てやすい環境の構築

ユニークな「かえる箱」の張り紙

廃棄を徹底的に、かつ円滑に実施する上でNRIで重要とされたことは、書類を捨てやすい環境をつくることでした。

文書が捨てにくいと手間がかかり、捨てる作業そのものが億劫になりがちです。機密性が高い文書であればシュレッダーにかける必要もあり、さらに手間は増すことにつながっていました。

そのため、捨てる作業が必要だと感じても手間と感じてしまうと捨てられず蓄積され続けることになり、結果として各自の机にたまっていく原因にもなってしまいました。

「かえる箱」であれば、ホチキス止めされた文書でもそのまま投函して捨てることが可能です。

さらに「かえる箱」に一度文書を投入するとユーザ側では取り出せないしくみになっており、SRIが厳重に管理しセキュリティを確保しています。

このような手間なく必要のなくなった紙文書を廃棄する「かえる箱」のしくみをNRIで採用していただき、現在では各拠点で約240台の「かえる箱」が活躍しています。

セキュリティBOX「かえる箱」とは

リサイクルトイレットペーパー「古紙光」

「かえる箱」とは、SRIのセキュリティBOX「たまって箱」のことです。オフィスの重要文書を廃棄する際、低コストかつ機密を保持したまま収容・回収する箱のことで、NRIでは「たまって箱」に貼られているカエルのイラストから、「かえる箱」の愛称で呼ばれています。

SRIの専門スタッフが定期的に蓄積した廃棄文書の回収に伺い、回収された文書はリサイクル処理ののち再資源化され、再生紙製品「古紙光(こしひかり)」に生まれ変わります。

このリサイクルのシステムはSRIの「機密文書類回収抹消サービス・たまって箱」として、NRIをはじめ首都圏を中心に多くのお客様にご利用いただいています。

<活用されている皆様の声>

「クリップやホチキス止めを外す手間がなく、簡単に捨てられて便利。」
(保険システム事業本部)

「以前はダンボール箱をためて、集荷日にまとめて7~8箱を下の階まで運んで対応していたが、かえる箱でそれがなくなり大変助かっています。」
(資産運用サービス事業本部)

「シュレッダーと使い分けています。裁断する刃の定期的なメンテナンスがかえる箱には必要がなく楽で、管理の煩わしさがなくてよいです。」
(法務部)

「かえる箱の鍵はSRIで預かっているので、いったんかえる箱に投函されると取り出せない状況になっており、機密が守られた状態でSRIが廃棄するので安心できますね。」
(KPプロジェクト推進部)

NRIの皆様において、社内用語のように浸透した感のある「かえる箱」。NRIのオフィスで果たす役割は、今後もますます高まります。

 

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事例:野村総合研究所様 (社内文書管理)

野村総合研究所様

野村総合研究所殿(以下NRI)は、「未来創発 ~Dream up the future.~」を企業理念とし、将来の日本社会の枠組みに関する政策提言を行うとともに、経営やITコンサルティング、様々な業種に向けたITソリューションサービスを提供しています。

株式会社野村総合研究所

社内100以上の部署が使用するSRI-WEBシステム

NRIでは2004年に社内文書の外部保管の仕組みとして、SRI文書保管サービスが採用され、グループ会社にまで利用が広がっています。現在、その仕組みを支えるSRI-WEBサービスの導入も本格化し、同社の厳しいサービス・セキュリティの仕様要求に応えたサービスとして評価をいただいています。

そして、SRI-WEBシステムは、SRI以外の外部倉庫やオフィスの文書も一元的に管理できる文書管理システムとして運用され始めています。

このような文書管理への道のりには、どのような経緯があったのでしょうか?

ノンペーパー推進活動の開始

従業員数5,000人を越えるNRIでは、以前はオフィスに大量の紙があふれていました。そうした中で、2004年に「ノンペーパー推進委員会」が立ちあげられ、紙にとらわれない(紙を無くすことも含めて)ワークスタイルを目指して、「捨て捨て運動」(注)や「文書の外部保管」など様々な活動が展開されました。

(注)「捨て捨て運動」
NRIにて実施されている書類廃棄の取り組みのことで、日常的に機会を設け実施しています。

野村総合研究所はこうして紙を無くした!

ワークスタイルを革新し、生産性を向上させるということが最大の目的でしたが、その過程では、

" 書類を徹底的に捨てること "
 (捨てやすい環境をつくること)
" 積極的に外部倉庫へ文書を預けること
 (とにかく外部に出す)"

が徹底され、オフィス内の紙が劇的に削減されました。

このノンペーパー推進活動については、野村総合研究所 ノンペーパー推進委員会著 「野村総合研究所はこうして紙を無くした!」(アスキー新書) をご参照ください。

http://www.nri.com/jp/opinion/book/o_book70.html

かえる箱(たまって箱)と文書保管サービスの効果

ノンペーパー推進活動では、「捨て捨て運動」による積極的な紙文書の廃棄や廃棄ボックスの設置 (下図の「かえる箱」)などによって、オフィス内の紙やキャビネットの減量・撤去に大きな効果がありました。

また、書類の「外部保管」では、重要文書の保管という視点もありましたが、当面、取り急ぎその場では必要ないものも、外部倉庫に預けることにも利用しました。現場もリクエストすれば、すぐに取り寄せられるということで抵抗感が少なく、活動促進には効果がありました。

たまって箱(カエル箱)

文書管理改善としてのとりくみ

ノンペーパー推進活動を支援しながらNRIの文書管理システムを構築されてきたNRIワークプレイスサービス株式会社殿から以下のようなお話をいただきました。

「もともと弊社は文書を外部倉庫へ預けることが適切な文書管理のために大変有効だと考えていました。できるだけ紙を捨て、捨てきれないが当面見ない紙文書を外部倉庫に出すと、それだけで全体の7~8割がオフィス内から消えると予測していました。文書量を2割まで絞れば、電子化の検討も容易ですし、適切で効率的な継続的文書管理のしくみを検討する余裕もでてきます。SRIのサービスはこの削減と文書管理方法検討活動の両面で有効でした。」

――どのようなところが評価のポイントだったのでしょうか?

「まずは当然ながら、倉庫自体の物理的セキュリティや災害対策がしっかりしていたことです。」

「また、SRIは早い段階でISO9001やISMS(情報セキュリティマネジメントシステム、ISO27001)、プライバシーマークを受けていたりと、運用面でも当時の一般的な倉庫会社とは一味違う印象でした。」

「さらに提供されるSRI-WEBシステムについては、次にあげる3点がシステム採用後の拡張可能性を考える上で採用判断に大きく影響しました。」

SRI WEB

  1. 箱内の単体各文書情報を管理できたこと
  2. SRI-WEB利用者の権限を管理できたこと
  3. 入出庫・廃棄などアクセス履歴を記録できたこと

「これらの機能や構造を出発点に、弊社は導入当初から改善要望を数多く出してきましたが、それらを真摯に受け止めて改良していただき、現在では我々が必要と考える機能がほぼ実現されています。オフィス内の文書の削減もほぼ予測どおりの結果を得ることができました。」

「SRI-WEBには、さらに特筆すべき特徴的な機能があります。」

――それは何でしょうか?

「他の倉庫やオフィス内にある文書を含め、会社の紙文書すべてをSRI-WEBで一元的に扱えるということです。 」

「どの外部倉庫でも最近は、専用のウェブサイトで自倉庫に預かった文書に対してデリバリ依頼や管理状況確認といったサービスが提供されています。」

「しかしながら、NRIに限らずどの企業でも複数の外部倉庫に文書を預けることもあれば、オフィスのキャビネットや各拠点にも文書は存在しています。」

「ユーザから見ると、文書を預けている他の外部倉庫や自社オフィスにある文書などすべてを統合的に管理できないと、一貫性のある文書管理ができません。SRI-WEBシステムでそれが実現できていることは、特筆に価するでしょう。」

 

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