あらゆる企業にとって非常に重要なコンプライアンスとガバナンス。いずれもその組織の社会的信用を左右する大きな課題であり、昨今ではその重要性がさらに増しているといえるでしょう。

コンプライアンスやガバナンス強化の観点から、近年文書管理の体制を根本的に見直し始めた企業が増えています。その後押しとなっているのが、電子契約書を始めとする電子化の流れといえます。

しかし、コンプライアンスとガバナンスの概念の本質を理解せずに、やみくもに書類を電子化するだけだと文書を削減するどころか、逆に管理を煩雑にしてしまうだけで終わる可能性もあります。

あらためてコンプライアンスとは、そしてガバナンスとは何でしょうか？そしてそれらを強化するための文書管理には何が必要なのでしょうか？

今回は、違いがわかりにくい2つの概念の定義と求められる文書管理のポイントについて解説します。

コンプライアンスとは、日本語で法令遵守のこと。たとえば法人税法によって契約書の保管期間が原則7年と定められているように、様々な文書管理には法令が関係してきます。

数多くの書類を法令の定めに則って、保管・管理するのは非常にコストがかかる作業です。その目的をより効率よく達成するための体制づくりをガバナンスと呼びます。

文書管理に置いてガバナンスを強化するということは、つまり管理体制やプロセスを整備し、より低コストかつ低リスクで運用できるようにするという意味を指しています。

ここで重要なのが、コンプライアンスに則った管理が目的である以上、コストを削減するだけではなく、必ずリスク面も慎重に考慮すべきということです。

たとえばNPO日本ネットワークセキュリティ協会が実施した「2018年情報セキュリティインシデントに関する調査結果～個人情報漏えい編～速報版」（2019年6月9日改訂版）によると、社内からの機密情報漏えいは主に次の４要因から生じていることが分かります。

紛失・置き忘れ
誤操作
管理ミス
設定ミス

いずれも悪意のないインシデントばかりですが、その被害は甚大です。実際に、2018年度の情報漏えいインシデントによる損害賠償総額は約2,700億円にのぼることが明らかになっており、失われた社会的信用を取り戻すのは非常に困難であることがわかります。

情報はビジネスにおける重要な資源です。文書管理のガバナンス強化を計画する際には、あらゆる面からセキュリティ対策についても検討すべきといえるでしょう。

コストとセキュリティ双方を重視したガバナンス強化のための文書管理を行うためには、文書管理台帳の整備が重要なポイントです。

文書管理台帳とは、「どんな文書を」「どこの」「誰が」「いつまで」「どのように」管理するかを示した一覧であり、近年では検索性の観点から電子化されていることがほとんどです。

検索性の観点から言えば、紙の文書よりも電子文書に圧倒的な軍配が上がります。とはいえ、現場では紙の書類を完全に撤廃することはほぼ不可能ですし、全ての書類を電子化しようと思うとコストが膨大にかかるためとても現実的ではありません。

つまり、コストとセキュリティを両方考えるのであれば、電子と紙をそれぞれ効率よく、適切な期間かつ適切な方法で管理を行い、台帳としてどちらも検索しやすい体制を作る必要があるのです。

1996年から文書管理専門サービスご提供している当社としては、ガバナンス強化の観点からそもそも画一的な文書管理システムの提供ではお客様のご要望を満たすことは難しいと考えております。

なぜなら、それぞれの組織ですでに何らかの文書管理を行っており、現状の運用方法を考慮しないご提案ではコストあるいはセキュリティ面で決してお客様にとっての最適解になりえないからです。

そこで私たちは、単なるシステム提供だけではなく、現場の実情についてヒアリングを徹底し、管理・保管・廃棄全てにおいて最適な運用法のご提案まで行うトータルサポートを行っております。

当社ではISO9001（品質保証と顧客満足の向上）、プライバシーマーク（個人情報の保護）、ISO27001（情報セキュリティ対策の確立）を取得しておりますので、コストだけではなくセキュリティ面についても万全の体制を提供できるよう努めております。

ホームページでは様々な導入事例をご紹介しておりますが

「自行とSRIの文書管理が合うのかが分からない」
「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」

といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

業務効率化やガバナンス強化のため、支店や倉庫含めた全体の契約書サイクルを見直したい
文書管理を見直そうという動きが出ているが、どんな方法や管理システムがあるのか知りたい

など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。

SRIでは、文書管理についての様々な情報を発信しております。
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お役立ち情報

ガバナンス強化のための文書管理：コンプライアンスとの違いとは