オフィスの移転やレイアウト変更では、書類の保管スペースが手狭になってしまうという問題が発生しがちです。そのため、オフィスの移転やレイアウト変更にともない、文書の削減をしたいというお話をよく聞きます。

しかし、移転プロジェクトでは重要なタスクが山積しており文書削減までなかなか手が回らないのが現状です。実際に移転準備の段階で文書削減を開始するものの、山積している書類を削減するのは混乱を招きます。

そこで今回は、オフィス移転やレイアウト変更の際の文書削減の進め方について解説します。

オフィス移転・レイアウト変更は紙文書削減のチャンス

本来文書管理の改善への取り組みは、課題の発生を感じたときに始めることが望ましいのですが、何かきっかけがないと組織として取り組みにくい面もあるでしょう。そこでオフィスの移転やレイアウト変更は絶好のきっかけとなります。

移転やレイアウトの変更が予定されていれば、文書の整理に対する従業員のモチベーションも高く、組織としても取り組みやすい状況になります。紙文書を削減すれば、オフィススペースを有効活用できます。

紙文書削減は組織全体で行う

紙文書を削減する際は組織的に行いましょう。経営のトップから紙文書の削減を宣言するなど、組織全体での取り組みとするのが望ましいです。

文書の削減は、これまでのやり方を変えることにつながることも多いので、反対の意見が出ることもあります。その際に、組織全体で取り組んでいるという事実が、削減の推進を支えてくれます。

削減後に文書量が元に戻ることのないように

文書管理は、環境を整備したあとも、継続して保つことが大切です。不要な書類はないか、定期的に見直すことが大切です。移転・レイアウト変更時に作成したルールにもとづき棚卸しを行いましょう。

オフィス移転やレイアウト変更が決まったら担当者が行うこと

オフィス移転やレイアウトの変更が決まったら、当日に向けてさまざまな準備があります。ここからは、文書管理担当者が紙文書削減のために行うことを解説します。

文書削減における方針や計画の策定

まずはプロジェクトを立ち上げ文書削減における、目的・目標・方針・計画を明確にした基本的な方針、全体計画を策定します。

策定した目的や目標などは従業員に周知します。実務に影響が出ないように、実行できる期間をしっかり設定しましょう。

現在の書類量の把握

メジャーを使用し、全社分の書類のファイルメーター(Fm)を計測します。ファイルメーターとは、書類を積み上げた時に高さ1mであれば1ファイルメーターといいます。

なお、キャビネットの数量から算出するケースもありますが、空のキャビネットがあると正しく算出できません。なるべくメジャーで全ての書類を測りましょう。

キャビネット内の書類のほかに床上に積まれている書類、机上の書類、書庫に保管してある書類など、すべて計測します。これで現在の書類量がある程度正確に把握できます。

今後の書類収納可能量の確認

移転先やレイアウト変更後の図面に記載されているキャビネットの数から書類の収納可能容量を算出します。6段キャビネットであれば1台につき5.4Fm、3段キャビネットであれば2.7Fmです。※厳密には、キャビネット1段の幅（内寸）は概ね、0.86Fmです。

それを台数分掛ければ収納可能量が算出できます。

削減目標の設定

収納可能量が算出できたら削減目標の設定を行います。現状のファイルメーターと、移転・変更後のファイルメーターを差し引いた数値が削減目標です。

廃棄ルールの策定

書類の廃棄に決定する基準や廃棄の手順について、廃棄ルールを策定します。その際、基準を具体的かつ明確にしておくことが肝要です。

廃棄書類は一般の書類と機密書類に区分けし、機密書類を処理する場合には、機密文書廃棄サービスを行っている企業に依頼しましょう。

また、特定個人情報が含まれている機密文書を廃棄の際には、廃棄した記録を保存しなければなりません。

保管ルールの策定

社内にタブって保管している書類があると思いますが、どの部門が保管するのか主管部門を明確化しましょう。

書類の保管場所は、頻繁に使う書類は事務所内に保管し、それ以外の書類は事務所外に保管など、書類に合わせて適切な場所に保管します。

社内に保管場所がなく、外部倉庫に移管する場合は、保管台帳を作成し、外部倉庫移管のための手順を定めます。

期限内に削減目標を達成させる

移転やレイアウト変更の数日前から数週間前には削減目標が達成できるようにスケジュールを組みます。

各部に対して、書類を削減する手段として「廃棄」と「外部倉庫への保管」の両方を進めるのも一つの手です。廃棄との判断ができない書類でも、一時的に外部倉庫へ保管し、一定の期間が経過しても一度も閲覧していないのであればその時点で廃棄するのです。

逃げ道として外部倉庫の使用を許可することで、削減作業をスムーズに進められます。

最終的に書類の物量を把握し達成率を測る

移転後の収納可能量まで削減できたか、改めて削減後の実測調査を行います。

まとめ

オフィスの移転やレイアウト変更は、文書管理の環境を整備するチャンスです。忙しい中で考えることが多いと混乱しがちです。移転に備えて日頃から文書管理のレベルを高めておきましょう。

書類の保管や保存が課題としてあるのであれば、お気軽にSRIの「文書保管サービス」にお任せください。初回のお電話から導入、導入後のフォローまで責任を持って行わせていただきます。

疑問点やご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。それぞれのお客様に合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。

社内文書の保管方法にお悩みの企業様はぜひ一度SRIにご相談ください。

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