業種や規模を問わず、ほぼ全ての企業や組織で文書管理は必要です。創業当初の小規模なうちは後回しにできたとしても、ある程度事業が拡大していくと、専任の担当者や部署を用意する必要があります。

そこで直面するのが「文書の量が多すぎる」「文書を適切に管理して、作業の効率化を図りたいが、具体的な方法が分からない」といった課題です。

2020年から公文書における文書管理の専門家として「認証アーキビスト」制度が創設されたように、文書管理を適切に行うためには、公文書に限らず専門的な知見やノウハウが必要です。

今回はあらためて、企業や組織の中で文書管理を行う場合に必要な要件や専門性について詳しくまとめました。

文書管理とは、自社や顧客の情報が記載された業務上の書類各種を電子・紙双方で管理することを指します。

文書管理を行うメリットとしては、ファイルを整理することで必要な文書をすぐに探せるようになるなど、業務を効率化出来るという利点があります。また、コンプライアンスの強化にもつながるため、企業の情報漏洩を防ぐ効果もあります。

組織内で効率的な文書管理を行うためには、以下の要件を意識するとよいでしょう。

文書管理のルールとしてよく知られているのが、文書管理規定です。また運用上のマニュアルも合わせて作るケースがあります。

文書管理規程やマニュアルを作れば、社内のルールが統一でき、それぞれの部署の文書管理のやり方を合致させることで、部署間の情報共有がしやすくなります。

文書管理規定を作る際には、適用範囲が「紙媒体だけなのか」「電子記録も含むのか」、それぞれ分類するファイルの区分や保管の期限を決めておく必要があります。また、規定を破ったときの罰則についても定めておくとよいでしょう。

文書管理やマニュアルを定めたら、実際にルールにのっとって文書を整理しましょう。部署別で種類別に区分し、区分に応じた保管場所を決めておけば、必要な書類を探す時に時間を短縮できます。また、色分けなどの方法も効果的でしょう。

特に注意しておきたいのが廃棄期限です。廃棄期限をきちんと管理しておかないと、保管対象の文書がどんどんとたまっていき、データベースとして用をなさなくなってしまいます。

このように区分したファイルが誰でも閲覧できる状態となっていた場合、情報漏洩などのリスクが生じます。そのため文書の種類や重要度に応じて閲覧する人を限定することで、リスクを軽減できます。

こういった効率的な文書管理を現場で行うためには、専門的な知見やノウハウが必要です。

たとえば公文書分野での文書管理のスペシャリスト「認証アーキビスト」であれば以下の3要件を満たした場合にのみ国立公文書館長の認証対象として認められます。

アーキビスト制度はまだまだ新しい取り組みであり、ビジネス文書の文書管理においては2022年現在ではまだ専門的な資格などは設けられていません。あえていえばISO9001（品質保証）やISO27001（情報セキュリティ）などが該当するでしょう。

企業においても、こういった知見やノウハウを備えた専門部署を設けた上で文書管理を行える状態が理想的ですが、全ての企業でそこまでの体制を用意するのは現実的とは言えません。人材を育成するにしても、かかる時間や費用は膨大です。

そこで、おすすめの方法が経験豊富な文書管理のプロに依頼し、自社に合った文書管理システムを導入することです。特に、地方銀行や信用金庫のように業界内のルールが厳しい場合、その業界での実績がある文書管理の業者を選ぶ方が適切な運用方法をサポートしてもらえるでしょう。

私どもSRIでは1996年の創業以来、文書管理を専門に手掛けてきたプロフェッショナルです。

幅広い業種の現場に対応してきた実績があり、文書管理に関するご相談を頂ければ、単なるシステムの説明だけではなく、具体的な文書管理の運用方法についてもトータルでコンサルティングを実施しております。また、ISO9001（品質保証）やISO27001（情報セキュリティ）も取得しております。

弊社のホームページでは様々な事例をご紹介しておりますが、「自社とSRIの文書管理が合うのかが分からない」「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

業務効率化やガバナンス強化のため、支店や倉庫含めた全体の契約書サイクルを見直したい、文書管理を見直そうという動きが出ているが、どんな方法や管理システムがあるのか知りたいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。

SRIでは、文書管理についての様々な情報を発信しております。
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アーキビスト制度に見る企業内の文書管理に必要な要件と専門性