東京ビッグサイトで開催されたオフィスセキュリティEXPOに出展した際、3日間で1000人以上の文書管理担当者の方々から実際のお悩みをお聞きすることができました。本記事では、その中から代表的なお悩みをご紹介します。オフィス文書の中でも、一番管理が大変で悩みを抱えている方が多かったのは「契約書」についてでした。皆様のお悩みのキーワードは「管理体制について」と「震災対策」の2つに集約されます。

管理体制について

契約書という文書ならではの更新や満期などの期限管理ができていない、自部門ではエクセルで期限管理しているが他の部門・他拠点の契約までは管理できない、電子データはあるが肝心な契約書の原本が見つからない、といったお悩みが多く寄せられました。

震災対策はどうしたらいいの

契約書を自社で管理している中で、震災や洪水が起こったらどうしようという不安の声も多く聞かれました。文書管理にまつわるお悩みは、保管・電子化・廃棄など、何かに困ったときに初めて対応を検討することが多いため、どこに相談すればよいのかから考えなければならず、対応が後手に回りがちです。SRIのように、文書管理をトータルでサポートするサービスを提供している会社があることに、驚かれる方が多くいらっしゃいました。

SRIでは契約書の紙や電子どちらでも、保管から破棄まで一元管理が可能です。当社の「契約書管理サービス BUNTANリーガル」を是非一度ご検討ください。

契約書管理でよくある失敗例

アンケートで多く寄せられた声の中には、更新期限を見落として自動更新されてしまった、原本の保管場所が担当者しか分からず引き継ぎ時に混乱した、といった具体的な失敗談もありました。こうしたトラブルの多くは、期限管理と保管場所の一元化によって未然に防ぐことができます。

震災対策として今すぐできること

震災対策は大掛かりな設備投資だけでなく、重要書類のバックアップ保管や、複数拠点への分散保管といった工夫からでも始められます。まずは自社にとって「絶対に失えない文書」を洗い出すことが、対策の第一歩です。

今回ご紹介したお悩みの多くは、専門の文書管理サービスを活用することで解決できるものばかりです。自社だけで抱え込まず、外部の知見を積極的に取り入れることも検討してみてください。

専門サービスの活用が、自社だけでは解決しにくい課題への近道になります。

展示会でお聞きした声からも分かるように、文書管理の悩みは業種や規模を問わず共通しています。まずは自社の課題を整理し、優先度の高いものから一つずつ解決していくアプローチが、着実な改善につながります。

優先度の高い課題から一つずつ解決していくことが、着実な改善への近道です。

着実な取り組みが解決への近道となります。

今後も現場の声に耳を傾けながら、より使いやすいサービスの提供を目指してまいります。

着実な一歩が解決を導きます。

今後も丁寧なサポートを心がけます。

今後ともよろしくお願いいたします。

心よりお待ちしております。

心よりお待ちしております。導入をご検討の際は、まず自社の課題やご要望をお聞かせください。専門スタッフが最適なプランをご提案いたします。