お客様からよく寄せられる、保存文書が増えてしまう理由についてまとめました。いろいろな理由がありますが、多くの場合、次の2つのことができていないというお話をよく伺います。

1. 文書の保管期間・保存期間を定めた規定がない

多いパターンは、保管期間・保存期間を定めていないために、例えば税務上廃棄しても問題ない時期の書類であっても「いつか使うかもしれない」と後生大事に倉庫保管してしまっているケースです（経理に関係する部署でこうしたことがよく起きています）。それが悪循環を起こし、「とりあえず保管する」→「新しい保存・保管書類が年々増える」→「スペースが足りない」→「室内に保管する」→「やむを得ず賃貸スペースを借りる」→「整理ができないくらいの量になっている」→再び「とりあえず保管する」に戻る、という悲しい流れが簡単に予想できてしまいます。

2. 保管・保存と廃棄を「判断する人」が決まっていない

これが曖昧だと、同じ文書でも判断がバラバラになり、また安全を考えて余計な書類がたまってしまいます。個人で対応しようとしても全く片付きません。会社全体で取り組むことが重要です。スペースにもコストがかかっており、整理ができず保管する場所にお金をかけ続けるのは非常にもったいない話です。また、外部に文書を預けていると目に見えないため、永く保管しがちになり、結果として文書が増えてしまっていたという話もよく聞きます。

文書管理のポイント

判断基準を明確にすることは大変な作業ですが、上記の2点をしっかりと決め、コストだけでなく必要のない文書が存在していること自体がリスクだと考えましょう。増える文書を放っておくことはリスクと背中合わせです。判断基準をしっかりと踏まえた上で運用していくことが望ましいといえます。

SRIでは契約書の紙や電子どちらでも、保管から破棄まで一元管理が可能です。当社の「契約書管理サービス BUNTANリーガル」を是非一度ご検討ください。

文書が増加を防ぐための具体的な対策

文書の増加を防ぐには、作成時点で保存期間や要否を意識するルールづくりが有効です。定期的な棚卸しで不要文書を洗い出すとともに、電子化によって重複した紙文書を削減することも、増加に歯止めをかける有効な手段です。

発生源での文書削減という考え方

増えた文書を後から整理するだけでなく、そもそも文書を作らない・受け取らない工夫も重要です。社内資料のペーパーレス化や、取引先とのやり取りを電子化することで、発生源から文書量を抑えられます。

文書の増加を防ぐ取り組みは、一部の部署だけで進めても効果が限定的です。全社的なルールとして展開し、定期的な棚卸しを習慣化することで、継続的な効果が期待できます。

全社的な取り組みとして継続することが、文書量の適正化への近道です。

文書が増える背景には、判断基準が曖昧なまま「念のため」保管してしまう心理も影響しています。保存の要否を判断する基準を明文化し、迷わず判断できる環境を整えることが、根本的な解決につながります。

文書量の適正化は一度で終わる取り組みではなく、継続的なモニタリングが欠かせません。