文書を書庫へ保存する際の実務的なコツとして、今回は箱詰め作業についてご紹介します。台帳作成と並んで、実際の箱詰め方法も文書管理の効率を大きく左右する重要なポイントです。

文書を管理しやすくする為の、箱の詰め方がある

一般的には、同じ分類や種類で、廃棄年月が同じ文書を同じ箱に一緒に詰めます。文書によっては10年や30年と保存期間が長いものがあるため、将来の担当者のためにも中身をわかりやすくしておくことがとても大切です。

理想と現実！実際に箱に詰めると……

ところが実際に箱に詰めていくと、そううまくキリよく詰められないことがよくあります。同じ分類・種類と同じ廃棄年月で分けると、箱が埋まらない場合も出てきます。かといって文書の分類に関係なく廃棄年月だけで箱に詰めていくと、組織改編で部署が分かれた際に文書箱の中も仕分けし直さなければならなくなります。そのような文書箱が増えていくと、手つかずのまま放置され、責任の所在が不明確になったり廃棄できなくなったりしてしまいます。

オススメは業務単位！

そのような場合には、「同じ業務」単位で箱詰めしていく方法がおすすめです。同じ業務で使用する文書をまとめておけば、部署が分かれても業務自体が分割されることは少ないため、文書の移行もわかりやすくなります。ただし、まとめる「業務」の単位はなるべく細分化することがポイントです。あまりざっくりと大きく分類すると、結局同じ問題に陥ってしまうので注意が必要です。

ワンポイントアドバイス

文書をまとめて箱詰めする際は、一つのルールに縛られすぎず、将来の管理も見据えて整理していくことが大切です。

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箱詰め作業を効率化する工夫

箱のサイズを社内で統一し、ラベルに分類・廃棄年月・担当部署を明記するルールを設けておくと、後から探す手間が大幅に減ります。組織改編が多い部署では、業務単位でのラベリングにしておくことで、部署変更後も文書を探しやすくなります。

箱詰め後の管理も忘れずに

箱詰めが完了した後は、どの箱がどこに保管されているかを一覧化しておくことが重要です。保管場所と中身を紐づけた台帳を作成しておけば、必要な文書をすぐに取り出せるようになります。

箱詰めのルールを標準化しておくと、外部倉庫への委託保管もスムーズに進められます。将来的な文書量の増減も見据えて、余裕を持った箱の管理計画を立てておくとよいでしょう。

余裕を持った管理計画が、将来的な業務負担の軽減につながります。

近年では、箱詰めの際にバーコードやQRコードを活用し、スマートフォンで内容を検索できるようにする企業も増えています。アナログな箱詰め作業にも、デジタル技術を組み合わせることでさらなる効率化が可能です。

デジタル技術を組み合わせた箱詰め管理は、今後さらに普及していくと考えられます。

効率的な管理が、将来の業務負担を軽減します。

今後も効率的な保管方法の工夫が、文書管理全体の質を高めていくでしょう。