個人のデスクやオフィスの文具・備品の整理は進んでいるでしょうか。
今回は、整理収納アドバイザーの方にお話を伺いました。

どこだろう？新しいボールペン

新しいボールペンや付箋、ノートなどの備品がほしいとき、すぐに見つけることができるでしょうか。

「たしかあの棚にあったはず……、あれ？」、「誰か、○○の場所を知らない？」といった光景は、多くのオフィスで見られるのではないでしょうか。

今回は、整理収納アドバイザーの菊地さんに備品庫の整理収納のコツを伺いました。文具・備品の管理を進めることは、文書管理に取り組むきっかけにもつながります。

備品庫を整理収納するとどんないいことがあるの？

「備品庫を整理することにより「時間的・経済的・精神的」という３つの効果を実感していただくことができます。」と菊地さん。

実際にアドバイスされたオフィスの事例を紹介していただきました。

「高さを有効に活用していないことがひと目でわかると思います。また、とりあえず納めておこうという感じが伺えます。」と菊地さん。

たしかにこの状態から新しいボールペンを探し出すのは時間がかかりそうです。

図にあるように現状の問題点が明確になり、現状と向き合ったところで、作業を開始！

片づけ方法について伺いました。

そこで、収納アドバイザーの菊地さんは、オフィスの皆さんと改善するポイントと今後の要望を確認しました。これからは備品庫という限られたスペースを上手に活用するため、皆さんで今回のお片づけのテーマを決めたそうです。

『使いたいときに誰もが取り出すことができて、業務時間の短縮＆業務効率がアップする備品庫の整理収納』

実際の作業は大きく分けて３ステップ！

「ステップ３のラベル貼りをしっかりと行うことで、収納しているモノのわかりやすさを強調することができると思います。」と菊地さん。

探す時間が平均３３秒も短縮！

整理収納を行った結果、備品庫は見違えるほどきれいに片付いたそうです。

初めて見た人でも、ラベルや透明な収納ケースのおかげでどこに何があるか一目でわかります。在庫が少なくなっている備品もすぐに把握できます。

「普段何気なく感じていた不便さを実際に把握するために、備品を探す時間を計測しています。改善前と改善後を比較して、平均３３秒も短縮しました。
毎日こちらの８種類の文具を全部探すことは少ないかもしれませんが、１週間に２６５秒短縮されるとざっくりと考えても、１年間に３時間以上が短縮されます。時給換算し従業員数で掛け算すれば、コストもわかります。
このように数字に表したことにより、探す時間の短縮により他の業務ができることがはっきりしました。」と菊地さん。

こんなに効果が現れたことで、オフィスの皆さんの意識にもこんな変化があったそうです。

整理収納を行うことで、「時間的・経済的・精神的」の３つの効果を実感し、文書管理の基本であるファイリングの導入を検討するまでステップアップした点は、大きな成果といえます。

実際の写真やデータによりとても説得力があるお話を聞かせていただきました。

整理収納アドバイザーの菊地さん、オフィスの皆さま、ありがとうございました。

ぜひ、備品庫という小さな場所の整理から始めてみてはいかがでしょうか。

整理収納アドバイザー菊地さんのからのメッセージ

整理収納をはじめよう！って思ったときに、小さいスペースからスタートすることをオススメします！！

“ヤリトゲタ”“やったぁ～できたぞ”って言ったような達成感が、次もやるぞ！って気持ちに繋がります。

年末は何かと忙しいと思いますが、机の中など小さいとこをひとつ終わらせることをオススメします(^・^)

ご自宅であれば、トイレや洗面所の下などから始めるとよいでしょう。

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