情報セキュリティといえばコンピュータへの不正アクセスや電子データの外部漏洩防止を思いつきますが、紙の状態の書類についても同様にリスク管理を考える必要があります。

紛失のリスクは？

重要書類と通常の書類が混在していると、書類整理の際に誤って重要書類まで廃棄してしまう可能性が高くなります。これを防止するには、日常から書類の整理・整頓を心がけることが最も重要です。また、火災・地震・水害による破損に備え、建物や書類の保管庫を整備することも大切です。本社・工場・支店など異なる地域で互いに書類を分散して保管すれば同時に使用不能になるリスクは減りますが、管理は大変になるため、専門の倉庫会社に委託保存することも選択肢の一つです。

流出のリスクは？

機密書類を廃棄する場合は、シュレッダーによる裁断、もしくは機密書類を再生紙として処理する会社への委託が一般的です。ただし、焼却場や処理会社への運搬途中でトラックから落ちるケースもあるため、業者選定には慎重を期す必要があります。最も問題となるのは一般廃棄物としてゴミの集積場に出してしまうことで、ゴミ袋がどのオフィスから出たかは容易にわかるため、悪意を持った人にとっては情報の入手が簡単にできてしまいます。また、機密書類を持ち歩いていた際の置き忘れによる紛失や、FAXの宛先間違いによる不注意な流出も起こりやすいミスです。電話であれば間違い電話としてすぐに気づきますが、FAX番号の場合は書類を送信した後でも気づかないケースがあります。これらのリスクに対して適切な対策を取ることで、かなりの危険性を防止できます。ただし、内部の者による故意あるいは過失による紛失・流出については別途対策が必要で、機密書類を鍵のかかる場所に保管し、部内の者であっても書類の利用に制限を加えることが解決策となります。

文書管理のポイント

紙の管理も情報セキュリティ対策の一環として位置づけ、電子データと同様にリスク管理を徹底しましょう。

SRIでは契約書の紙や電子どちらでも、保管から破棄まで一元管理が可能です。当社の「契約書管理サービス BUNTANリーガル」を是非一度ご検討ください。

同様のリスクを避けるための予防策

思わぬトラブルの多くは、確認不足や思い込みから発生します。重要書類の取り扱いはダブルチェックを徹底し、誰が・いつ・どの文書を扱ったかを記録に残す仕組みを整えることで、同様のリスクを未然に防ぐことができます。

ヒヤリハット事例を共有する文化づくり

大きな事故につながる前の「ヒヤリハット」を社内で共有する文化があると、リスクの芽を早期に摘み取ることができます。書類管理におけるヒヤリハットも積極的に共有し、再発防止に役立てましょう。

書類のリスク管理は、事故が起きてから対策を考えるのではなく、平常時から「もし起きたら」を想定して備えておくことが何より重要です。日頃の小さな備えが、いざという時の被害を大きく左右します。

日頃の備えが、いざという時の被害を大きく左右します。

リスク管理の意識を高めるには、実際にあった事例を社内研修などで共有することも効果的です。他人事ではなく自社にも起こりうることとして捉えてもらうことで、日々の業務における注意力の向上が期待できます。