総務担当者だけでなく、人事担当者からも文書の取り扱いに関する相談が寄せられることがあります。特に多いのが「○○の原本は保管しておく必要がありますか？」という質問です。ここでは、その代表例として履歴書原本の保管について解説します。

履歴書の原本の保管は必要ですか？

人事情報をデータベース化している企業は多いものの、履歴書の原本を別途保管しておく必要があるのか、疑問に思う担当者は少なくありません。結論から言えば、原本の保管は必要です。

原本の保管の目的は？

履歴書は、雇入れ・解雇・退職に関する書類として、退職または死亡の日から3年間の保存が法定されています。3年という期間は保存期間としては短い部類に入りますが、在職中は保管し続けなければならないため、実質的な保管期間は決して短くありません。

労働基準法第109条では、書類の保存について次のように定められています。

「使用者は、労働者の名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」

この「その他労働関係に関する重要な書類」には、タイムカードなども含まれます。

保管の目的は他の文書と同様、将来の係争等への備えです。人事に関する書類は従業員との雇用トラブルに関わるうえ、様々な個人情報が記載されているため、特に厳重な情報管理が求められます。

お悩みは保管方法と保管スペース

特に従業員数の多い企業では、新卒者をはじめとする雇用契約時提出書類（履歴書・職務経歴書等）の保管について、保管場所やスペースの確保が課題となりがちです。

管理方法としては、退職者と現職者を分けたうえで、クリアファイルや個別フォルダーにファイリングし、年度採用者別に区分けする方法が有効です。個別ファイル内の綴り順は、例えば「履歴書→スキルシート→健康診断記録→…」といった形が考えられます。

また、不採用者の書類については重複応募を避ける目的で保管する場合もありますが、個人情報保護の観点から返却または廃棄するケースも多く見られます。

なお、人事（雇用）情報については、スキャナ等で読み取って電子データのみで保存する方法は認められていません。そのため、保存すべき対象はあくまで履歴書の原本となります。

まとめ

データベースを構築すると、原本そのものを参照する機会はほとんどなくなります。しかし保管の目的は将来発生しうる係争等への備えにあるため、データベース上に原本の保管場所も記録しておくことをお勧めします。

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