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平成23年12月の税制改正により、文書の保存期間が変わるケースがあることをご存じでしょうか。今回は文書管理の観点から、帳簿書類の保存年限について解説します。経理部門の担当者は特にご確認ください。
法改正で保存期間が変わる
平成23年12月の税制改正により、青色欠損金の繰越控除期間が従来の7年間から9年間に延長されました。文書管理の観点で言えば、この変更に伴い帳簿書類の保存期間も変わることになります。経理担当者は十分な注意が必要です。
注意すべき点
ここで気を付けなければならないのは、どの事業年度分から保存期間が7年から9年に延びるのかという点です。今回の改正では、平成20年4月1日以後に終了した事業年度が対象となります。
具体的には次のとおりです。
平成20年4月1日以後に終了した事業年度からは、欠損金の償却状況によって帳簿書類の保存期間も7年から9年に変わります。平成20年4月1日以前の事業年度についても、欠損金が生じた年度の帳簿の保存年限は7年から9年に延長する必要があります。
まとめ
このような改正を受けて、対象を精査せずに全ての書類の保存年限を一律で7年から9年に変更してしまう担当者もいるかもしれません。しかしそれは法律違反ではないものの、保管コストやスペースの無駄につながります。
対象となる書類と事業年度をしっかりと精査したうえで延長することをお勧めします。台帳に文書の内容（種類や事業年度）と保存年限を明記しておけば、こうした確認も容易になります。文書管理においては、台帳の整備とメンテナンスが要となります。
保存期間管理を誤らないための実務ポイント
法改正のたびに保存期間が変わる書類は少なくありません。対象となる帳簿書類と適用開始年度を一覧化し、定期的に見直すルールを設けておくことが重要です。文書管理システムを使えば、書類ごとに保存期限を自動で管理し、期限切れ前に通知を受けることも可能です。
法改正情報を見逃さないための工夫
税制や文書管理に関する法改正は頻繁に行われるため、担当者任せにすると情報の把握が遅れがちです。国税庁などの公式情報を定期的に確認する仕組みや、顧問税理士との連携体制を整えておくことで、改正への対応漏れを防げます。
保存期間の変更は経理担当者だけでなく、文書管理を統括する部門にも影響する情報です。改正内容を把握したら、関係部署に速やかに共有し、社内規程の更新にも反映させることが重要です。
日頃からの情報収集が、法改正への迅速な対応を可能にします。
特に経理・税務関連の法改正は年度をまたいで影響することが多いため、改正内容を時系列で整理した社内資料を作成しておくと、後任者への引き継ぎもスムーズになります。定期的な情報のアップデートを心がけましょう。
改正情報のキャッチアップを仕組み化することで、担当者の負担を減らしながら正確な対応が可能になります。
正確な情報把握が適切な対応の第一歩となります。
税制改正への対応は、経理部門と文書管理部門が連携して進めることが望まれます。
正確な把握が適切な判断につながります。
文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください