法務セクションの方々とお話しする機会が増えるなかで、eディスカバリー対策のほかに電子契約についても話題にのぼることが多くなっています。今回は電子契約について解説します。

電子契約とは

これまで企業間の様々な契約は「押印された紙文書」を交換することで行われてきましたが、「電子署名の付加された電子文書」をネット上で交換する形式が電子契約です。

電子契約のメリットとデメリット

これまで契約書は紙原本での管理が必須でしたが、今後は電子契約が普及していくと考えられます。交わした紙原本をスキャニングするのではなく、契約を交わす段階から電子で行うことになります。

メリットとしては、印紙税の削減（印紙税法では「文書」に対して課税すると定義されているため、電子契約は収入印紙が不要）、郵送料の削減、ペーパーレス化、受発注処理の業務削減・スピードアップなど、多くの点が挙げられます。

一方でデメリットは、電子契約システムを導入することから生じます。自社および取引先の業務フローの変更が必要になり、これまでの会社文化ともいえる業務フローを大きく変えることになるため、容易ではありません。自社だけでなく取引先のフローまで変更するとなれば、さらに負担が大きくなります。取引先にシステム利用料の負担をお願いする必要が生じる場合もあり、相手先に電子契約の利用を強制することは難しいのが実情です。

電子契約の課題

電子契約の利用を強制できないとなると、すべてを電子契約に切り替えることは難しく、電子と紙との併用管理が前提となります。そもそも、これまでの契約書は紙であるため、併用管理は当初から想定しておくべき事項といえます。完全に電子契約へ移行する社会になるまでは、管理はより複雑化することになります。

まだまだハードルは高いものの、クラウドを利用した電子契約サービスにはメリットも多く、今後徐々に普及していくと考えられます。電子契約への移行を検討する前に、まずは現在の紙の契約書をどのように管理すべきかを整理しておくことが重要です。

まとめ

紙文化が根強い日本社会において、紙と電子データをどのように共有し、徐々に電子化へ移行していくか。どのようなポイントを押さえれば負担を最小限に抑えた文書管理を実現できるのか。当社の事例やソリューションを活用した解決方法にご関心のある方は、ぜひご相談ください。

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