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先日、総務部門のお客様向けにセミナーを開催し、多くの方にご参加いただきました。今回はそこでご紹介した内容を、要点を絞ってお伝えします。
総務部門の課題とは
ある調査機関が実施した全国総務部門アンケートによると、マネージャークラスの回答で最も多かった課題は「業務の明確化・効率化」でした。この背景には2つの思いがあるとされています。
1つ目は、「何をやっている部署なのか」と思われがちな総務部門が、社内でどのような立場・役割で業務を担っているのかを周知したいという思いです。
2つ目は、部署内の業務が属人化しやすく、業務内容を明確にしなければマニュアルの作成もできず、円滑な引き継ぎも難しいという課題意識です。担当者が急に不在になった場合の対応にも影響します。こうした2つの思いから、総務部門の責任者は「業務の明確化・効率化」を課題として挙げているのです。
例年の課題1位は
例年は「無駄・コスト削減」が課題の1位に挙げられていましたが、リーマンショック以降、コスト削減の取り組みが進み、これ以上何を行えばよいかわからないという意見もあり、順位が下がったようです。
その他の課題としては、従業員研修・教育、人材の確保、部門の地位向上などが続きます。これらは、経営の参謀役としての機能が期待される総務部門ならではの課題といえるでしょう。
まとめ
総務部門の課題は、業務の明確化・効率化を中心に、コスト削減、人材育成、部門の地位向上など多岐にわたります。当社の事例やソリューションを活用した解決方法にご関心のある方は、ぜひご相談ください。
課題解決に向けた具体的な取り組み例
業務の明確化・効率化を進めるには、まず業務棚卸しを行い、マニュアル化できる作業とできない作業を仕分けることが第一歩です。定型的な文書管理業務は外部委託やシステム化になじみやすく、総務担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。
マニュアル化を進める際のコツ
属人化した業務をマニュアル化する際は、まず日々の作業を書き出し、頻度の高いものから優先的に整備すると効率的です。文書や台帳の管理ルールも同様にマニュアル化しておくことで、担当者が変わっても業務品質を保てます。
課題への取り組みを進める際は、経営層への定期的な進捗報告も忘れずに行いましょう。総務部門の取り組みが可視化されることで、部門の重要性や地位向上にもつながっていきます。
小さな改善の積み重ねが、総務部門全体の生産性向上につながっていきます。
総務部門の課題解決には、経営層の理解と協力も欠かせません。業務の明確化・効率化の取り組みを定期的に報告し、必要なリソースの確保について経営層と対話を続けていくことが、持続的な改善につながります。
他社の事例を参考にしながら、自社に合った改善策を段階的に取り入れていくことをおすすめします。
小さな一歩から着実に進めていきましょう。今後の変化にも柔軟に対応できる体制づくりが求められます。
今後は生成AIなどの新しい技術も、総務業務の効率化に役立つ選択肢として注目されています。
変化に強い組織づくりが重要です。
文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください