新型コロナウイルスの影響によって企業内のテレワーク率が一気に増加し、大規模なオフィスを必要としなくなった企業が大幅に増えました。

森ビル株式会社が例年実施している「東京23区オフィスニーズに関する調査」の2020年度版データを見ると、新規賃借予定のある企業のうち42％が「面積を縮小予定」と回答しています。

賃料が高い都市部ではオフィスビルの空室化が目立つようになり、今後もコスト削減のためにオフィスを縮小化する流れは加速していくと考えられます。

オフィスの規模を縮小する際に必ず問題となるのが、機密文書の保管・管理です。特に銀行・医療機関・建築・人材業界など個人情報を扱う書類や法定書類など高度なセキュリティを要する保管書類が大量に必要な業種では、これまでのように書類を保管できるスペースを縮小後の新オフィスで十分確保できないといった課題が頻発します。

逆に言えば、オフィスを移転するタイミングは文書管理体制を見直す絶好のチャンスともいえます。ここでは、オフィス移転時の文書管理における課題を分析します。

文書管理は何のために行うのか

オフィス移転時の課題を分析する前に、企業における文書管理のゴールについて改めて確認しておきましょう。文書管理の目的は大きく分けて次の3つです。重要文書を保存年限満了までしっかりと保管するため、業務効率を向上させるため、限られたスペースを効率的に使うためです。

つまり、必要な時に必要な文書を誰でもすぐに取り出せる環境をつくることが、文書管理の目的です。文書管理のプロセスは「初動2割・運用8割」といわれており、管理体制を構築するだけではなく、いかに現場に即した形で運用を継続できるかが重要なポイントです。

オフィス移転のプロセスと浮かび上がる文書管理の課題点

オフィスの移転準備は、半年から1年くらいかけて行うのが一般的です。移転先の物件を仮押さえした上で新オフィスのレイアウト案を作り、同時に引っ越しに伴って発生する各種作業のアウトソーシング先を選定、半年前にオフィスの解約通知を行います。「長らく保管してきた文書を精査し、全体量を削減しなくてはならないのでは」と本格的に検討しはじめるのも、この頃です。

機密性の高い書類が多い場合、新オフィスへと荷物を動かすだけでは当然リスクが伴います。抜け漏れのないように、保有している文書を全てリスト化し、かつセキュリティを担保しながら保管場所を動かさなくてはなりません。

文書削減の方法として多くの人が思いつくのは、スキャニングしての電子データ化でしょう。しかし、自社で行う場合は非常に手間と時間がかかりますし、文書のスキャニングをアウトソーシングする場合、何百万・何千万円とかかることも珍しくありません。

オフィスの移転時には、什器備品やリース契約の見直しなど必要な作業が山のように出てきます。もちろん通常の業務を止めることもできませんから、全ての文書を電子データに変換するだけの作業に労力やコストを大きく割くのは現実的ではないでしょう。何より文書を電子化しただけでは、いつでも誰でも必要な書類を取り出せる環境を作るという文書管理の目的は果たせません。

そこでお勧めしたいのが、文書管理をアウトソーシングすることです。本当に電子化すべき書類の精査から物理的な保管まで、全ての文書管理プロセスを外注することで、自社で保管する文書の削減が可能になり、運用の負担も大きく減ります。問い合わせのタイミングが移転の半年前だと、企業規模や内容によっては文書削減プロジェクトの全社展開がスケジュール的に間に合わない場合があるため、1年ほど余裕を見て準備を進めることをお勧めします。

まとめ：コストとセキュリティのバランスと管理フローの支援

文書管理をアウトソーシングする際に、多くのお客様が懸念されるのはコストパフォーマンスとセキュリティの両立です。同業他社と比較検討をされているお客様からは、「コストとセキュリティのバランスがよい」というお声をよくいただきます。

お客様の業務の中で運用しやすい文書管理体制を作ることを最優先事項とし、時間・手間・継続性の観点から電子化すべきデータを厳選してコストを抑え、不要な書類を徹底的に削減することで、当社のコンサルティングを導入いただいた企業様における紙文書削減率は1社平均54.8％という実績があります。

一時的な文書削減にとどまらず、セキュリティの観点からも現場で使いやすい文書管理の運用ルール策定やアフターフォローまで、丁寧に運用サポートを行うことが当社の強みです。自社の業態に合うか、実際にどの程度のコストがかかるかなど、ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。オフィス移転までのスケジュールがタイトな場合や、まだ情報収集段階の場合など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください