今日から使える豆知識！文書管理に役立つ“保管”と“保存”の意味の違い｜Vol.1

普段はどちらも何気なくよく使っている言葉。

でも、ホントに同じ意味なの？？？

文書管理界隈における2つの違いを文書管理の専門会社ＳＲＩがご紹介！

“保管”と“保存”の違いを理解して正しく使い分けよう！

辞書ではこんな意味！

辞書を引いてみると……

【保管】物品を預かって、傷つけたり失ったりしないように保存・管理することです。

【保存】そのままの状態に保っておくことです。

「保管」は『管理』というニュアンスが強く、利用や参照を前提とした一時的な状態を指すことが多く、「保存」は『維持』というニュアンスが強く、物の状態をそのままに保つことを目的としています。

この2つの違いを文書管理に当てはめて考えると、より分かりやすくなります。具体的に見ていきましょう。

文書管理においても“保管”と“保存”はよく使いますが、一般的に使われている意味とは少し違ってきます。

【保管】一般的には活用文書といわれています。よく使用する文書のことです。
・保管場所は、事務室内が一般的
・現年と前年の足掛け２年分の文書や、何年も継続して使用する「常用文書」も含まれる

➡つまり、使用頻度の高い文書を、紛失や破損を防ぎながら、一定期間、安全に管理しつつ業務で参照しやすい状態にしておくこと。

実際の管理方法としては、文書管理台帳の作り方も確認しておきましょう。
『文書管理台帳の作り方』

【保存】一般的には使用済み文書で、保存年限待ちの文書となります。
・保存場所は、書庫や外部倉庫
・例えば、発生から３年保存以上の文書が当てはまる

➡つまり、使用頻度の低い文書を、法律や社内規定で定められた期間、現状を維持したまま安全に管理しておくこと。

長期的に管理状態を維持するためには、整理と整頓の違いも押さえておきましょう。
『整理と整頓の違い』

文章だと難しく感じますので、「文書の発生から廃棄までの一般的な流れ」をわかりやすく図解化しました！

「発生」→「保管（活用中）」→「保存（使用済み文書）」→「廃棄」という流れを見ると、保管と保存の違いがわかりやすくなったのではないでしょうか？

保存のときは、SRIの隠れた人気商品「強度に優れ、長期保存に最適な文書保存箱/ダンボール」をお試しください！

今回は、すぐに使えて文書管理に役立つ豆知識のご紹介でした。

“保管”と“保存”の違いを理解して、正しく使い分けましょう！

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