今回は、企業合併時における文書管理の進め方についてお話しします。

最新記事：Vol.88｜企業合併の際の文書管理の方法についても併せてご覧ください。

企業合併のメリット、デメリット

お客様からよく相談される文書管理の困りごとのなかに、企業合併に伴う文書管理のお悩みがあります。

もちろん、合併を行うと間接コストを大幅に削ることができるうえ、事業を飛躍的に拡大させることができます。

ただし、いろいろなデメリットも生じることがあります。例えば、人事制度やシステム統合、そして、文書管理です。

文書についてはどういうわけか優先順位が低く、数年前に合併したのにまだ両社の文書管理の文化を併用している……という話もあり、なかなか効率化が図れないようです。

理想と現実

企業合併後の文書管理の進め方は、両社の規程を見直し、これからの文書のファイリング方法と、さらに過去分の保存文書についても管理方法を統一することが理想です。

しかし、過去分の保存文書を統一することは大変困難でしょう。各社で眠っていた文書の保管媒体（紙・電子）や保管場所を統一するのです。そのため、合併しても結局「旧Ａ社流」と「旧Ｂ社流」のやり方を別々に継続しているケースがあるようです。

そのまま放っておけば、初期に余計な労力はかかりませんが、そのうち文書が大量となり、管理が行き届かなくなり、労力の“倍返し”をくらうかもしれません。

文書管理のポイント

文書管理の業者を選定したり、保管場所を集約したり、媒体を揃えるのも一つの方法ですが、労力やそれに関わるコストもバカになりません。

数ある課題の中で特にお伝えしたいポイントは、規定の見直しと管理台帳の統一を行い、その情報をクラウド上の文書管理システムに取り込むことができれば、保管媒体（紙・電子）や保管場所が複数あっても問題にならないということです。

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合併時の文書統合を成功させるステップ

企業合併では、双方の文書管理ルールや文書番号の体系が異なることが多く、そのまま統合すると混乱を招きます。まず両社の文書を棚卸しして重複や欠落を洗い出し、新しい管理ルール・番号体系を策定したうえで移行するという段階的な進め方がおすすめです。

合併後の文書管理体制づくり

統合作業が一段落した後は、新体制での文書管理ルールを全社に周知し、定着させる期間を設けることが重要です。移行期は問い合わせ窓口を設置し、現場の疑問に迅速に対応できる体制を整えましょう。

合併に伴う文書統合は一時的に負荷が高い作業ですが、この機会に不要文書の廃棄や電子化もあわせて進めることで、統合後の管理体制をより効率的なものにすることができます。

丁寧な移行プロセスが、合併後の円滑な業務運営につながります。

合併時の文書統合プロジェクトには、両社から担当者を選出した専任チームを設置することも有効です。それぞれの管理ルールの背景を理解したメンバーが関わることで、現場の混乱を最小限に抑えながら統合を進められます。