企業で発生する書類は適切な文書管理が必要ですが、どれくらい適切に管理できているか自信はあるでしょうか。まず、書類の「保存」と「保管」は違うということをご存じでしたか。今回は「保存」と「保管」の違いに加え、文書管理方法もご紹介しますので、しっかりと理解して適切な文書管理に努めましょう。

辞書で見る“保管”と“保存”の違い

まずは辞書上での二つの言葉の違いを見てみましょう。「保管」とは、物品を預かって傷つけたり失ったりしないように保存・管理することです。「保存」とは、そのままの状態に保っておくことです。辞書の意味だけでは、実務に照らし合わせたときになかなか分かりにくいものです。

文書管理で見る“保管”と“保存”の違い

続いて、文書管理の中での言葉の違いを見ていきましょう。「保管」とは、一般的に「活用文書」と呼ばれる使用頻度の高い文書を紛失や破損から守りながら管理することを指します。取り扱いやすいようファイリングし、事務所内のキャビネットや棚などに整理して保管します。保管期限は1年以内に定めている企業が多いようです。書類が多く、キャビネットもなかなか増やせないとお困りの場合は、当社の文書保管サービスもご検討ください。

「保存」とは、一般的に使用済み文書など使用頻度の低い文書を現状維持しながら管理することを指します。それぞれの文書は商法や会社法など法令で定められた保存期間を守る必要があるため、基本的に書庫や外部倉庫に委託して保存することが多くなります。

2022年1月には「改正電子帳簿保存法」が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について見直しが行われました。これにより、これまでと保存方法が変わる場合もあるため注意が必要です。

改正電子帳簿保存法とは

2022年1月の改正電子帳簿保存法の施行により、これまで紙で保存していた資料が保存要件を満たさなくなる可能性があるため注意が必要です。電子でやり取りした情報は、すべて「電子データ」での保存が義務付けられます。たとえば、これまで可能だったメールで受信した請求書の紙保存ができなくなるということです。

当初は2022年1月から完全施行の予定でしたが、急な法改正で対応が間に合わない企業が多かったため、2023年12月まで猶予が認められています。猶予を受けるための申請などは特に不要です。詳細は国税庁のホームページをご確認ください。

文書保管・保存のポイント

保存期間の設定

法令で定められている文書は保存期間を厳守する必要がありますが、定められていない文書も存在します。そうした文書については社内で規定を設け、統一するようにしましょう。規定がないと、同一文書でも部署によって保存期間が異なるという事態が生じかねません。会社には「文書管理規則」や「文書管理規程」といったルールが存在しているはずですが、実際にはその内容を知らないという方も多いかもしれません。改めて読み返す時間を設けて共有しておきましょう。

不要文書の破棄

保存期間を過ぎた文書や長期保存が不要な文書は、速やかに破棄するようにしましょう。むやみに保存していると社内のスペースがなくなったり、必要な書類を探す際に時間がかかったりします。機密性の高い文書の破棄には、当社の機密文書抹消サービスもぜひご検討ください。

文書管理の効率化

上記のポイントを実際に運用していくには、当然手間や時間がかかります。特に紙文書の場合、保存期間ごとにファイリングしたり、期間が過ぎれば破棄したりする作業が発生し、日々の業務が忙しいとなかなか時間を割けないこともあるでしょう。そうした場合には文書管理システムを利用することで、文書のデータ化やシステムでの状況確認が可能になり、業務効率も向上します。当社でも文書管理システム「BUNTAN」をご用意していますので、ぜひご検討ください。

何から着手するかを考える

保管と保存の意味は理解できたでしょうか。文書管理についてどこから始めればよいか分からない、何をすればよいか分からないといった疑問があれば、お気軽に当社にご相談ください。ご相談から導入、導入後のサポートまでしっかりと対応いたします。自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望や、業務効率化・ガバナンス強化のため営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください