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様々な業界でペーパーレス化が進む昨今、契約書をはじめとした書類をオンラインで完結させる企業も増えてきました。フィンテックやDXといった分野への注目度が高まる一方で、電子化の流れは今後も加速していくと考えられます。
しかし、なかには紙ベースでの文書管理が今なお主流となっている業界もあります。その一つが、信用金庫などの中小規模の金融機関です。金融機関で文書管理のシステム化が進まない理由はなぜなのか、実情や課題について解説します。
金融機関における文書管理の現状と課題
金融機関の業務を進めるなかでは、署名と押印を必要とする紙文書が大量に発生します。取引伝票、口座開設申込書、各種契約書類、融資稟議書、担保不動産の鑑定書や決算書、財務分析資料など、いずれも個人情報を伴う書類がほとんどであり、セキュリティ面からの厳重な管理が非常に重要です。
加えて、契約者からの問い合わせが生じた際に文書の内容を速やかに参照できることも求められるため、大切な情報を保護しながら柔軟に取り出せる仕組みが必要になります。また、震災など大規模な災害への備えとして、事業継続計画の観点からも文書の安全な保管体制の見直しが進められており、文書管理のシステム化が注目を集めています。
しかし現状、信用金庫など中小規模の金融機関では、金融庁からのコンプライアンス遵守の指導を受けながらも、手作業で文書管理を行っているケースが大半といわれています。文書管理のシステム化は、営業店と本部で二重管理している移送資料など保管スペースの不足、本部・支店間での紙文書の移送・複写・返送にかかる手間や時間、決算書類など毎年発生する文書の取得状況の把握、審査のたびに必要となる資料の搬出・搬入の手間、必要な文書を探す手間や紛失リスクへの不安といった様々な悩みへの解決策として期待されています。
金融機関に文書管理システムを導入する際に必要な機能と懸念点
金融機関の文書管理をシステム化する場合、重視されるのは、登録や承認プロセスの遵守、アクセス制御や暗号化による機密情報の流出防止、閲覧など権限制限と操作履歴の管理ログの保管、電子化データのバックアップという4つの機能です。
フィンテックの進歩に伴い、情報セキュリティの技術水準は大きく向上しています。クラウド上へのバックアップが可能になったことは、事業継続計画の観点からも大きなメリットです。それでも、信用金庫など中小規模の金融機関で文書管理のシステム化が進まない理由としては、金融機関特有の承認プロセスをシステムに反映することが容易ではない点が挙げられます。
金融機関で用いられる書類には、受付・点検・登録・再監・承認・保管といった細かなプロセスがあり、各担当者が押印しながら書類を管理する流れが定着しています。文書管理をシステム化する場合、各担当者の承認プロセスを電子記録として残せる方式でなければ、かえって手間が増えることになりかねません。また、e-文書法により法定保存文書の電子保存が認められているとはいえ、裁判では今なお原本が重視される傾向があるため、原本保管を余儀なくされる企業も多く、保管スペースをなかなか減らせないという課題もあります。
金融機関に合わせて設計された文書管理システム
金融機関にとって重要なのは課題を解決することであり、電子化はあくまで手段です。こうした実情と課題をふまえ、当社では電子システムと人の手による管理を組み合わせた文書管理システムを開発しました。
文書の入った棚や箱をバーコードで管理することで、保管場所にとらわれない流動的な管理が可能になり、必要な書類がどこにあるかもシステム上でスムーズに検索できます。実際の保管場所とデータに相違がないかは棚卸し機能で確認可能です。文書を廃棄する際も、文書名や保存期間などをあらかじめ全文書マスタに登録しておき、バーコードによる厳格なチェックを活用することで、誤って別の書類を廃棄してしまうリスクを未然に防げます。
全文書マスタを正確に整備しておくことで、文書管理責任者の負担も大きく軽減されます。各営業店や倉庫にどれだけの文書が保管されているか、現在どの書類がどこに貸し出されているかといった状況を、システムを通じてリアルタイムに把握できるためです。もちろん、どれほど優れたシステムであっても運用が伴わなければ意味がありません。当社では、営業店や倉庫、関連会社、外部の委託倉庫会社やデリバリーまで含めた、トータルでの効率的な文書管理コンサルティングを行っています。
まとめ
文書管理システムの導入事例やデモなど、より詳しい内容については、金融機関のご要望に合わせた個別セミナーを無料で開催しております。ご都合のよい日時にお伺いいたしますので、お気軽にお問い合わせください。自行のやり方に合うか、実際どの程度のコストがかかるかなど、業務効率化やガバナンス強化に向けたご相談も承っております。それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。
文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください