膨大な量の文書を日々扱う金融機関。電子では代替しづらい独自の承認システムや個人情報保護の観点から、今なお人の手と目だけで文書管理を行っているケースも多く、フィンテック導入による効率化が以前から課題とされていました。

なかには、電子化推進の流れを受けて部署間の連携を図るために導入したグループウェアを、文書管理にも活用している金融機関も増えています。金融機関は業務の特性上、各拠点や部門が孤立化しやすい傾向にあるため、その改善策としてグループウェアを取り入れるケースは珍しくありません。そのコストだけで文書管理が十分にまかなえるのであれば、コストパフォーマンスがよいといえるでしょう。

しかし、そもそもグループウェアは文書管理に適しているのでしょうか。今回は、現場の文書管理に求められる機能について考えていきます。

グループウェアの3つのメリット

グループウェアの導入は、金融機関にとって次のようなメリットがあるといわれています。行員がリアルタイムで情報共有でき時間のロスが減ること、気軽なチャットからアイディアが創出され社内ナレッジの蓄積に活用できること、社内マニュアルや規定をファイル共有でき書類の電子保管もできることです。

3つ目の利点に着目すると、グループウェアだけで文書管理ができるのではという発想に至るのも無理はありません。

グループウェアの限界：文書管理ツールとしての難点

しかし実際のところ、グループウェアは文書管理ツールとして問題なく機能するのでしょうか。ある調査会社が実施した「グループウェアの利用状況」に関する調査によると、導入企業の72.2％が何らかの問題や課題を抱えていることが示されています。

その理由としては、社外から社内の情報にアクセスできず作業効率が下がってしまった、報告書やワークフローをクラウド化したものの依頼や報告は対面のままで電子化の便利さが感じられない、メールやファイル保管庫の容量に上限があるためかえって整理が煩雑になった、機能が複雑すぎて限られた機能しか使いこなせない、といった内容が挙げられています。

加えて、文書管理の観点から注目したいのは、必要な書類をすぐに探し出せるかという検索の精度、シンプルで使いやすいUIかという操作性、システム自体の堅牢性に加え人的ミスのリスクをどれだけ防げるかというセキュリティの3点です。

グループウェアは非常に便利なコミュニケーションツールですが、膨大な文書を管理するためのシステムではないため、金融機関の文書管理には向いていません。実際、グループウェアで文書管理を試みていたある金融機関では、現場からのクレームが多発し作業効率も下がってしまったため、文書管理専用のシステムを一から探すことになった事例もあります。

特に扱う文書量が多い金融機関のような業態では、文書管理には専用に特化したシステムを使うのが望ましいでしょう。ただし忘れてはならないのは、文書管理はシステムを導入して終わりではないということです。トータルコストを抑えながら、日々増えていく文書をいかに適切に管理し続けるか。自行の現状のやり方に即したシステムの提案と、その後の運用維持が重要です。システム導入後こそが本番であるため、導入後の文書管理サポートまでしっかり行ってくれるかどうかを業者選びの基準に組み込むことをお勧めします。

まとめ：文書管理の専門家である当社サービスの利点

1996年から文書管理専門サービスを提供している当社は、単なるシステム提供にとどまらず、現場の実情を徹底的にヒアリングし、管理・保管・廃棄すべてにおいて最適な運用法をご提案するトータルサポートを強みとしています。信用金庫のお客様をはじめ、金融機関でも多数の導入実績があり、適切な文書管理を維持しやすい体制づくりに役立ったとのお声を多くいただいております。

文書管理をあくまで日常業務の一環として負担なく行えるよう、仕組みづくりの部分までしっかりとお手伝いいたします。自金庫とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。業務効率化やガバナンス強化のため支店や倉庫を含めた契約書サイクル全体を見直したい、文書管理の見直しを検討しているがどんな方法やシステムがあるか知りたいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

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