エキサイト株式会社（以下、エキサイト）は、情報・通信業界に属し、エンターテインメントや情報提供サービスを展開している。開業から16年（取材当時）が経過し、社員数は101人から500人、2004年に株式を公開した。同社は、デジタル社会の進化に伴い、多様なコンテンツを提供し続けている。

会社の規模の拡大により、契約書管理における効率化が課題に

エキサイト株式会社では、数万件に及ぶ契約書の管理をExcelで行っていたが、会社規模の拡大と共に、管理する契約書の数も飛躍的に増えたため、その限界に直面した。Excelでは1万件を超えると抽出が難しく、必要な情報を迅速に検索するのが困難であった。特に、契約書の期限管理には多大な手間がかかり、手作業での管理には限界があった。さらに、組織替えや席替えの際に契約書が行方不明になるリスクが高まった。物理的な保管スペースも問題であり、社内のキャビネットや棚が契約書で溢れ、スペースが圧迫されていた。これらの課題により、効率的な業務運営が妨げられていた。経営管理室 法務セクション 山口氏は、「契約書の管理に多くの時間と労力が必要であり、期限の近い契約書を見逃すリスクが高まっていました。また、物理的な契約書の保管場所が増えるにつれ、検索や取り出しの際に無駄な時間がかかることが増え、業務効率が低下し、重要な契約書の管理に対する信頼性も損なわれていました。さらに、物理的なスペースの増加に伴う保管コストも問題となっていました」と当時の状況を語る。

ニーズに合うのはSRIだけ、決め手は一元管理

これらの課題を解決するために、株式会社SRIの「SRIクラウド for 契約書管理」を導入した。導入する決め手となったのは、原本が手元になくても今までと変わらない運用ができる点だ。山口氏は、「閲覧頻度の高い契約書はあらかじめ電子化されており、もし電子データがない場合でも依頼後約1時間でスキャニングデータをクラウド上で閲覧できるため、原本が手元になくても問題なく運用できます。これにより、社内スペースの確保も可能だと感じました。また、社内にある契約書も登録でき、SRIクラウドで一元管理ができることも大きな決め手となりました」と語る。同社のインフラストラクチャー室 ソリューションセクション 丸田氏は、「前例のない取り組みで、預け入れ前の契約書の棚卸しは初めての経験でした。また、上層部からは通常業務に支障が出るのではないかという懸念の声もありましたが、SRIさんにオンサイトで来ていただき、棚卸作業を行ってもらうことで効率的な進め方や必要な準備が明確になりました。当初1ヶ月かかると予測していた作業が、半分の期間で完了しました」とSRIのサポート体制について振り返る。

社員の業務効率が大幅に向上、一元管理により大幅な効率化に成功

システム導入後エキサイトでは、保管スペース、業務プロセスの効率化に成功した。「物理的な保管スペースの削減も大きな効果でした。以前はキャビネットから必要な契約書を取り出し、コピーし、再度ファイルに戻すといった一連の作業に約20分程度かかっていましたが、電子化によっていつでも閲覧可能な状態になり、社員の業務効率が大幅に向上し、時間と労力が節約され、より重要な業務に集中できるようになりました。さらに、クラウド上での管理により、社内のどこからでも必要な契約書にアクセスできるようになったことで、業務プロセス全体のスピードが向上し、契約関連のトラブルやミスの発生も減少しました」と山口氏は語る。また、「今まで職人芸を駆使して行ってきた契約書の期限管理ですが、今ではボタンを押すだけで簡単に抽出が可能になりました」と「SRIクラウド for 契約書管理」の操作性の良さについても続けて語った。費用面でも大幅な改善が見られた。「以前はExcelと社内のキャビネットで管理をしていましたが、社員にかかっていた労力（検索時間や待ち時間など）を考えると、SRIクラウドの導入は非常にリーズナブルであると感じています。SRIの担当者が会社に来て事前準備作業を代行してくれたことも、上司を説得する上で重要なポイントとなりました」と、山口氏は語る。

エキサイト株式会社の今後の展望

エキサイト株式会社は今後もSRIクラウドを活用し、契約書管理の効率化と社内スペースの最適化を図り、業務のさらなる改善を目指している。また、新たな課題に対しても柔軟に対応し、継続的な業務改善を追求していく方針である。これにより、企業全体の生産性向上とコスト削減を実現し、さらに高い競争力を持つ企業へと成長していくことを目指している。SRIでは契約書の紙や電子どちらでも、保管から破棄まで一元管理が可能です。当社の「契約書管理サービス BUNTANリーガル」を是非一度ご検討ください。

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