文書管理の煩雑さや電子帳簿保存法への対応など、企業が抱える課題は年々複雑化しています。膨大な紙文書の保管や検索に時間を取られていたり、承認フローの属人化が進んでいたりと、業務の非効率さを実感している方も多いのではないでしょうか。

この記事では、文書管理システムの基本から導入メリット、失敗しない選び方や導入事例、自作との比較までを詳しく解説します。自社にとって最適な文書管理のあり方が明確になる内容になっています。

文書管理システムとは何かをわかりやすく解説

文書管理システムの導入を検討する上で、まず押さえておきたいのがその基本的な役割と、対象となる文書の種類です。紙文書から電子文書まで幅広く扱うこのシステムは、単なるデータ保管だけでなく、業務全体の効率化やセキュリティ強化にも寄与します。

ここでは、企業で日常的に取り扱われる文書の種類と、文書管理システムが果たす重要な役割について解説します。

社内で扱う文書の種類

企業活動においては、さまざまな種類の文書が日々生成され、共有・保管されています。それらの文書は、大きく以下のように分類されます。

• 契約書
  業務委託や取引先との契約内容を明記した法的文書。

• 稟議書・決裁書
  社内での意思決定に必要な申請・承認フローに用いる文書。

• 請求書・領収書
  取引に伴う金銭授受を記録・証明する文書。

• 人事・労務関係書類
  雇用契約書、出勤簿、給与明細など、社員に関する文書。

• マニュアル・規程類
  業務の標準化を図るための手順書やガイドライン。

これらの文書は、保管義務のある期間が定められているものも多く、適切な管理と検索性の確保が欠かせません。また、文書が部門ごとに散在していると、管理の効率が著しく低下します。

文書管理システムの役割と目的

文書管理システムは、これら多種多様な文書を一元的に保管・管理し、必要な情報を迅速に検索・共有するためのツールです。その主な目的は以下の通りです。

• 文書の電子化によるペーパーレス化と省スペース化

• バージョン管理や履歴管理によるコンプライアンス強化

• アクセス制限やログ管理による情報漏洩対策

• ワークフローによる承認フローの効率化

• 電子帳簿保存法などの法令遵守の支援

また、システムによっては電子契約システムとの連携や文書のライフサイクル管理機能も備えており、法務・人事・経理など、複数部門での利用が想定されています。

情報の共有性と保全性の両立を図れる点が、従来の紙文書管理とは大きく異なる点です。

文書管理システムのメリットとは

文書管理システムの導入によって、企業は多くの業務課題を解消できます。紙文書のデジタル化や情報共有の迅速化、セキュリティ強化、法令対応のしやすさなど、目に見える効果が得られるのが特長です。

ここでは、文書管理システムがもたらす具体的なメリットについて詳しく紹介します。

文書の電子化で保管・検索・共有がスムーズになる

紙文書はかさばる上に、探すのに時間がかかるという課題があります。文書管理システムを導入することで、これらの課題が一気に解決します。

• 電子化により保管スペースが不要に

• 全文検索機能やタグ付けで文書がすぐに見つかる

• クラウド経由で複数部門から同時アクセスが可能

これにより、文書を探す時間の大幅な削減と業務の効率化が実現します。また、社内外との共有もURL一つで完了するため、やりとりも迅速になります。

セキュリティ対策とアクセス制限で情報漏洩リスクを低減

機密文書を扱う部門では、文書の誤送信や紛失による情報漏洩が大きな懸念です。文書管理システムには、次のような高度なセキュリティ機能が搭載されています。

• ユーザーごとのアクセス権限管理

• IP制限や多要素認証による不正アクセス防止

• 操作ログ記録によるトレーサビリティの確保

このように、「誰が、いつ、どの文書にアクセスしたか」が記録されるため、不正操作や情報漏洩の抑止にもつながります。

文書承認やワークフローの効率化による業務時間の削減

文書の回覧・承認作業は、手作業で行うと時間がかかる上に、進捗の可視化が難しいものです。文書管理システムは、これらのプロセスを自動化・標準化する機能を備えています。

• 稟議・申請・承認のフローを自動で進行

• 承認待ち・完了のステータスが一目で分かる

• リマインド機能により申請滞留を防止

こうした仕組みにより、承認業務のスピードアップと属人化の防止が可能になります。特に、複数部門をまたぐ承認ルートにおいては、効果が顕著です。

電子帳簿保存法やコンプライアンスに対応しやすくなる

2022年の法改正を経て、電子帳簿保存法への対応はすべての企業に求められています。文書管理システムはこの対応を支援する機能が充実しており、次のようなメリットがあります。

• 真実性・可視性・検索性を確保できる構成

• タイムスタンプ付与や訂正削除履歴の保持

• 法定保存期間に応じた自動アーカイブ設定

これにより、監査対応の負担軽減や法的トラブルの予防につながります。また、社内のガバナンス強化や業務の透明性向上にも貢献します。

場所に縛られず文書にアクセスできるためテレワークにも有効

近年の働き方改革やテレワークの普及に伴い、社外からのアクセスニーズが高まっています。文書管理システムはこの課題にも対応しています。

• クラウドベースなら自宅や外出先からもアクセス可能

• スマートフォンやタブレットでも閲覧・承認が可能

• VPNやセキュアブラウザによる安全な接続

これにより、どこにいても業務が止まらない環境を構築できます。出社前提だった業務もリモートで完結できるようになるため、生産性向上や人材の多様な働き方の実現に寄与します。

文書管理システムのデメリットと導入時の注意点

多くのメリットがある文書管理システムですが、導入すればすべてが解決するわけではありません。導入コストや運用体制、社内の浸透度など、慎重に検討すべきポイントも多く存在します。

ここでは、文書管理システムのデメリットや注意点について、事前に把握しておくべき内容を整理して解説します。

導入コストや運用管理の負担がかかる

文書管理システムの導入には、初期費用やランニングコストが発生します。特にオンプレミス型を選択する場合、以下のようなコスト要素が関係してきます。

• サーバーやストレージなどのインフラ整備

• システム導入に伴う設計・開発・カスタマイズ費用

• 運用保守や定期的なアップデート対応

さらに、クラウド型であっても月額利用料やユーザー数に応じた料金体系があり、長期的な運用コストを試算しておくことが大切です。また、システム部門が小規模な企業では、運用負担が大きくなる可能性も考慮が必要です。

社内へのルール周知と運用定着に時間が必要

システムを導入しても、それだけで業務改善が実現するわけではありません。文書管理の運用ルールが社内に浸透しなければ、結局属人的な管理に戻ってしまいます。

• 文書の登録・更新・削除の手順の統一

• フォルダやタグの命名ルールの明文化

• 承認フローやアクセス権限の設計と周知

こうした運用ルールの徹底と継続的な教育が不可欠です。特に、多部署にまたがるシステム利用の場合は、現場での定着まで一定の時間とフォローが必要になります。

機能過多や操作性の悪さが逆に非効率を生むことも

高機能な文書管理システムほど、多くのオプションや設定項目があり、かえって操作が煩雑になることがあります。結果として現場では使われず、紙管理に逆戻りする例も少なくありません。

• UIが複雑で直感的でない

• 検索や登録の手順が多すぎて手間がかかる

• 不要な機能が多く、導入目的が不明確になる

導入時には、本当に必要な機能に絞った構成と、利用者のリテラシーに合った操作性のバランスを見極めることが重要です。デモ体験やトライアル利用による事前確認を推奨します。

文書管理システムの選定で失敗しないためのチェックポイント

文書管理システムは一度導入すると長期間使い続けることになるため、慎重な選定が必要です。自社の課題に合致した製品を選ばなければ、費用対効果を十分に得られません。

ここでは、導入前に確認しておきたい重要なチェックポイントを整理して解説します。

自社の課題と導入目的を明確にする

最初にすべきことは、なぜ文書管理システムが必要なのかを明確にすることです。目的や課題が曖昧なままだと、選定基準もぶれてしまい、結果として使いこなせないシステムを導入してしまう恐れがあります。

• 紙文書の電子化が目的か

• 法令対応（電子帳簿保存法、個人情報保護法）か

• 業務効率化やテレワーク対応が優先か

目的に応じて、必要な機能や操作性、導入形態が変わってくるため、導入前に要件を具体的に整理することが最重要です。

クラウド型かオンプレミス型かを比較する

システムの提供形態には大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。それぞれに特徴とメリット・デメリットがあるため、自社の体制や方針に合った選択が求められます。

項目	クラウド型	オンプレミス型
初期費用	低い（サブスクリプション制）	高い（サーバー構築が必要）
導入スピード	早い（数日〜数週間）	遅い（数カ月かかることも）
運用・保守	ベンダーが実施	自社で対応（リソース必要）
セキュリティ	高水準（定期更新・監視付き）	自社でポリシー構築が可能
カスタマイズ性	低め（共通仕様）	高い（個別開発対応可能）

リソースや情報システム部門の体制、コスト感に応じて最適な形態を選ぶことが重要です。

セキュリティ対策や電子署名などの法対応機能を確認する

特に契約書や財務関連の文書を扱う場合、電子帳簿保存法や電子契約法に準拠した機能の有無が大きな選定基準になります。

以下のような機能の有無を確認しておくと安心です。

• 電子署名・タイムスタンプ付与機能

• アクセスログ・操作ログの自動記録

• 改ざん防止のためのバージョン管理

• 保管期間に応じたアーカイブ・自動削除

これらの機能が搭載されていれば、監査や法的リスクにも対応できる体制構築が可能です。

他システムとの連携やマルチデバイス対応も重視

導入後の利便性や活用の幅を広げるためには、既存の社内システムとの連携ができるかどうかも重要な要素です。また、外出先や自宅など場所を選ばずに使えるかどうかも確認が必要です。

• ERPやSFA、グループウェアなどとのAPI連携

• スマートフォン・タブレットなどの対応状況

• 通知機能やダッシュボードの有無

業務の一貫性と操作性を保つためにも、他システムとの親和性や多様な環境での使用可否を見極めることが、失敗しない選定につながります。

＜用語解説＞

ERP（基幹業務システム）
 企業の会計、人事、在庫管理など、社内の主要な業務を一元管理するシステム。API連携によって、他のシステムとデータをリアルタイムで共有し、業務の効率化が図れます。

SFA（営業支援システム）
 営業活動の進捗管理や顧客情報の蓄積・分析を行うツール。API連携により、グループウェアやダッシュボードと連携して、営業データの可視化や通知機能の強化が可能です。

自治体や中小企業での導入例と成功の秘訣

文書管理システムの活用は大企業に限らず、自治体や中小企業でも着実に進んでいます。成功している組織には、コスト面の工夫や運用体制の明確化といった共通点があります。

ここでは、実際の導入事例を通じて、現場に即した運用方法や成果を紹介します。

自治体の電子帳簿保存法対応を支えた導入例

自治体では、法定文書の保存義務が厳格であるため、電子帳簿保存法への対応は重要な課題となっています。以下は、仮想の中規模自治体を想定した文書管理システム導入の一例です。

• 税務・会計関連の書類を電子化し、紙保存を廃止
• タイムスタンプ機能で真正性を担保
• 住民監査や会計検査への即応性を確保

このケースでは、年間数千枚にのぼる紙書類の保管コストが削減され、監査対応の所要時間も大幅に短縮されます。文書検索やエビデンス提示の迅速化により、業務の透明性と信頼性が向上します。

中小企業でのコスト削減と業務効率化の例

中小企業でも、文書管理システムの導入によって業務改善が期待できます。以下は、製造業の企業をモデルとした改善プロセスです。

• クラウド型の低価格サービスを選定
• スキャナを活用し、必要な書類だけ電子化
• 検索性向上のため、文書タグを業務別に設定

このケースでは、紙文書を探す時間が短縮され、業務全体の効率も向上します。全てを一度にデジタル化せず、段階的に進めた点が成功のポイントとなっています。

自作は可能か？市販システムとの違いを比較

文書管理を効率化したいと考えたとき、自社でExcelやファイルサーバを使ってシンプルに構築する「自作」の選択肢を検討するケースもあります。しかし、長期的な視点で見ると、商用の文書管理システムとの間には大きな違いが存在します。

ここでは、自作と市販システムの違いや、それぞれのメリット・限界について解説します。

Excelやファイルサーバによる自作管理の限界

Excelや共有フォルダで簡易的な文書管理を行う企業は少なくありません。初期費用がかからず、すぐに始められる点は大きな魅力です。しかし、実際の運用では次のような課題が浮き彫りになります。

• ファイル名やフォルダ構成の命名が属人的になりやすい

• 同一ファイルの重複保存やバージョン管理が困難

• アクセス権限や操作履歴の管理ができない

• 検索が遅く、目的の文書を探すのに時間がかかる

このように、業務規模が拡大するにつれて情報が錯綜し、逆に非効率になるケースが多く見られます。また、法令対応やセキュリティ対策も不十分なため、監査リスクや情報漏洩の危険性が高まります。

商用文書管理システムとのセキュリティ・機能差

一方、商用の文書管理システムには、自作では実現できない高度な機能とセキュリティ対策が備わっています。代表的な違いは以下の通りです。

比較項目	自作（Excel・ファイル共有）	商用システム
アクセス制御	限定的（パスワード制限のみ）	ユーザー別に詳細設定が可能
バージョン管理	手動で管理	自動で履歴を記録・切替が可能
検索機能	フォルダ名・ファイル名で検索	全文検索・タグ検索・条件検索など
セキュリティ対策	最小限（暗号化やログ管理なし）	暗号化・ログ管理・多要素認証あり
法令対応	対応困難	電子帳簿保存法などに準拠した機能搭載

業務の信頼性や拡張性を求めるのであれば、市販システムの導入が圧倒的に有利です。特に、電子帳簿保存法への対応やアクセスログの証跡管理など、法令順守が必須な場面では、自作では限界があると考えるべきです。

導入コストを重視する場合でも、長期的に見れば商用システムの方が業務全体の効率性や安全性の観点で優れた投資になることが多いです。

文書管理システムはDX推進の第一歩

DX（デジタルトランスフォーメーション）の実現に向けて、企業が最初に取り組むべきは業務の「見える化」と「デジタル化」です。その出発点として文書管理システムの導入は非常に効果的です。

ここでは、紙文化からの脱却や、情報の一元管理によって得られる組織変革の可能性について解説します。

紙文化からの脱却で働き方改革を加速

いまだに紙文書に依存している企業では、テレワークの実現や業務の効率化が大きく制約されます。文書管理システムを導入することで、そうした紙文化からの脱却が進み、柔軟な働き方が可能になります。

• 申請や承認がオンラインで完結するため、出社不要に

• 文書の保管・管理・廃棄もデジタルで完結

• 郵送やファイリングなどの作業コストも削減

このように、物理的制約から解放されることで、働き方の自由度が増し、結果として生産性や従業員満足度の向上につながるのです。特にリモートワークやハイブリッド勤務を推進したい企業にとって、文書の電子化は必要不可欠なステップです。

一元管理により部門間連携やデータ活用が進む

情報が部門単位で分断されている状態では、業務の重複や手戻りが発生しがちです。文書管理システムでデータを一元化することで、部門を越えた情報共有やナレッジ活用が可能になります。

• 営業部と法務部で契約書の最新版を即時共有

• 管理部門で申請書の承認ステータスをリアルタイム把握

• 過去の文書データを活用した分析・改善が容易に

さらに、他の業務システムとの連携により、文書を単なる保存データではなく、経営判断に活用できる情報資産へと昇華させることができます。これは、企業のデータドリブン経営を支える重要な基盤となります。

文書管理は単なる業務効率化にとどまらず、DX推進の起点として組織全体の変革を促すツールでもあるのです。

文書管理システムなら専門会社SRIの「BUNTAN リーガル」

文書管理システムの導入にあたり、機能性・柔軟性・法対応のバランスを重視したい企業には、株式会社SRIが提供する「BUNTAN リーガル」がおすすめです。契約書を中心とした文書の一元管理を可能にし、電子化・保管・台帳管理から抹消まで、企業の法務業務を包括的に支援します。

BUNTAN リーガルの特長

• 紙と電子のハイブリッド管理に対応
  紙原本の保管とPDF化を同時に行えるため、移行コストを抑えながら段階的に電子化を推進できます。

• オンデマンド電送機能
  必要な契約書だけを短時間で電子化できるため、効率的な運用が可能です。

• 契約台帳と電子契約の連携
  登録した文書が自動的に台帳へ反映され、検索や監査対応が容易になります。

• 機密抹消や保存期限管理も可能
  保管期限を過ぎた文書は自動で削除され、情報漏洩リスクを最小限に抑えます。

• 運用規模に応じた柔軟なプラン設計
  中小企業から大企業まで、企業規模や業務内容に合わせた最適なプランを選択できます。

このように、「BUNTAN リーガル」は、法務部門の実務を深く理解した専門ベンダーだからこそ実現できる高機能なシステムです。紙の契約書から脱却し、DXと法令対応を同時に進めたい企業にとって最適な選択肢となるでしょう。

詳細はこちら：https://www.sri-net.co.jp/buntan_home

まとめ

文書管理システムは、企業の業務効率化・法令対応・DX推進において中核的な役割を果たします。文書の電子化による検索性や共有性の向上、セキュリティ強化、承認業務の自動化など、あらゆる業務改善につながる多くのメリットを提供します。また、電子帳簿保存法やコンプライアンスへの対応もスムーズになり、将来的な監査やリスクマネジメントにも効果を発揮します。

中小企業や自治体での成功事例からも分かるように、スモールスタートでも大きな成果が得られるのが文書管理システムの魅力です。自作による限界や、運用定着の難しさといった課題を乗り越えるためには、自社に最適な製品の選定が不可欠です。

文書管理の高度化を目指す企業には、株式会社SRIの「BUNTAN リーガル」がおすすめです。紙と電子の両方に対応した柔軟な運用、機密性を重視した設計、法対応に強い機能など、企業の成長と業務変革をしっかりと支援してくれます。

 

 

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