多くの企業では日々膨大な量の書類が発生し、その整理や管理に頭を悩ませているケースが少なくありません。探しても見つからない書類や、保存すべき文書が紛れている混沌とした状況は、業務効率やセキュリティに大きな影響を及ぼします。

この記事では、会社の書類をすっきりと整理し、分類しやすくする具体的なアイデアや方法をわかりやすく解説していきます。読了後には、職場全体で書類整理の仕組みが整い、効率的で快適なオフィス環境を実現できるようになります。

会社の書類整理が重要な理由

企業活動において書類整理は単なる整頓ではなく、業務の質やスピード、安全性に直結する重要な要素です。ここでは、なぜ会社で書類整理が求められるのか、その背景にある3つの観点から解説します。整理の意義を理解することで、現場での改善アクションにも説得力が生まれます。

業務効率が大きく変わるから

書類が探しにくい状態だと、探す時間が業務時間の大部分を占めてしまうことがあります。たとえば契約書や社内報告書を探すのに数十分もかかるようでは、日々の業務が滞ります。整った書類管理は業務時間の短縮につながり、社員全体の生産性を大きく向上させます。

また、必要な情報がすぐ取り出せることにより、会議やクライアント対応のスピードも上がります。このことが社内外からの信頼にもつながるため、単なる整理では済まされません。

さらに、新人や他部署の人でもどこに何があるか分かるようになることで、属人化のリスクを下げることができます。結果として、業務引き継ぎもスムーズに進みます。

セキュリティリスクを防ぐために必要

紙の書類には個人情報や機密情報が含まれていることが多く、誤って外部に流出すれば企業にとって大きな損害となる可能性があります。書類整理が不十分だと、誰でも自由に持ち出せる状況を招きかねません。

施錠可能なキャビネットの活用や、書類分類時にセキュリティレベルを設定する仕組みを設けることが重要です。また、電子化によるパスワード管理やアクセス制限の導入も、情報漏洩の防止に役立ちます。

退職者の置き土産のような書類も残ってしまうと、どこにリスクがあるか把握しきれなくなります。社内で一元的に管理する体制を整えることが、安全性を保つ基本です。

職場環境の快適化につながる

書類が積み上がった机や棚は、視覚的にも圧迫感があり、集中力の低下やストレスの原因になります。整理された環境は、従業員の心理的な安定にもつながります。

特に来客対応がある企業では、整理整頓された空間が信頼感を与えます。業務だけでなく企業イメージにも影響を及ぼすため、無視できないポイントです。

また、動線が整理されていれば移動時のストレスや探し物の手間も減り、自然と効率的な働き方が実現します。オフィス全体の雰囲気も明るくなり、チームワークの向上にも寄与します。

会社の書類整理の基本手順と分類の考え方

効率的な書類整理を実現するには、感覚や思いつきではなく、明確な手順と分類のルールを持つことが重要です。ここでは、基本的な書類整理のステップと、分類する際の考え方について詳しく解説します。社内全体で同じルールを共有すれば、属人化せず継続的に整理状態を維持できます。

まずすべての書類を取り出して把握する

書類整理を始める際は、まず全ての書類を「一箇所に集める」ことからスタートします。これによって、現在どのような書類がどれだけあるのか、全体像を把握できます。

このステップを省くと、不要書類が残ったままになったり、重複保存に気付かず非効率な状態が続く原因になります。特に社内で書類が散在している場合は、部署ごとや個人単位でバラつきが大きいため、いったんリセットする意味でも有効です。

書類はジャンル別にざっくり分けて並べ、各山にラベルをつけると、視覚的にも整理が進みます。必要であれば、写真を撮ってBefore/Afterを共有することで、社内意識の向上にもつながります。

必要・不要・保管期間ごとに分類する

全体を把握したら、次は「分類」のステップです。ここで重要なのは、必要か不要かを見極め、必要なものでも保管期間に応じてさらに分けることです。

分類のポイントは以下の通りです。

• 必要書類
  業務に継続的に使用するもの。すぐにアクセスできる場所へ。

• 保管書類
  法令や内部規程で一定期間保管が必要なもの。

• 不要書類
  期限切れや重複、用途の終わった資料は処分対象。

「いつまで保管すべきか」などのルールは、あらかじめ社内で決めておくと迷いがなくなります。また、会計書類や契約書などは法定保管期間があるため、分類時にはその確認も欠かせません。

保管書類にはファイル名や期限を明記する

保管が必要な書類は、収納するだけでなく「何が入っているか」「いつまで保管すべきか」を明記しておくことが重要です。これにより、検索性が高まり、不要な書類を長期間持ち続けるリスクも回避できます。

おすすめの管理ラベルには以下の情報を記載しましょう。

• 書類のタイトル
• 作成年月日
• 担当者名
• 保管期限（例：2028年3月末まで）

紙のファイルだけでなく、電子データでも同様にファイル名の付け方を統一することで、社内全体の検索効率が向上します。また、ラベルやシールを使って見た目を整えると、より扱いやすくなります。

処分ルールと手順も社内で明確にする

不要になった書類をどう処分するかも、書類整理における大切なポイントです。特に個人情報や機密情報を含む書類については、適切な処分が義務付けられています。

社内で決めておくべき処分ルールの例

• 定期的なシュレッダー処理の実施
• 専用の廃棄ボックスの設置
• 機密抹消業者への依頼基準
• 誰が、いつ、どのように処分を行うか記録を残す

こうしたルールが曖昧だと、保管書類の山が減らないばかりか、情報漏洩リスクも増加します。明文化してマニュアル化し、全社員が理解・実行できるようにしておくことが不可欠です。

オフィスに合った会社書類の整理方法について

会社ごとにオフィスの広さや書類量、業務フローは異なります。そのため、書類整理の方法も自社の状況に合わせて最適化することが重要です。

ここでは、収納スペースや使用頻度に応じた工夫、ペーパーレス化を含む最新の整理手法について紹介します。整理の選択肢を広げることで、より実践的な改善が可能になります。

使用頻度に応じて一軍・二軍に分けて収納する

書類をすべて同じように扱ってしまうと、必要なものがすぐに見つからず作業効率が下がります。そこで有効なのが「一軍」「二軍」といった使用頻度別の収納方法です。

一軍書類とは、日常的に使う見積書や報告書、会議資料など。これらはデスク周りや引き出しなど、すぐ手に取れる場所に配置します。二軍書類は過去の契約書や稟議書など、頻度は低いが保管が必要なもの。こちらは書庫やキャビネットの奥、または別室の保管棚などへ移動します。

この区分により、オフィス全体の収納スペースを有効に使うことができ、探しやすさも格段に向上します。

平置きより縦置き収納で省スペースを実現

書類を机の上や棚に平置きして積み重ねると、下の書類が取り出しにくくなるだけでなく、見た目も雑然としてしまいます。ここでおすすめなのが「縦置き収納」です。

縦置きのメリットは以下の通りです。

• 一目で分類が確認できる

• 必要なファイルがすぐに取り出せる

• 限られた棚スペースを効率的に使える

• デザイン性が高く、オフィスの印象が整う

ファイルボックスやスタンドを活用することで、分類ごとに分けて立てて収納でき、書類の出し入れもスムーズになります。また、色分けやラベル付けをすることで視認性がさらに向上します。

電子化・クラウド化でペーパーレスを推進する

紙の書類は物理的に場所を取り、管理の手間もかかります。そこで注目されているのが電子化やクラウド化によるペーパーレス管理です。近年はスキャナーやOCR技術の向上により、手間なくPDF化できるツールも充実しています。

ペーパーレスの導入メリット

• 検索性が向上し、目的の書類がすぐ見つかる

• 共有・同時編集が可能で、チーム作業が効率化

• 保管スペースの削減

• 災害時のデータ消失リスクを回避できるクラウド保管

一部のみ電子化して運用するハイブリッド型も現実的な選択肢です。紙の原本が必要な場合は、後述する「BUNTANリーガル」のような専門ツールの活用も視野に入れるとよいでしょう。

社外サービスの活用も選択肢に入れる

書類整理に関しては、すべてを社内で完結させようとせず、社外サービスの活用も一つの戦略です。特に契約書や重要文書の管理は、セキュリティと効率性の両面で外部専門サービスの方が優れていることがあります。

社外サービスの利点

• 専門知識とシステムによる高精度な管理

• 法令対応や保管ルールの自動化

• 電子契約との連携で紙管理からの脱却が可能

• 物理文書の原本保管から抹消まで一元対応

特に「契約書の管理や電子化を進めたいが、自社の体制では不安」という企業には、後述する「BUNTANリーガル」のような契約書専用システムの導入が非常に有効です。

書類整理を習慣化するためのオフィスの工夫

一時的な書類整理だけでは、すぐに元の煩雑な状態に戻ってしまいます。整理を維持するためには、職場全体で「習慣化」させる仕組みづくりが重要です。

ここでは、オフィス内で書類整理を自然に続けられる工夫や仕掛けを紹介します。誰でも簡単に実践でき、継続性が高い方法を取り入れていきましょう。

書類の定位置を決めて全員に周知する

整理状態を保つための基本は、すべての書類に「置き場所（定位置）」を決めることです。誰が見ても、どこに何があるかが一目でわかるようにします。

定位置管理のポイント

• 書類の種類ごとに収納スペースを固定
• ファイルやボックスにカテゴリ名と担当部署をラベリング

• 書類を戻す際のルールを掲示して可視化

収納場所に迷いが生じると、仮置きが増えて整理のサイクルが崩れます。定位置を明確にし、全社員に共有することで、元に戻す習慣が定着します。

戻すことを徹底し、ルールを可視化する

書類整理が続かない原因のひとつが「出したものを元に戻さない」ことです。これを防ぐには戻すことを徹底するルール作りと、それを誰もが理解できる形で見える化することが必要です。

具体的な対策

• 「使ったら戻す」ルールを掲示し、リマインダーとして視覚的に訴える

• 週1回など、定期的なチェックタイムを設ける

• ルールを破った場合の対応を明確化し、習慣化を促す

ポスターやステッカー、デジタル掲示板などで、見落としが起きない仕組みにするのが効果的です。繰り返し目にすることで、自然と整理行動が根付いていきます。

オフィス内の動線を考慮したレイアウトにする

書類の出し入れをスムーズにするには、収納場所と使用場所の距離や動線を意識することが大切です。書類棚が遠すぎると戻すのが面倒になり、仮置きが常態化してしまいます。

動線を考慮した工夫：

• 各部署の中心に共有の書類棚を設置

• 会議室近くには資料専用スペースを配置

• 頻繁に出入りするエリアは開閉がしやすい収納家具を使う

収納と業務スペースの位置関係を見直すだけで、無駄な動きが減り、整理行動も無理なく続けられます。オフィス移転時やレイアウト変更の際には特に意識したいポイントです。

見える収納と見せない収納を使い分ける

整理整頓を習慣化するためには、収納方法の選び方も重要です。「見える収納」と「見せない収納」を使い分けることで、利便性と美観を両立させることができます。

使い分けの基準：

• 見える収納（オープン棚、透明ファイル）
  • よく使う書類や、共有書類
  • ラベル付きで探しやすさを重視
• 見せない収納（引き出し、扉付きキャビネット）
  • 使用頻度が低い文書
  • 雑多な書類やアーカイブ資料

見える収納は利便性が高い反面、見た目が散らかって見えることもあるため、整える工夫が必要です。反対に、見せない収納では中身の管理がおろそかにならないよう、ラベリングやリスト化が不可欠です。

会社で役立つ書類収納アイテムと選び方

効率的な書類整理を実現するためには、収納アイテムの選び方も重要なポイントです。どんなにルールを整備しても、使い勝手の悪い収納では定着しません。ここでは、実際のオフィスで活用できる便利な収納グッズや、それぞれの選び方のポイントについて具体的に紹介します。

用途別クリアファイルやフォルダーを使い分ける

書類整理における基本ツールとして、クリアファイルやフォルダーの使い分けは欠かせません。目的ごとに種類を変えることで、分類がしやすくなり、探す手間も大きく減らせます。

使い分けの具体例：

• 案件ごとに色分けしたカラークリアファイル

• 定期的に使う書類には見開き型フォルダー

• 重要書類や契約書類には厚手で破れにくいフォルダー

クリアファイルにはラベルシールを貼って内容を明記すると、見た目も整い、管理がしやすくなります。また、薄型タイプと厚型タイプを使い分けることで、無駄なスペースを防ぐことができます。

書類の分類に便利なインデックスホルダー

複数の書類をひとまとめに管理したい場合は、インデックスホルダーの活用が効果的です。中が仕切られているため、関連書類を1つにまとめて保管できる上、タブで分類が明確になります。

インデックスホルダーの活用ポイント：

• プロジェクトごとの進捗資料の管理に最適
• 日付別・担当者別に仕切れる構造が便利
• タブにはカテゴリ名や締切日を記入

透明タイプのものを使えば中身が見えて、確認も素早くできます。また、タブの順番を整えるだけで、視覚的にも「今すぐ必要な資料」「後から見る資料」といった優先順位をつけやすくなります。

収納量に応じたファイルボックス・棚の導入

ファイル類を収納する際に便利なのが、ファイルボックスや収納棚の導入です。収納量に応じてサイズや数を調整することで、整った空間を維持できます。

選び方のポイント：

項目	内容
小規模部署	卓上型のコンパクトなファイルボックスが便利
大量保管が必要	耐久性のある金属製ラックやキャビネットが適している
頻繁に出し入れする場合	スライド式の棚やキャスター付き収納が効率的

棚の高さは目線に合わせると、無理なく出し入れできるため継続しやすくなります。また、見た目が乱れないよう、同一デザインで統一感を持たせるのも有効です。

小規模オフィス向けの省スペース収納家具

スペースに限りがある小規模オフィスでは、省スペースで効率的に書類を収納できる家具の選定が鍵となります。収納量を確保しながらも、圧迫感を与えない設計が求められます。

おすすめのアイテム

• スリムタイプの引き出し収納

• デスク下ワゴン型収納

• 壁掛けラックや吊り下げ収納

これらのアイテムは、使いたいときにすぐ引き出せて、使わないときは目立たず収納できるのが特長です。また、可動式の収納家具であれば、レイアウト変更にも柔軟に対応できます。

オフィス書類整理の成功アイデア

日々の業務の中で書類整理を継続していくためには、単なる整理整頓にとどまらないアイデアと仕組みが必要です。

ここでは、実際のオフィスで効果を上げている取り組みや、書類管理の成功事例を紹介します。習慣化の工夫からITツールの活用まで、多様なアプローチで書類整理のレベルを引き上げましょう。

月に1度の社内“整理デー”で定期的にリセット

どんなに整理を徹底しても、日々の業務で少しずつ乱れていくのは避けられません。そのため「月1回の整理デー」を設けて、全員で一斉に見直しをすることが効果的です。

実施のポイント

• 月初または月末など、定期的なスケジュールに設定
• 書類の不要判定や棚の整理を各自で実施
• 部門単位での改善ポイントを共有し、成功事例を社内展開

一斉に取り組むことで、社内の意識統一が図れるとともに、他部署との連携もスムーズになります。業務の合間では手を付けにくい整理作業を、習慣化するきっかけになります。

部署ごとの整理責任者制度でルールの徹底

整理のルールは整えても、誰が管理するかが曖昧だと形骸化してしまいます。そのため、部署ごとに「書類整理責任者」を配置し、各エリアのルール徹底を図る方法が効果を上げています。

運用の仕方

• 整理状況のチェックリストを用意
• 各月のレビューを責任者同士で共有
• ルール変更時には責任者から全体にアナウンス

担当者が明確になることで「誰かがやるだろう」ではなく、「自分たちの管理領域」という意識が生まれます。業務と並行して無理なく実行するには、簡易的なチェック体制から始めるのが現実的です。

保管文書はクラウド上の共有フォルダで一元管理

物理的な書類を減らし、クラウド上で管理することで、検索性とセキュリティが同時に向上します。特にプロジェクトごとに資料が分散しがちな企業には、フォルダ構造を整えたクラウド管理が有効です。

クラウド管理の利点

• 外出先やテレワーク中でも書類にアクセス可能

• 権限設定でアクセス制限をかけられる

• バックアップ機能で紛失リスクを軽減

クラウド上でのファイル名や格納ルールは、紙の書類と同様に統一が必要です。社内ポリシーとして標準化することで、誰でも迷わず使える仕組みになります。

セキュリティ基準を満たす書庫の導入事例

機密文書や契約書の管理には、セキュリティ性能の高い書庫やキャビネットの導入が必要です。実際に多くの企業で導入されているのが「耐火・施錠・耐震機能」を備えた収納設備です。

導入企業の声（例）

• 金融業：「耐火ロッカーで災害対策と情報漏洩リスクを軽減」
• 法務部門：「書庫への入室をIDカードで制限し、内部統制を強化」
• IT系企業：「耐震キャビネット導入で、地震時の転倒リスクも回避」

物理的なセキュリティ対策は、電子管理と並行して行うことで万全になります。特に重要文書は「デジタルと物理」の両面からの保護が求められます。

会社の書類整理にお困りならSRIの「BUNTAN リーガル」がおすすめ

契約書や法務文書の整理に課題を感じている企業には、SRIの「BUNTANリーガル」の導入が非常におすすめです。紙と電子のハイブリッド管理が可能で、業務効率とセキュリティを両立できます。

「BUNTANリーガル」の特長

• 契約書の原本保管、PDF化、台帳管理、機密抹消まで一括管理
• 電子契約サービスとも連携でき、完全ペーパーレスも可能
• 必要な契約書だけを短時間でデータ化できるオンデマンド電送機能

• 企業規模に応じた柔軟なプラン設計

法務業務の負荷を減らし、書類の整理から検索、保管、廃棄までを一元的に扱いたい企業にとって、非常に心強いツールです。

詳細はこちら：https://www.sri-net.co.jp/buntan_home

まとめ

書類整理は、単なる整頓ではなく、業務効率化・セキュリティ対策・快適な職場環境づくりといった企業運営の根幹に関わる重要な要素です。この記事では、会社の書類整理においてなぜ整理が必要なのか、どのように分類・保管すべきか、そして継続的に整理状態を維持するためのアイデアやアイテムについて詳しく解説しました。

中でも、整理の習慣化とクラウドや社外サービスの活用は、現代のオフィスに欠かせない視点です。書類の管理に課題を感じている担当者は、ぜひSRIの「BUNTANリーガル」の導入を検討してみてください。紙と電子の両方に対応した契約書管理システムは、手間を減らしつつセキュリティを高め、企業の法務部門の負担を大幅に軽減してくれます。

 

SRIでは、文書管理についての様々な情報を発信しております。
人気の関連コンテンツをこちらでご覧いただけます。ご検討・社内展開にもご活用ください。

◆導入企業の事例を見る
実際にSRIのサービスを導入し、文書管理・契約書管理の業務を改善された企業の声をご紹介
導入事例一覧

◆SRIのサービス資料を見る
SRIが提供するサービスの全体像や特長をまとめた資料
サービス紹介資料一覧

◆SRIのアーカイブ動画を見る
SRIのサービスをわかりやすく動画で公開
アーカイブ動画一覧