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履歴書は採用活動の基礎資料でありながら、応募者の個人情報が多く含まれる非常に機微な文書です。
そのため、保管期間や管理方法、廃棄の手順を誤ると、法令違反や企業の信用失墜につながるおそれがあります。
この記事では、履歴書の保管・廃棄に関する法律、管理のポイント、そして安全な運用方法について詳しく解説します。
目次
1. 履歴書を適切に管理する重要性
履歴書は応募者の学歴・職歴・スキルを把握するための基本的な書類であり、採用活動の判断材料として欠かせません。
しかし、氏名・住所・生年月日など、個人を特定できる情報を多く含むため、取り扱いには十分な注意が求められます。
デジタル化やオンライン採用が進む今、履歴書の管理体制は紙・電子の両面で整備する必要があります。
保管期間、管理責任者、アクセス権限、廃棄手順を明文化し、組織全体でルールを共有することが信頼性を高める第一歩です。
2. 履歴書保管に関わる法律と企業の義務
労働基準法に基づく保存期間
労働基準法第109条では、労働者に関する書類を退職後5年間保存する義務があります。
採用後の履歴書は雇用記録の一部としてこの対象に含まれ、労務紛争や監査時の証拠資料として重要な役割を果たします。
法令上は5年間の保存が求められていますが、重要なのはこの基準を社内規程に明確に定め、実際に運用できる体制を整えることです。
曖昧な運用を避け、定期的に管理状況を見直すことで、法令遵守と情報管理の精度を高めることができます。
個人情報保護法の遵守
履歴書は「個人情報保護法」で定める個人データに該当します。
企業は、利用目的の明示、安全管理措置、第三者提供の制限を遵守しなければなりません。
2022年の法改正では、漏えい報告義務が強化されており、管理体制の整備がより重要になりました。
雇用関連法との関係
「男女雇用機会均等法」や「障害者雇用促進法」など、採用活動を公平に行うための法律も関わります。
履歴書を目的外で利用したり、長期的に保管し続けたりすることは、差別的な取り扱いと見なされるリスクがあります。
3. 履歴書の保管期間と運用の考え方
採用となった場合
採用が決まった応募者の履歴書は、人事記録として退職後5年間の保管が必要です。
社内システムやクラウド上で保管する場合は、アクセス権限を厳格に制御し、第三者による閲覧や改ざんを防ぎましょう。
また、昇進・異動・再雇用などの人事判断に活用できるよう、データの整合性を保つことも重要です。
不採用となった場合
不採用となった応募者の履歴書については、法律上、保管期間を明確に定める義務はありません。
ただし、選考結果の照会や再応募の対応などを考慮し、3か月〜1年程度の期間を目安として一時的に保管する企業が多く見られます。
この期間を過ぎた履歴書を保管し続けることは、個人情報保護法上「不要な個人情報の保有」と見なされるリスクがあります。
そのため、利用目的が達成された段階で速やかに廃棄することが推奨されます。
また、将来的な採用機会を考慮して履歴書を保管する場合は、応募者本人の同意を明確に得たうえで、保管期間や利用目的を通知しておくことが重要です。
4. 履歴書の保管方法とセキュリティ対策
紙ベースでの保管
物理的な書類は、鍵付きキャビネットや耐火金庫など、アクセス制限がある場所で保管します。
火災・湿度・紛失などのリスクがあるため、保管環境を適切に整えることが重要です。
また、取り扱い担当者を限定し、持ち出しや複製を禁止するルールを設けましょう。
電子データでの保管
クラウドストレージや採用管理システムを利用することで、検索性や共有性を高められます。
一方で、不正アクセスや情報漏えいを防ぐためには、暗号化・多要素認証・アクセスログ監査などのセキュリティ強化策が欠かせません。
5. 安全な履歴書管理を実現するための文書保管体制
文書保管体制を整える際には、紙と電子データの両方に対応できる仕組みを構築することが不可欠です。
特に採用関連書類は、保管期間・廃棄手順・アクセス制御などが複雑化しやすいため、専門の文書保管サービスを活用する企業が増えています。
例えば、SRIが提供する文書保管サービスでは、履歴書や職務経歴書の紙文書を電子化し、安全なクラウド環境で一元管理できる仕組みを提供しています。
・安全な保管環境：耐震・耐火性を備えた専用倉庫で紙書類を厳重保管
・電子化と検索性向上：スキャン後のデータは高速検索が可能
・アクセス制御・履歴管理：担当者単位での権限設定により、情報漏えいリスクを最小化
・自動廃棄スケジュール：保存期限を自動管理し、廃棄時期を通知
・機密抹消証明書の発行：履歴書を含む個人情報文書の適切な処理を証明し、法令遵守の証跡として監査などに対応
6. 履歴書廃棄の手順と注意点
紙の履歴書の廃棄方法
履歴書など個人情報を含む書類は、内容を判読できない形で廃棄することが必須です。
シュレッダー処理や溶解処理を行い、情報が外部に流出しないよう徹底します。
SRIのサービスでは、機密抹消処理後に溶解処理を実施し、機密抹消証明書の発行にも対応しています。
電子データの完全削除
データを単に削除するだけでは復元される可能性があります。
専用ソフトによる上書き消去や、ストレージ機器の物理破壊など、完全な削除が必要です。
SRIでは、お客さまからお預かりした電子データを削除した際に、ご要望に応じてデータ削除証明書を発行することが可能です。
これにより、必要に応じた証跡の確保やコンプライアンス対応をサポートします。
7. 履歴書の返却対応
応募書類（履歴書等）の返却について、企業には法令上の義務はありません。ただし、募集要項や採用ポリシーに“返却する”旨が明記されている場合は、その方針に沿って対応することが望ましいです。また、電子応募の場合は削除可能な仕組みの導入が推奨されます。
まとめ：履歴書管理は企業の信頼を守る基盤
履歴書の保管・廃棄は、企業の法令遵守と社会的信頼を維持するための重要な業務です。
正しい保管期間の設定、適切な管理体制、そして確実な廃棄手順を整えることで、リスクを最小限に抑えられます。
特に、専門サービスを活用することで、安全性と効率性を両立できます。
SRIの文書保管サービスでは、履歴書をはじめとする機密文書を安全に保管・電子化し、廃棄まで一元的に管理可能です。
法令対応の証跡も自動で残せるため、監査や社内報告にも活用できます。
採用活動をより安心・効率的に進めるために、いま一度、自社の履歴書保管体制を見直してみてはいかがでしょうか。
SRIでは、文書管理についての様々な情報を発信しております。
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