企業や組織の中で適切な文書管理を継続するためには、明確なルールの策定が必要です。機密性の度合いや法律で定められた保管期限が書類によって異なるため、ルールなしでは現場が混乱してしまいます。

必要になったときに「あの書類はどこだ？」といった事態を事前に防ぐためのルールが文書管理規程です。この記事では、文書管理規程の定義と具体的な策定方法のポイントを解説します。

文書管理規程とは企業や組織内で文書を管理するためのルールです。契約書などの各文書の保管から一定期間後に廃棄するまでのサイクルを明文化したものだと考えればよいでしょう。文書管理規程を策定しておくことで、書類の保管場所が分かりやすくなり、必要なときに参照できるメリットがあります。

文書管理規程は、会社によってたとえば「保存期限経過後速やかに廃棄すること」や「廃棄証明書を取得すること」などの枠組みのみ記載していることがあります。その場合、規程だけでは現場の運用には不十分のため、「ルール・細則」を設けます。

「ルール・細則」とは、文書ごとの保管期間や担当部署などを細かく規定するものです。適切な文書管理には必須の項目であり、ルール・細則に則った管理をいかに効率よく実践するかがポイントとなります。

文書管理を適切に行うメリットとして、「顧客満足度の向上」「リスクマネジメント」「社内業務の効率化」の3点が挙げられます。

たとえば顧客から過去締結した契約書に関する問い合わせがあった場合、文書管理体制が整っていないと、必要な文書を探し出すために多大な時間がかかってしまいます。あまりに返答が遅いと、相手企業からの信用低下につながるリスクがあります。

したがって文書管理規程を策定した上で、必要な書類をいつでも検索・参照できる環境を整備することは顧客からの信用を落とさないために必要な予防策なのです。

文書管理のルールに則って文管理を行えば、機密情報の流出や重要書類の紛失リスクを軽減できます。特に機密情報の外部流出は企業にとって問題となっており、場合によっては多額の損害賠償を背負うことになります。

したがって、リスクマネジメントの観点からも文書管理のルールは明文化し、想定されるインシデントへの対策を細則に盛り込むべきなのです。

文書管理のサイクルは、通常以下のような流れをたどります。

これらのサイクルをルール無しで円滑に管理することは、不可能です。当然ながら、担当者の退職や部署異動なども考えられるため、誰でも同じことができる仕組みづくりが必要といえるでしょう。

文書管理を適切に行えれば、社内のノウハウを共有しやすくなり、経営資源の蓄積にもつながります。今後の業務効率化のために、文書管理のルールと実際のワークフローを整備しておきましょう。

文書管理のルールは策定して終わりではありません。ルールとして決められた内容が、現場できちんと運用されているかどうかが重要です。事業が拡大していくにつれ、文書管理の負担は大きくなります。

もし下記の内容に当てはまる場合は、早期の見直しをおすすめします。

文書管理の対象となる文書は、年々増えていきます。もし自社の文書管理が社内のキャパシティを少しでも逼迫しているようなら、ぜひ社内だけで解決しようとせず、社外の文書管理のプロにも相談してみましょう。

私どもSRIは、創業から文書管理の専門家としてさまざまな業種のお客様の文書管理をサポートして参りました。文書管理システムをただ導入するだけではなく、文書管理規程のルール・細則の内容変更や実際の現場での運用確立まで支援するのが私どもの強みです。

「システム導入後も自社で維持しやすい文書管理」をご希望であれば、ぜひ一度お気軽にご相談下さいませ。

弊社のホームページでは様々な事例をご紹介しておりますが、「自社とSRIの文書管理が合うのかが分からない」「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

業務効率化やガバナンス強化のため、支店や倉庫含めた全体の契約書サイクルを見直したい、文書管理を見直そうという動きが出ているが、どんな方法や管理システムがあるのか知りたいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。

SRIでは、文書管理についての様々な情報を発信しております。
人気の関連コンテンツをこちらでご覧いただけます。ご検討・社内展開にもご活用ください。

→

お役立ち情報

文書管理規程とは？文書管理の実務に役立つマニュアル作り