マイナンバー制度は、国民一人ひとりに12桁の番号（マイナンバー）を割り振る国の制度です。今回はマイナンバー制度における文書管理について解説します。

マイナンバー制度の開始

各個人へのマイナンバー通知が始まり、その後順次マイナンバーの利用が始まりました。企業においても対応が必須となります。

企業は、従業員の税務申告等の際にマイナンバーの記載が必要となります。また扶養控除の関係で、従業員本人だけでなく扶養家族のマイナンバーも把握する必要があります。

マイナンバーが記載された書類は「特定個人情報」として、個人情報保護法よりも厳格な管理が求められます。本人の同意があったとしても、法に定める範囲を超えた第三者提供は禁止されています。

文書管理の観点から

マイナンバー制度への対応としては様々な取り組みが求められますが、ここでは文書管理の観点から解説します。マイナンバーが記載された文書は、目的外保管が禁止されています。

つまり、保存年限を迎えたマイナンバー記載文書は、確実に廃棄しなければなりません。これは容易なことではありません。これまで多くの文書は、保存年限より早く廃棄することは問題視されていたものの、長く保存しておくこと自体は特に問題視されていませんでした。しかし今回の「目的外保管の禁止」により、マイナンバー記載文書は期限を迎えたら確実に廃棄する必要があります。

そのためには、これまでのファイリング方法やキャビネット・文書箱への収納方法を見直す必要が生じる場合があり、保存年限を法定年限より長めに定めている場合には社内規定の見直しも必要になります。これは紙媒体だけでなく、電子データについても同様です。各企業に文書管理の指導を行う立場からすると、各企業が問題なくこの対応を行えるのか、注視すべき点だと感じています。

業務上、保存年限経過後も保存が必要な場合には、番号記載部分を削除する「マスキング」も認められています。マスキングの前提として、番号自体が「特定個人情報」にあたるため、復元が不可能な状態にする必要があります。具体的には、番号部分をパンチングするなどの方法が挙げられます。マジックで塗りつぶすだけでは透かして見えてしまう可能性があるため不十分であり、記載部分を切り取った場合も、切り取った部分をシュレッダー等で確実に廃棄する必要があります。これはさらに手間のかかる対応といえます。

まとめ

どの文書が対象になるのか、保存年限や起算日はいつなのか、確実に廃棄する方法はどうすればよいか。こうした点にご関心のある方は、当社の事例やソリューションをご紹介しますので、ぜひご相談ください。

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