新型コロナウイルスが世界に広がったことで、多くの企業でリモートワークが導入され、オフィスに対する考え方も大きく変わりました。今回は、現在のオフィス市場の状況とそれに伴う文書削減の考え方についてお伝えします。

東京都心部Ａクラスビル市場の現況

東京都心部Aクラスビルの空室率は、在宅勤務の普及等に伴い2020年以降、企業によるオフィス戦略の見直しが進んでいます。2022年には空室率が3%台後半に達し、空室率の上昇に伴い成約賃料も3万円を下回る水準まで下落しています。

東京都心部Ａクラスビルとは？

東京都心部Aクラスビルとは、延床面積10,000坪以上、1フロア面積300坪以上、築年数15年以内のビルを指します。このような比較的新しく広い面積を持つオフィスの空室率が、ここ数年で上昇傾向にあります。

在宅勤務の現況と今後の予測

コロナ禍において急速に在宅勤務が普及し、都内企業のテレワーク実施率は50〜60%台で推移しています。コロナ終息後も完全出社に戻すと答えた企業は20%台にとどまっており、今後も在宅勤務と出社を組み合わせたハイブリッド型が定着していくと予想されています。テレワークを導入したくてもどこから手を付けたらよいか分からないという場合は、当社のテレワーク支援ソリューションをぜひご活用ください。

フリーアドレスの導入

コロナ禍で在宅勤務が広がると同時に普及しているのが「フリーアドレス」です。座席を固定せず、どこの席でも働けるという仕組みで、今後さらに導入企業が増えれば、出社人数に対して余裕を持った座席を用意する必要がなくなり、オフィス面積を縮小しようとする企業も増える可能性があります。

オフィススペースの活用

在宅勤務と出社のハイブリッド制やフリーアドレス制が浸透すると、余裕を持った座席配置は不要になっていく一方、在宅勤務のデメリットを解消するための新たなスペース確保を検討する企業もあります。コミュニケーション不足が懸念される企業では、「1人で電話や会議を行うスペースの確保」や「グループでのセッションができるスペース」の検討が進んでいます。

スペースを活用するために

フリーアドレスを導入したくても個人の私物が多いとなかなか進まないという声も多く聞かれます。その場合は、まず個人のデスク周りの書類を削減することから始めましょう。また、座席を減らしたくても減らしすぎるわけにはいかない場合は、キャビネットの文書削減に着手することが有効です。

整理が全くできていなかったオフィスの書類を整理していくと、統計データでは以下のような比率になることが分かっています。

区分	比率
廃棄する書類	50%
倉庫保管する書類	30%
社内保管する書類	20%

倉庫に保管する場合は社内スペースの80%、倉庫ではなく社内保管する場合でも50%のスペースを確保できるようになります。これにより、小さなオフィスへ移転して大幅なコスト削減を見込める可能性が出てきます。オフィスを移転しない場合でも、確保できたスペースをミーティングスペースなど新たな用途に活用することができます。とはいえ、廃棄できる書類が50%あると分かっていても、通常業務の中でなかなか文書削減が進んでいない企業も少なくないでしょう。

まとめ

新型コロナウイルスの拡大により、企業のオフィスに対する考え方も少しずつ変わりつつあります。より効率的なオフィスを目指すためには、スペースの有効活用が不可欠です。当社では文書削減コンサルティングを行っておりますので、お悩みがあればぜひご相談ください。文書管理についてどこから始めればよいか分からない、何をすればよいか分からないといった疑問があれば、お気軽に当社にご相談ください。ご相談から導入、導入後のサポートまでしっかりと対応いたします。自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望や、業務効率化・ガバナンス強化のため営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください