お問い合わせ 
資料請求 >
移転時の機密文書・廃棄処理の進め方
情報漏洩を防ぐための実務ガイド
オフィス移転の混乱期こそ、機密情報の漏洩リスクが高まります。適切な廃棄方法の選択から証明書の取得まで、コンプライアンスに対応した機密文書処理の方法を解説します。
移転時に情報漏洩が起きやすい理由
オフィス移転は通常業務と並行して行われるため、書類管理が一時的に手薄になりがちです。以下のようなリスクが特に高まります。
慌てた状態での廃棄作業で、保存義務のある書類を誤廃棄したり、廃棄すべき個人情報を持ち越してしまうケースが発生します。
梱包・搬送中に機密書類が混入・散逸するリスク。旧オフィスに書類が残置されるケースも報告されています。
シュレッダー処理は時間がかかるため、個人情報書類をそのままゴミ袋に廃棄してしまう事例が後を絶ちません。
書類の廃棄に注意が向くあまり、旧サーバーやPCのデータ消去が後回しになり、廃棄・売却時に情報漏洩するケースがあります。
機密書類の種類と適切な廃棄方法
| 書類の種類 | 機密区分 | 推奨廃棄方法 |
|---|---|---|
| 顧客情報・個人情報を含む書類 | 最高機密 | 溶解処理（廃棄証明書付き） |
| 社外秘の営業資料・契約書 | 機密 | 溶解処理またはシュレッダー |
| 社内の人事・給与関連書類 | 機密 | 溶解処理（証明書推奨） |
| 一般的な社内文書・業務書類 | 社外秘 | シュレッダーまたは一般廃棄 |
| 公開情報・一般配布物 | 一般 | 一般廃棄 |
溶解処理を推奨する理由
製紙工場で紙を溶かして処理するため、シュレッダーより確実に情報を抹消できます。また、一般にシュレッダー処理よりも大量処理でのコストが低く、廃棄証明書が発行されるため法的証拠にもなります。個人情報保護法への対応を考えると、顧客情報を含む書類には溶解処理が最もリスクを低減できます。
機密廃棄処理の一般的な流れ
仕分け・分類
機密区分ごとに書類を分類・梱包
専用ボックス収納
業者提供の封印済みボックスに封入
セキュリティ輸送
セキュリティ対応車両で製紙工場へ輸送
溶解処理
製紙工場でパルプ状に溶解・完全抹消
証明書発行
廃棄完了の証明書を発行・納品
SRIの機密抹消サービスの特徴
プライバシーマーク認定
Pマーク認定事業者として、個人情報の適切な管理と廃棄体制が認定されています。
廃棄証明書の発行
溶解処理完了後に廃棄証明書を発行。監査・コンプライアンス対応に活用できます。
文書整理とワンストップ対応
仕分け・電子化・外部保管・廃棄まで一貫対応。移転時の窓口を一本化できます。
移転スケジュールに対応
移転日程に合わせた廃棄スケジュールを柔軟に調整。緊急の廃棄依頼にも対応可能です。
機密文書の廃棄処理、安心してお任せください
移転時の機密廃棄に関するご不安・ご相談は、お気軽にお問い合わせください。廃棄量・スケジュールに合わせた最適なプランをご提案します。