検索・利用頻度の高いアクティブなカルテは院内で管理し、検索頻度の低いカルテを SRIで保管します。
カルテは患者単位で保管管理し、必要な際には患者単位での原本配送が可能です。
外来・入院カルテ、X線・CT・MRI等のフィルム、心電図などの保管で、多くの病院にサービスを提供しています。
※サービス例
  ・初期入庫時に、ID番号・患者名・入退院日などの指定項目をマッチング。
  ・院内の保管棚から該当分を抽出するピッキング業務

大切な診療録（カルテ、診療情報、医療情報など）を、適正に管理できているでしょうか。

カルテは患者の診療に関する経過を記録したものであり、究極の個人情報とも言われております。

診療録（カルテ）は医師法24条により記録後５年間（フィルム類は３年間）の保存が義務付けられています。
実際の運用では、緊急時の対応や再検査による医療コスト増の防止の観点から、法定の保存期限を経過した後でも、可能な限り保管している病院が多いようです。

しかし現在、病院のスペース不足は深刻な問題となっており、年々増え続ける診療録を、院内の限られたスペースだけで保管管理するのには限界があります。保管スペースから溢れ出した診療録は、セキュリティの低い一般作業スペースに置かれることになり、これは情報管理の面で非常に危険な状態です。

利用頻度が低い診療録は、外部の専門会社に保管して、管理業務を委託しませんか？
個人情報管理のリスク低減とともに、カルテ管理に関わる業務負荷の低減・管理コスト、人件費の削減につなげられます。

 

カルテ管理のアウトソーシングは、すでに多くの医療機関で利用しております。しかし、外部委託先の選定では注意を払わなければなりません。

厚生労働省が公表している「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第4.1版」（平成22年2月公表）では、”診療録及び診療諸記録を外部に保存する際の基準”が示されています。
カルテ、レントゲンなどの外部保存に関しては、医療情報システムの安全管理に関するガイドライン・紙媒体のままで外部保存を行う場合（128ページ）が該当します。

紙媒体のままで外部保存を行う場合

ポイント

• 記録が診療の用に供するものであることにかんがみ、必要に応じて直ちに利用できる体制を確保しておくこと。
• 患者のプライバシー保護に十分留意し、個人情報の保護が担保されること。
• 外部保存は、診療録等の保存の義務を有する病院、診療所等の責任において行うこと。また、事故等が発生した場合における責任の所在を明確にしておくこと。

以上の3つのポイントを押さえ、外部委託先を選定する必要があります。

ガイドラインに準拠したSRIのカルテ・レントゲン保管管理サービスをご利用ください

２．１　利用性の確保

診療録等の搬送時間 外部保存された診療録等を診療に用いる場合、搬送の遅れによって診療に支障が生じないようにする対策が必要である。 ⇒　SRIでは、原本集配送サービスのほかに、オンデマンド電送サービスを提供。

２．２　個人情報の保護

患者のプライバシー保護に十分留意し、個人情報の保護が担保されること。 ⇒　SRIはプライバシーマーク、ISO27001取得企業。

２．３　責任の明確化

通常運用における責任の明確化 ⇒　SRIが提供する高機能なWEBシステムは入出庫や廃棄などの運用だけでなく利用者管理・履歴管理も明確。ISO9001も取得しており、サービス品質も保証。

２．４　外部保存契約終了時の処理について

委託する医療機関等及び受託する機関双方に厳正な取扱いを求めるのは、同意した期間を超えて個人情報を保持すること自体が、個人情報の保護上問題になりうるためであり、そのことに十分なことに留意しなければならない。 ⇒　SRIは機密文書管理専門会社として、委託された診療記録の保存年限管理までサポート。年限到来した診療記録は、同施設内にて機密抹消処理されます。

SRIのカルテレントゲン保管管理サービスで、カルテ・レントゲンフィルムの適正な管理体制を築きませんか？

セキュリティリサイクル研究所(SRI)が提供する医療機関向けカルテ・レントゲン保管サービスは、厚生労働省が公開している医療情報システムの安全管理に関するガイドライン（平成22年2月公開）に準拠しております。