文書管理台帳の作り方と作成のコツ！～文書管理番号の付け方ルール～｜Vol.3

文書は一定の時期ごとに区切りをつけて整理する必要があります。オフィスで言えば、書庫へ保存するような作業。
そのとき欠かせないのが“文書管理台帳”です。今回は、作成の要である『文書管理番号』に注目してご紹介します。

単に付けるだけでは不十分！文書管理番号付与の基本

文書管理番号を付与することは、ひとつひとつの文書に固有の名前を付ける作業です。この番号が全社的に重複しないユニーク（唯一無二）であることがポイントです。

もし番号が重複したり、ルールが曖昧だったりすると、
・誤って重要な文書を廃棄してしまう
・文書を取り違える
・必要な時に見つけられない
などのリスクが高まります。

安全で効率的な文書管理のためには、文書管理番号をただ付けるのではなく、重複しないように意識することが大切です。

契約書などを社名で管理しているケースを見かけることがあります。一見わかりやすい方法に思えますが、後々の運用で問題が生じやすい管理方法です。

たとえば、漢字の読み違いや入力ミスによって検索できなくなったり、近年増えている英語表記の社名についてルールが曖昧なまま扱われ、整理が複雑になることも少なくありません。

こうしたリスクを避けるためにも、文書には必ず文書管理番号を付与し、統一された仕組みで整理していくことをおすすめします。

管理を継続するためには、整理と整頓の違いを理解することも重要です。
『文書管理の視点で考える「整理」と「整頓」の違い』

文書管理番号は、英数字を使って分かりやすく付与するのが基本です。また、採番のしやすさも重要なポイントになります。

最も単純なのは通し番号ですが、全社的に運用すると重複を避けるために部署間で確認が必要となり、かえって煩雑になりがちです。

自動採番システムがある場合はそれを活用し、ない場合は「部署コード－通し番号」の形式がおすすめです。このとき注意したいのは、社名の管理と同様に、部署名そのものを使わないことです。

部署名は変更や統廃合によって影響を受けやすいため、各部署毎に英数字で割り当てた「部署コード」を用いるのが適しています。

さらに文書量が多い組織では、「部署コード－年度－通し番号」といったように年度を加えることで、より整理しやすくなります。

台帳を手作業で管理していると、更新漏れや検索の手間が発生しやすくなります。
こうした課題を解決する方法として、文書管理システムの活用も有効です。
『文書管理システムのメリットを解説業務効率・法対応・DX推進に効く理由』

文書管理台帳はエクセルで作成・管理されるケースが多いと思います。その際、いくつか注意したいポイントがあります。

たとえば、文書管理番号の先頭に「0」を付けると、自動的に消えてしまうことがあります。
また、番号を入力する際に日付や数値として認識され、意図しない形式に変換されてしまうことも少なくありません。

こうしたトラブルを避けるためには、セルの書式を「文字列」に設定しておくと安心です。

さらに、文書数が増えると検索やソート機能を使う場面が増えます。ルールに沿って付与された（部署コードや年度を含めた）文書管理番号であれば、エクセルの並び替えやフィルタ機能を活用しやすくなり、必要な文書を効率的に探し出すことができます。

文書管理番号は、一度ルールを決めたら継続的に運用していくことが大切です。
今回ご紹介したポイントを参考に、ぜひ自社に合った文書管理台帳を作成してみてください！

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