以前、「オフィス移転と文書管理」をテーマにセミナーを開催し、多数の企業様にご参加いただきました。今回はその内容を、要点を絞ってご紹介します。

最近の企業のオフィス移転理由

近年のオフィス移転動機としては、「人員増・業務拡大」や「分散オフィスの集約」といった、前向きな理由による移転が増加する傾向にあります。一方で、賃料削減のような消極的な移転動機は少なくなっています。

家賃の上昇

今後数年間はオフィスビルの大量供給が見込まれない一方、復興需要やインフラ整備の影響で建築費の高騰や職人不足が深刻化するとみられており、家賃の上昇が予測されています。こうした背景から、早めの移転を検討する企業が増えています。

移転時の文書管理プロジェクトの進め方

オフィス移転は、文書管理の見直しや文書削減に取り組む絶好の機会です。しかし移転時は業務が立て込みやすく、リソース不足からうまく進まないケースも少なくありません。

そうした状況における文書管理の進め方として、次の3つのポイントが重要です。

1．手間をかけずに（すぐに）進められること

2．リスクなく進められること

3．移転後も文書がたまらない仕組みであること

まとめ

各部署がわかりやすく手間をかけずにコア業務（移転対応）に集中するにはどうすればよいか。一時的な整理で終わらせず、移転後も継続的に文書管理を行うにはどうすればよいか。情報漏洩の心配なく、余分な文書をためない仕組みをどう作るか。こうした課題への具体的な解決方法にご関心のある方は、当社の事例やソリューションをご紹介しますので、ぜひご相談ください。

文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください