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契約書管理セミナーを開催すると、すぐに予約が満席になるほど、契約書管理に対する企業の関心は高まっています。今回は、その契約書管理の業務についてご紹介します。法務部門に携わる方はぜひご覧ください。
法務部の業務とは
業種によって内容は異なりますが、法務部の業務は多岐にわたります。契約業務、訴訟等対応、信用調査、人事労務管理、リスクマネジメントなど、いずれも企業の存続に不可欠な重要業務です。
今回はこの中から、契約業務について取り上げます。事案が発生すると、法務相談から回答、相手方との条件交渉、社内決裁を経て、契約書の管理へと至ります。契約書を継続的に管理することは、文書管理の専門家から見ても手間のかかる業務です。
コア業務と非コア業務
事案の相談を受けたり、回答したり、条件交渉を行ったりすることは、経験を活かす法務部にとってのコア業務です。一方で、契約書を維持管理する業務は、必ずしも法務部が担う必要があるとは限りません。
契約期限の管理、原本の保管、台帳への記載、閲覧しやすくするためのスキャニングなど、これらは非コア業務にあたり、一定のルールのもとであれば誰でも対応できる業務です。法務部にはこの他にも多くのコア業務があるため、コア業務に集中できるよう、非コア業務は各部署の責任で管理する体制が望ましいと考えられます。
まとめ
ただし、各部署に管理を任せると、管理方法がバラバラになってしまう可能性があります。万が一紛失してしまえば大きな問題になるため、「任せられない」というのが実情ではないでしょうか。
どのような点をポイントとして管理すれば、双方の部署がコア業務に集中できるのか。当社の事例やソリューションを活用した解決方法にご関心のある方は、ぜひご相談ください。
契約書管理を外部委託するメリット
契約期限の管理や原本の保管といった非コア業務を外部委託することで、法務部門は条件交渉や訴訟対応などの専門性が求められるコア業務に集中できます。外部の文書管理サービスを活用すれば、属人化を防ぎながら管理品質も安定させることができます。
契約書管理を見直すタイミング
契約件数が増えてエクセル管理が煩雑になってきた、更新漏れが発生した、といったタイミングは、契約書管理の方法を見直す良い機会です。早めに専用システムや外部サービスの活用を検討することで、トラブルを未然に防げます。
法務部門の負担軽減は、単なる業務効率化にとどまらず、企業のリスクマネジメント強化にもつながります。契約書管理を仕組み化することで、担当者の異動や退職があっても継続的に高い管理品質を保てます。
負担軽減の取り組みは、法務部門の専門性をより発揮しやすい環境づくりにもつながります。
特に契約書の件数が多い企業では、更新期限のアラート機能を備えたシステムを導入するだけでも、見落としによるトラブルを大幅に減らすことができます。法務部門の限られたリソースを有効活用するためにも、システム化の検討をおすすめします。
負担軽減によって生まれた時間を、より付加価値の高い法務業務に振り向けていきましょう。
文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください