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近年、電子契約はどこでも利用されるようになり、申請や契約などがインターネット上で完結できるなど非常に簡単になりました。しかし電子で行う契約などデータの保存については、電子帳簿保存法という法律が定められていることをご存じでしょうか。
2022年1月、電子帳簿保存法が改正されたことがニュースで報じられました。電子保存は便利な反面、守らなければならないルールが定められています。すでに電子保存を導入している方も、これから導入を検討している方も、ぜひ改正点をご確認ください。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、税法で保存が義務付けられている帳簿や決算書、請求書などの帳簿・書類を電子データ化して保存するためのルールを定めた法律です。従来は紙でしか認められなかった文書の保存を電子でも可能にすることで、業務の効率化や管理負担の軽減、紙の使用削減によるコストダウンなどが見込めます。また、コロナ禍によるリモート化の進展により、近年急速に書類の電子化が進んでいます。
電子帳簿保存法の対象書類
電子帳簿保存法の主な保存方法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類に分けられます。
| 区分 | 内容 |
|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトなどPCで作成された帳簿や書類をデータとして保存 |
| スキャナ保存 | 紙の書類をスキャナなどで読み取り画像データで保存 |
| 電子取引 | インターネットや電子メールなどからダウンロードした取引情報をデータで保存 |
電子帳簿保存法の変更点は？
電子帳簿保存法は1998年に施行され、これまで度々改正されています。ここでは2022年1月に改正された主な変更点を紹介します。さらに詳しく確認したい方は国税庁のパンフレットをご確認ください。
税務署長の事前承認制度廃止
これまで文書を電子保存するためには、電子データ保存を開始する3ヶ月前までに税務署へ申請し、税務署長の事前承認を受ける必要がありました。しかしこの手続きは提出書類が多く手間がかかるものであったため、事業者の負担軽減を目的に事前承認制度が廃止されました。
申告漏れ、不正に関する措置の整備
電子データで保存される帳簿等について、申告漏れや不正があった場合の措置が整備されました。特定の条件を満たす電子データ保存者に申告漏れがあった場合は過少申告加算税が5%軽減される一方、電子データの隠ぺい・改ざんが発見された場合は重加算税が10%加重されます。
タイムスタンプ要件緩和
電子データの保存では真実性の確保、つまりいつデータ保存を行ったかを証明するためにタイムスタンプの付与が義務化されています。しかしこれも事業者にとって手間とコストがかかるため、訂正・削除の内容や履歴が確認できること、または訂正・削除ができないクラウド等を使用することが担保できれば、タイムスタンプが不要になりました。
検索要件の緩和
電子帳簿保存法では電子データを検索できる機能を有している必要がありますが、今回の改正により「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できれば要件を満たすようになりました。税務署から電子データの情報開示を求められ応じる場合は、この条件も不要になる場合があります。
その他の保存要件とは
電子帳簿保存では、保存要件として法律で定められた項目があります。先述の変更点以外の主な保存要件は以下の通りです。
保存期間
電子データの保存でも紙書類と同様に一定期間の保存義務があります。電子帳簿保存で許可される書類は7年間納税地で保存する義務があり、クラウドサービス等を利用する場合、すぐにアクセス可能であれば海外など遠方のサーバーに保管されていても問題ありません。
マニュアルの備え付け
電子帳簿保存法では、どの書類をどのような方法で電子データ化するかという概要を記載した書類を用意する必要があります。電子契約のデータ化で使用するサービスの概要や使用方法を記載したマニュアルを指し、どのような方法で管理しているかを明らかにするために必要とされます。
見読可能性を確保する
見読可能性とは、電子データを保存している場所などで、必要なときにすぐにPCの画面やプリンターで印刷して内容を確認できる状態を確保しておくことです。電子データでも書類でも文字がつぶれて内容が不鮮明である場合は要件を満たさないため、注意が必要です。
電子帳簿保存法と文書管理の関係性
近年、コロナ禍の影響によるクラウド化が進み、企業でも紙書類で管理していたものを電子化する動きが活発化しており、文書管理への注目が高まっています。電子化をしたいが電子帳簿保存法がよく分からない、何から始めればよいか分からないという方も多いのではないでしょうか。
まとめ
そのような場合はぜひ当社へご相談ください。多数の企業様に対し、文書管理の見直しやご提案を行ってまいりました。自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望や、業務効率化・ガバナンス強化のため営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したい、電子帳簿保存法に対応する方法や管理システムについて知りたいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。
文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください