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文書管理の実態調査をしていると、ペーパーレス化が進んでいるはずの今も複製（コピー）した書類がオフィスに多くファイリングされているのを目にします。
これらの書類は日常業務で便利な反面、整理や管理の方法を工夫する必要があります。
そこで今回は、複製（コピー）した書類をどう扱ったら良いのかについてお話しします！
書類をコピーするワケ
ペーパーレス時代の現在も、書類を複製（コピー）する場面は多く存在し、コピーする理由は大きく分けて２つあります。
①社内の他部署に原本があり、自部署でも活用頻度が高いためにコピー（または電子共有）する書類
②社外に原本があり、自社内で証拠・記録用に控えを残す書類
①のよくある場面としては、請求書（原本は経理部）や契約書（原本は法務部や総務部）などがあります。
実務において閲覧が必要な際に、毎回担当部署へ依頼していたのでは、お互いに時間が無駄になってしまいます。
そのため業務を効率良く進めるためコピーをとって活用することは今も現実的な対応ですが、それとあわせて、フォルダやクラウドで電子ファイル共有するケースが多くなっています。
②の場合は、外部へ提出する申請書や報告書など（後日、その内容を確認するために）業務上コピーをとって管理すること自体は今も発生します。
ただし、その「コピー」には 紙で保存するもの と、スキャニングやPDF化によって電子データとして保存するもの の２種類があり、現在では後者が一般的となっています。
このように、紙から電子へと大きく移行している昨今、単に利便性のためにコピーを残すのではなく、保存期間や廃棄ルールも含めて適切に管理することが重要です。
文書管理“最小構成”テンプレ集
紙と電子データのメリットは？
紙と電子データには、それぞれに良さがあります。
紙は一覧性が高く原本との区別が明確であり、電子データは検索性や共有のしやすさが強みです。
ただ、紙にはスペースや紛失の問題、電子にはセキュリティや管理の手間があるのも事実で、どちらが適切かは利用シーン次第。
シーンによって上手に使い分けましょう！
ＳＲＩからのワンポイント
ここで大切なのは、コピーした書類の廃棄ルールをきちんと決めておくことです。
ルールがないと、紙や電子データがオフィスにあふれ、保管スペースやサーバー容量の増加につながります。
また、文書量が増えれば管理も煩雑になり、結果として、情報漏えいのリスクまで高めてしまいます。
コピーした書類には法律上の保存義務はありませんが、だからこそ自社の運用ルールを決めて、閲覧の必要がなくなった際には廃棄しましょう。
このように、単に業務の利便性だけでなく、コピーした書類の種類や扱い方を正しく理解しておくことが重要です！
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