文書管理の実態調査をしていると、ペーパーレス化が進んでいるはずの今も複製（コピー）した書類がオフィスに多くファイリングされているのを目にします。
これらの書類は日常業務で便利な反面、整理や管理の方法を工夫する必要があります。
そこで今回は、複製（コピー）した書類をどう扱ったら良いのかについてお話しします！

 

書類をコピーするワケ

紙と電子データのメリットは？

紙と電子データには、それぞれに良さがあります。
紙は一覧性が高く原本との区別が明確であり、電子データは検索性や共有のしやすさが強みです。

ただ、紙にはスペースや紛失の問題、電子にはセキュリティや管理の手間があるのも事実で、どちらが適切かは利用シーン次第。
シーンによって上手に使い分けましょう！

ＳＲＩからのワンポイント

ここで大切なのは、コピーした書類の廃棄ルールをきちんと決めておくことです。
ルールがないと、紙や電子データがオフィスにあふれ、保管スペースやサーバー容量の増加につながります。
また、文書量が増えれば管理も煩雑になり、結果として、情報漏えいのリスクまで高めてしまいます。
コピーした書類には法律上の保存義務はありませんが、だからこそ自社の運用ルールを決めて、閲覧の必要がなくなった際には廃棄しましょう。

このように、単に業務の利便性だけでなく、コピーした書類の種類や扱い方を正しく理解しておくことが重要です！

 

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