金融機関の3大業務である「預金業務」「為替業務」「融資業務」。このうち特に機密書類を大量に扱うのが融資業務です。コロナ禍において国の施策として中小企業への融資が積極的に行われたこともあり、信用金庫をはじめ多くの地方銀行が、増大した文書管理コストへの対応を迫られました。

近年では電子化した台帳などの取り扱いも増えており、紙ベースの書類管理と並行して電子化への対応も必須となっています。今回は、金融機関の融資業務における文書管理の課題を確認し、どのような対策を行うべきかを検討します。

金融機関の融資業務で取り扱う文書とは

金融機関の融資業務では、取引申請書、融資稟議書、担保不動産の鑑定書、決算書、財務分析資料などの文書を主に取り扱います。いずれも機密性が高く、セキュリティを重視した保管体制が求められます。一方で過去の資料を参照する機会も多いため、必要に応じてスピーディかつ柔軟に参照できる状態が現場からすると理想的です。情報セキュリティと現場の柔軟な運用の両立は、多くの金融機関にとって大きな課題といえます。

融資業務で発生しがちな文書管理のトラブルとは

金融機関の融資業務で用いる文書のうち、決算書などは毎年内容が更新されるため、廃棄タイミングの管理も含め文書管理のコストは基本的に増え続けると考えるべきです。また、本部と支店間で資料を移送することもあり、保管スペースを二重で確保しなければならないケースも頻繁に発生します。

多くの金融機関に共通する課題としては、保管スペースを確保できない支店は外注を検討せざるを得ないが本店との連携が難しいこと、本部と支店間での紙文書の移送・複写・返送作業が煩雑で紛失リスクも高いこと、定期的に更新される決算書類の取得状況を全体で把握しきれないこと、審査に必要な資料の搬出・搬入コストを削減するには電子化対応が必須であること、すべての文書を電子化するのは現実的に不可能でペーパーレス化が進まないこと、目的の文書がどこにあるか検索してスムーズに取り出せないことなどが挙げられます。

こうした課題への対応は、自社運用だけでは限界があります。そこで、多くの金融機関が外部の信頼できる業者に一貫して文書管理を委託するようになっています。委託費用はかかるものの、人的コストや時間的コストを含めてトータルで見るとお得なケースが多く見られます。特に、金融機関の文書管理に精通している業者を選べば、現場での運用方法もサポートしてもらえるため、業務負担が軽減されます。

金融機関の文書管理に精通している業者を選ぶ方法とは

金融機関の文書管理は、一般企業以上に管理体制が複雑化していることが多く、支店ごとに異なるローカルルールへの配慮も必要です。そのため、文書管理を外部に委託する場合は業者選びを慎重に行うことをお勧めします。融資業務をはじめとする銀行の業務フローに精通しているか、自行と同規模の金融機関での文書管理実績があるか、現場のローカルルールにも配慮してくれるか、最新のフィンテック事情に精通しアップデートにも対応できるか、システム導入後のアフターフォロー体制が整っているかを、最低限チェックしたうえで、費用だけでなくサポート面も含めて比較検討することが重要です。文書管理はシステム導入後に運用体制を維持する方がはるかに大変だからです。

まとめ

当社は、文書管理システムを導入した後に効率的な状態を維持していくための運用サポートを徹底しています。システムを導入して終わりではなく、現場に即したやり方で文書管理のコンサルティングを徹底して行っており、機密書類を大量に扱う企業や医療機関、そして信用金庫などの金融機関からも幅広く支持されています。

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