年末の大掃除の時期になりました。
いざ書類を捨てようとするとき、“とりあえず”と不要な書類を残してしまってはいないでしょうか。
今回は、“迷い”や“愛着”に打ち勝つ書類の廃棄方法をご紹介します。

そろそろ大掃除！書類も大掃除！

年末の大掃除は始めていますか。

いざ書類を捨てるとき、やっぱり「後で必要になるかも････」「この資料は頑張って作ったから取って置きたいな」「まだスペースがあるから」とか、“とりあえず”不要な書類を残してしまってない？

人には「迷い」や「愛着」があるため、単純に捨てるものと残すものを分けられないことがあります。

とはいえ、「永年保存」や「見直し」扱いのままにしてしまうと、いずれ書類があふれてしまいます。

そこで今回は、書類の廃棄方法をご紹介します。

方法１ とにかく全部出す！

一度すべての書類を出し、要るものだけを拾う。
拾った書類は所定の場所へ戻す。

机の引き出しやキャビネットから不要なものを抜き出す方法では、作業が面倒になり「このままでいいか」となりがちです。

一方、一度すべての書類を出してしまえば、戻す作業が必要になります。この「戻す手間」をあえて発生させることで、結果的に残す書類を絞り込むことができます。

方法２ 迷い箱を活用する

『迷い箱』を作る。
迷った書類は一度「迷い箱」に入れて、一定期間取り出さなかったらそのまま廃棄する。

迷った書類をそのまま机の引き出しやキャビネットに戻してしまうと、再び埋もれてしまいます。

大切なのは、“迷った書類”が本当に必要なものかどうかを明確にすることです。

それには“迷った書類”の必要性を“見える化”させなければ、“迷い”は解消できないよ。

『迷い箱』を作っておけば、必要になった際に取り出して引き出しやキャビネットに戻すことができ、最終的にずっと残ったものを“不要なもの”と判断できます。

方法１・方法２のいずれも、ポイントは「捨てるか残すかの判断に時間をかけすぎないこと」です。

大掃除は書類整理のGoodなチャンス！

書類の廃棄は、手が空いたときに個々で行うのではなく、定期的な『会社のイベント』として従業員全員に協力してもらう形にすることをお勧めします。

上司や同僚と一緒に廃棄作業を進めることで、迷ったときの確認や判断がスムーズに行えるほか、部内でお互いの保有文書量や廃棄量を比較できるため、“仕分け”作業の効率化と廃棄の促進につながります。

皆で協力して効率的に整理・整頓を行い、すっきりとした気分で新年を迎えましょう。

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廃棄をルール化して迷いをなくす方法

「まだ使うかもしれない」という迷いをなくすには、文書の種類ごとにあらかじめ保存期間を定めたルールを整備しておくことが効果的です。個人の判断に委ねず、期限が来たら機械的に廃棄する仕組みにすることで、書類の滞留を防げます。

愛着のある書類との向き合い方

思い出や思い入れのある書類については、業務上の保存義務とは切り離して考えることも一つの方法です。個人的に残したいものはスキャンしてデータで保管するなど、原本の削減と気持ちの整理を両立させましょう。