近年、金融業界ではデジタル化が進み、システムのクラウド化やサービスの導入に取り組む企業が増えています。この流れは銀行はもちろん不動産会社にも広がっており、2021年末には電子契約と非対面化の取り組みを強化していくというニュースも報じられました。

金融業界のデジタル化はなぜこれほど積極的に進められているのでしょうか。この記事ではその必要性と、メリット・デメリットについてご紹介します。

金融業界の電子契約化の必要性

電子契約とは、これまで書面に署名や押印して行っていた契約に代わり、電子上の文書に電子署名を行うことで契約を取り交わす方式です。金融業界は特に契約書やその関係書類が多く、管理も大変でした。これらがすべて電子化されれば、契約書の処理や管理がスムーズになり、書類に関わる物品のコスト削減だけでなくセキュリティ面での強化にもつながります。

電子契約を取り入れるメリット4選

紙契約よりもコストを大幅削減

電子契約を取り入れると、紙契約書で必要だった用紙はもちろん、プリンターのインクや書類を入れる封筒、取引先に書類を送る際の郵送代なども不要になります。印紙税法により紙契約書では印紙を貼ることが義務付けられていますが、電子契約では不要となり、ファイリングなどの管理作業も不要になるため人件費の抑制にもつながります。

契約処理がスピーディになる

紙契約では、担当者が顧客のもとを訪れて説明し署名捺印してもらう、あるいは書類を郵送して確認・返送してもらうといった手順が必要で、時間がかかっていました。電子契約ではこうした工程が省かれるため、契約処理がスピーディに完結します。オンライン上で契約締結や内容確認が即座にできるため、業務効率化も期待できます。

管理の効率化

金融業界の契約書管理は、法で定められた保管期間や施錠のできる場所での保管など、細かなルールが定められています。紙の場合、膨大な数の契約書類をファイルで管理するため、必要な書類を探すのに時間がかかりがちです。電子契約ではすべてをデータで管理するため、紙原本の保管場所も不要になり、検索機能のあるシステムを導入すれば日付や取引先などから必要書類をすぐに見つけることができます。

コンプライアンスの強化

電子契約ではコンプライアンスの強化も可能です。紙書類では内容が改ざんされた場合、いつ何を変更したかを証明することが困難でした。一方、電子契約では電子署名やタイムスタンプにより、いつ誰がどの取引先とどんな契約を行ったのかがすべて記録に残ります。内容を変更しようとすれば記録が残るため、改ざんの形跡も後から確認できます。

電子契約のデメリットや注意点

セキュリティの不安

電子契約のデータは自社やクラウドのサーバーで管理されるため、サイバー攻撃の対象となる可能性があります。紙契約にも情報漏洩のリスクはありますが、電子データは一度に大量の情報を抜き取られる可能性があるため、導入検討の段階から特に注意が必要です。セキュリティの高いシステムの導入と、社員の意識徹底が求められます。

社内外の調整が必要

新しいシステムの導入には浸透するまで時間がかかります。導入当初は業務フローの見直しや、人数が多い場合は研修などが必要になることもあります。運用変更のタイミングの調整や、社外では取引先の電子契約可否の確認なども必要です。

法改正への適応が必要

電子契約を取り入れるには、電子データの保存について定めた電子帳簿保存法を遵守する必要があります。管理方法が紙契約書とは異なる部分があること、政府による法改正時には新しい内容への適応が求められる点に注意が必要です。

電子契約と文書管理

電子文書化には様々なメリットがある一方、契約のデジタル化には文書管理が必須となるケースが多くあります。これから行う電子契約はもちろん、これまでの契約書についても電子データ化が必要になる場合があります。しかし、スキャンや検索システム、データ管理方法の検討が必要と分かっていても、自社で何をすべきか、どのようなシステムが合っているのかを見極めるのは容易ではありません。

まとめ

SRIが提供する文書管理サービスでは、企業様の状況を確認したうえで、業務に合った文書管理をご提案しています。導入の検討段階でなくても、ご相談や気になる点があればお気軽にご連絡ください。自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望や、業務効率化・ガバナンス強化のため営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

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