「働き方改革」という言葉が知られるようになって久しい昨今、働き方改革を推進するための施策として、オフィスの見直しを行う企業が増えています。オフィス環境に問題があると、従業員同士の連携や作業効率が悪くなり、生産性も上がりません。生産性の向上はいかに効率よく多くの価値を実現できるかということで、それには能動的な行動が求められます。そこで今回の記事では、新しい時代のオフィスが抱える課題とその改善策について解説します。

現代のオフィスが抱える課題とは？

オフィスの環境を改善するには、まず現在抱えている課題を洗い出すことから始まります。実際にオフィスで働いている従業員の意見を聞いてみてもいいでしょう。ここでは、改善に向けて、オフィスが抱えている課題を詳しく解説します。

オフィスの快適性

オフィスの快適性は非常に重要なポイントです。従業員がストレスなく働ければ、生産性も向上し利益へとつながります。物理的には、オフィスの広さや照明などが挙げられます。デスク周りが狭く、十分な作業スペースが取れなかったり、オフィス全体が暗かったりすると作業効率は落ちてしまいます。また、仕事の合間にリフレッシュできるスペースが少ないと、仕事に対するモチベーションが保てないでしょう。

オフィスのレイアウトや設備

従来のオフィスは「個」ということに関して意識されていませんでした。ワークスペースは、「部署」という単位でスペースを配置していました。島型オフィスはまさにその典型です。オフィス内で移動する際に通路が狭かったり、ものが置いてあったりすると移動しにくく、それが毎日続けばストレスを感じる人もいるでしょう。また、来客が多いオフィスでは、お客様を応接室に通す際、玄関やロビーから直接応接室にいける導線がベストです。

機会が急増したWeb会議用のスペースの不足

コロナ禍以降、オフィスでの働き方で大きく変わったのはWeb会議の機会が急増したことです。しかし、従来のオフィス環境はWeb会議を多用することを想定されてはいません。少人数のWeb会議が数多く行われるようになり、会議室の予約が取りにくくなるといった状況が発生します。自席でWeb会議に出席することもできますが、「会議の発言内容を周りに聞かれたくない」と考える人も多いです。また、会議の内容を周りに聞かれるのは、セキュリティ面から言ってもおすすめできません。

オフィス環境の改善策8選

続いては、オフィス環境の改善策について、8つの方法を解説します。

オフィスレイアウト配置

業務内容や職種によって最適なオフィスレイアウトは異なります。オフィスのレイアウトで多いのは島型の配置ですが、何となくオフィスぽい感じのレイアウトを従業員に提供しているだけでは、それぞれの能力を引き出せない可能性があります。オフィスレイアウトには、島型以外に銀行や保険の店舗窓口やコールセンターなどに向いている同行型レイアウトや企画や開発・設計・Webデザイナーなどに向いている背面型レイアウトもあります。また、営業職のように離席が多い場合はフリーアドレスなどもあるので、業種や業務内容にあったレイアウト配置を設定しましょう。

機能性も考慮して家具を選ぶ

オフィス家具を選ぶ際、価格や単純な見た目で決めがちですが、毎日使うものなので、機能性も重視したいところです。オフィス家具は、設置する空間だけではなく、オフィス全体を見て配置するとバランスがよくなります。必要な機能と不要な機能を取捨選択し快適な配置を目指しましょう。

照明を選ぶ

照明の色や光、デザインは業務効率に影響を与えます。オフィスの使用用途に合わせた照明を選ぶことが大切です。照明の色は、主に「電球色」「温白色」「白色」「昼白色」「昼光色」に分けられますが、この色味は雰囲気に大きく影響します。昼白色はナチュラルな色味で、会議室やエントランス向きです。昼光色は白っぽく集中力が求められる場所での使用が向いています。また、赤味と温かみが特徴の電球色は、休憩スペースや食堂向きです。

リフレッシュスペースを作る

オフィス内に、カフェのようなスペースがあれば社員の気持ちが安らげます。リフレッシュできれば、生産性が向上し、コミュニケーションの促進などのメリットも得られます。また、リフレッシュスペースは休憩以外の活用も可能です。ソロワークができる家具やミーティングに使えるカウンターなどを設置すれば、より多目的に利用してくれるでしょう。

集中できるスペースを作る

集中ブースなどの一人で集中できるスペースがあれば、メリハリがつき業務効率が上がります。仕事は、大勢で意見を交えながら進める仕事もありますし、一人で思考を巡らせたい時もあります。業務内容によって好きな場所で働けるように、集中できるスペースを作りましょう。

オフィスに緑を置く

従業員のストレスを減らし、オフィスに対する心理的評価を高めるには緑の植物を置くのが有効とされています。ただし、オフィスに不適切なほどの量の植物や緑色のインテリアは逆効果です。従業員が気にならない程度の量の植物にしましょう。また、人工植物よりも、本物の観葉植物の方が心理的評価は高いです。

Web会議用に「ファミレス席」や「集中ブース席」の設置

快適かつ効率的に業務を進めるオフィス環境づくりに、「ファミレス席」や「集中ブース」を活用しましょう。ファミレス席のメリットは、用途によって自由に使えることです。社内ミーティングでも使えますし、Web会議用としても活用できます。一方、集中ブースは、1人での業務に集中できるように設計されたオフィス空間です。周囲を囲うタイプや衝立などで他人の声や視線を遮ったセミクローズタイプなどがあります。集中ブースは、周囲から遮断され、映像や音声に集中できるので、Web会議用のスペースとしても活用できます。

まとめ

オフィス環境を改善させれば、従業員の作業効率を向上させ、従業員同士のコミュニケーションも活発化します。デスクのレイアウトや導線を工夫して、居心地の良い環境を作りましょう。この記事を参考に、従業員がモチベーションを保って働き続けられる環境作りを目指していただければ幸いです。オフィス環境づくりには、文書削減も必要です。文書削減に関しては、お気軽にSRIの「文書削減コンサルティング」にお任せください。私共では文書を削減してオフィスの有効活用をサポートしています。初回のお電話から導入、導入後のフォローまで責任を持って行わせていただきます。

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