文書ライフサイクルを考慮に入れた提案
全ての文書を電子化する必要があるのか
社内にあるすべての文書を電子データ化するには莫大なコストが必要となりますが、数百万～数千万円という費用をかけて処理しても、閲覧しない文書が多いのでは、その分のコストが無駄となってしまいます。
そこでSRIでは、事前に文書管理コンサルティングを行った上で、文書ライフサイクルを考慮に入れ、閲覧・活用頻度が高い、必要な文書のみをリストアップしてデータ化することをお奨めしております。
上のグラフのように、文書の種類や時間の経過とともに閲覧頻度が異なってきます。
電子化の対象となる文書とは、主に閲覧頻度の高い文書です。
法定年限待ちの文書などは、外部倉庫や文書庫などで保管したほうがよいでしょう。
永年保存文書の場合も保管をお勧めしますが、もし原本が数少ないため劣化防止やバックアップとして電子化したい・閲覧は原本ではなく電子媒体でという場合は電子化がよいでしょう。
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