保存年限を満了した顧客情報を含む文書が適切に管理・廃棄されていない（銀行）

事務リスク管理部門は、「顧客情報管理マニュアル」を策定し、顧客情報管理台帳（以下、「台帳」という。）を作成・更新管理するために必要な事項を定めている。また、同部門は、前回検査の指摘を踏まえ、営業店に対して通達を発出し、台帳に記載すべき個人データの洗出しを行わせ、台帳の更新作業を指示している。
しかしながら、同部門は、営業店における顧客情報の管理状況について、臨店指導による検証を十分に行っていないことから、顧客データを含む電子媒体の一部が台帳に記載されていない事例や、保存年限を経過した顧客情報を含む文書が廃棄されず、書庫に大量に放置されている事例が認められる。

(平成23検査事務年度)

臨店指導を行わなくても、各営業店でルールに沿った文書管理を行えるような仕組みづくりとシステム化が求められます。文書管理コンサルティング・文書管理システム導入をおすすめします。